Com a adoção do teletrabalho, mais empresas estão migrando para escritórios menores. Neste artigo, explicamos em detalhe o contexto por trás do aumento dessa migração para pequenos escritórios e os benefícios que ela traz para as empresas.
Por que o teletrabalho é necessário agora?
Por trás do aumento da necessidade do teletrabalho está a adaptação a formas de trabalho mais diversas. Entre os motivos estão o aproveitamento de colaboradores que não podem se deslocar por razões como cuidados familiares, a melhoria do equilíbrio entre vida pessoal e profissional por meio da redução do tempo de deslocamento e a manutenção do emprego em regiões onde a população está diminuindo.Estruturar um ambiente de trabalho que não dependa de um local fixo é uma questão de gestão diretamente ligada à manutenção da competitividade da empresa.
Que tipo de escritório é adequado ao adotar o teletrabalho?
Ao adotar o teletrabalho, não é necessário manter um espaço de escritório amplo. Isso ocorre porque o número de pessoas presentes é menor e as operações podem ser concluídas com o equipamento essencial. Além disso, com o avanço da digitalização e da eliminação de papel nos processos, o espaço para armazenamento de documentos também pode ser reduzido de forma significativa.
Como opções eficazes, é possível utilizar a casa dos colaboradores como escritório de teletrabalho ou alugar um espaço pequeno e bem localizado para servir como base operacional.
Quais são os benefícios de migrar para um escritório menor?
A redução do tamanho do escritório traz vários benefícios para a empresa.
É possível reduzir significativamente os custos operacionais
Um escritório amplo exige gastos proporcionais com energia, instalações e aluguel. Com a redução do espaço, é possível reduzir esses custos operacionais e reinvestir os recursos excedentes em equipamentos de alto desempenho ou em imóveis melhor localizados.O valor economizado varia conforme o porte da empresa, mas há casos relatados em que os custos fixos mensais foram reduzidos em 30% a 50%.
É possível reduzir o impacto ambiental
A redução das distâncias de deslocamento e do tempo de uso de ar-condicionado e computadores contribui para diminuir as emissões de CO2 da empresa. Isso também tende a ser bem avaliado como iniciativa de gestão ESG e sustentabilidade, e além de reduzir custos, contribui para fortalecer o valor da marca corporativa.
A eficiência da comunicação da equipe melhora
Quando os membros necessários se reúnem em um escritório menor, a comunicação entre os colaboradores se torna mais ativa. Isso ajuda a superar relações interpessoais superficiais comuns em escritórios grandes e permite construir um ambiente de equipe mais coeso, capaz de sustentar um trabalho de maior qualidade.
Perguntas frequentes (FAQ)
Q. Existe uma referência de metragem de escritório adequada para a adoção do teletrabalho?
O cálculo deve considerar a proporção de colaboradores que comparecem presencialmente de forma regular. Por exemplo, se a taxa de presença for de 30%, uma referência inicial é manter cerca de 30% do espaço anterior. Ainda assim, como também é necessário garantir salas de reunião e áreas comuns, o desenho precisa refletir a operação real.
Q. Há riscos de segurança ao migrar para um escritório menor?
Isso pressupõe a adoção de segurança em nuvem e de VPN, mas é possível lidar com o tema por meio de políticas adequadas de segurança da informação. Em alguns casos, a redução do escritório físico inclusive diminui os custos de controle de acesso.
Q. Ao adotar o teletrabalho, como deve ser conduzida a rescisão do contrato do escritório alugado?
É importante verificar o prazo de aviso prévio para rescisão do contrato de locação, normalmente de 6 a 12 meses, e planejar a transição retroativamente a partir desse calendário. Se houver multa, a decisão deve ser tomada comparando esse custo com o efeito esperado de redução de despesas.
Q. A migração para um escritório menor afeta a motivação dos colaboradores?
A redução da carga de deslocamento e a possibilidade de um modelo de trabalho mais flexível tendem a ser positivas para muitos colaboradores. Por outro lado, também existe o risco de enfraquecimento do senso de pertencimento à comunidade do escritório, por isso é importante estruturar oportunidades regulares de interação presencial.
