Mit der Einführung von Telearbeit steigt die Zahl der Unternehmen, die auf kleine Büros umstellen. In diesem Artikel erläutern wir ausführlich die Hintergründe für den zunehmenden Wechsel zu kleinen Büros und die Vorteile für Unternehmen.
Warum wird Telearbeit gerade jetzt als notwendig angesehen?
Hinter dem wachsenden Bedarf an Telearbeit steht die Notwendigkeit, auf vielfältige Arbeitsweisen zu reagieren. Dazu gehören etwa der Einsatz von Mitarbeitenden, die aus Gründen wie Pflegeverantwortung nicht pendeln können, die Verbesserung der Work-Life-Balance durch kürzere Pendelzeiten und der Erhalt von Beschäftigung in Regionen, in denen der Bevölkerungsrückgang voranschreitet. Der Aufbau einer Arbeitsumgebung, die nicht an einen festen Ort gebunden ist, ist eine Managementaufgabe, die unmittelbar mit der Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens verbunden ist.
Welche Form von Büro eignet sich bei der Einführung von Telearbeit?
Bei der Einführung von Telearbeit ist keine weitläufige Bürofläche erforderlich. Das liegt daran, dass die Zahl der Mitarbeitenden gering ist und die Arbeit mit einer Mindestausstattung erledigt werden kann. Zudem lässt sich durch die fortschreitende Papierlosigkeit und Digitalisierung der Arbeitsabläufe auch der Platz für die Aufbewahrung von Unterlagen deutlich reduzieren.
Als wirksame Optionen kommen in Betracht, die Wohnungen der Mitarbeitenden als Telearbeitsbüro zu nutzen oder eine gut erreichbare kleine Fläche anzumieten und als Standort zu verwenden.
Welche Vorteile bietet der Umzug in ein kleines Büro?
Die Verkleinerung des Büros bringt mehrere Vorteile mit sich, die Unternehmen nutzen können.
Laufende Kosten lassen sich deutlich senken
Ein großes Büro erfordert entsprechende Ausgaben für Energie, Ausstattung und Miete. Durch die Verkleinerung ist es möglich, diese laufenden Kosten zu senken und freie Mittel in leistungsfähige Geräte oder Immobilien mit besseren Standortbedingungen zu reinvestieren. Die Höhe der Einsparungen unterscheidet sich je nach Unternehmensgröße, doch es wurden auch Fälle berichtet, in denen die monatlichen Fixkosten um 30 bis 50% gesenkt werden konnten.
Die Umweltbelastung kann reduziert werden
Durch kürzere Pendelwege und geringere Laufzeiten von Klimaanlagen und Computern lassen sich die CO2-Emissionen eines Unternehmens senken. Dies wird auch im Rahmen von ESG-Management und Nachhaltigkeitsinitiativen positiv bewertet, und es trägt gleichzeitig zur Kostensenkung und zur Steigerung des Markenwerts des Unternehmens bei.
Die Effizienz der Teamkommunikation steigt
Wenn sich die erforderlichen Mitglieder in einem kleinen Büro versammeln, wird die Kommunikation unter den Mitarbeitenden aktiver. So lassen sich oberflächliche zwischenmenschliche Beziehungen in großen Büros auflösen, und es kann ein eng abgestimmtes Teamumfeld geschaffen werden, das hochwertige Arbeit ermöglicht.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F. Gibt es einen Richtwert für die geeignete Bürofläche bei der Einführung von Telearbeit?
Die Berechnung erfolgt unter Berücksichtigung des Anteils der Mitarbeitenden, die ständig ins Büro kommen. Liegt die Anwesenheitsquote beispielsweise bei 30%, ist eine Fläche von etwa 30% des bisherigen Umfangs ein Richtwert. Da jedoch auch Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen benötigt werden, ist eine an die tatsächliche Situation angepasste Planung wichtig.
F. Gibt es Sicherheitsrisiken bei der Umstellung auf ein kleines Büro?
Voraussetzung sind eine angemessene Cloud-Sicherheit und die Einführung eines VPN, doch mit einer geeigneten Informationssicherheitsrichtlinie lässt sich dies bewältigen. In manchen Fällen kann die Verkleinerung des physischen Büros sogar die Kosten für die Zutrittskontrolle senken.
F. Wie sollte bei der Einführung von Telearbeit die Kündigung eines gemieteten Büros vorangetrieben werden?
Wichtig ist, die Kündigungsfrist des Mietvertrags zu prüfen (in der Regel 6 bis 12 Monate im Voraus) und den Übergangsplan rückwärts vom Umstellungstermin her aufzusetzen. Falls eine Vertragsstrafe anfällt, sollte die Entscheidung im Vergleich zum Einsparungseffekt getroffen werden.
F. Wirkt sich der Wechsel zu einem kleinen Büro auf die Motivation der Mitarbeitenden aus?
Die geringere Pendelbelastung und die Möglichkeit flexibler Arbeitsweisen wirken sich für viele Mitarbeitende positiv aus. Gleichzeitig besteht jedoch das Risiko, dass das Zugehörigkeitsgefühl zur Bürogemeinschaft schwächer wird. Deshalb ist es wichtig, regelmäßige Gelegenheiten für persönliche Treffen einzuplanen.
