مع اعتماد العمل عن بُعد، يزداد عدد الشركات التي تتحول إلى مكاتب صغيرة. يشرح هذا المقال بالتفصيل الخلفية وراء تزايد الانتقال إلى المكاتب الصغيرة، والفوائد التي تحققها للشركات.
لماذا أصبحت الحاجة إلى العمل عن بُعد ملحّة الآن؟
من أسباب تنامي الحاجة إلى العمل عن بُعد ضرورة الاستجابة لأساليب العمل المتنوعة. ومن الأمثلة على ذلك الاستفادة من الموظفين الذين يتعذر عليهم التنقل لأسباب مثل الرعاية، وتحسين التوازن بين العمل والحياة عبر تقليص وقت التنقل، والحفاظ على التوظيف في المناطق المحلية التي يتواصل فيها انخفاض عدد السكان. إن تهيئة بيئة عمل لا تقيّد مكان العمل تمثل قضية إدارية ترتبط مباشرة بالحفاظ على القدرة التنافسية للشركة.
ما شكل المكتب المناسب عند إدخال العمل عن بُعد؟
عند إدخال العمل عن بُعد، لا تكون هناك حاجة إلى مساحة مكتبية واسعة. ويرجع ذلك إلى قلة عدد الموظفين وإمكانية إنجاز العمل بالحد الأدنى من المعدات. كما أن التقدم في تقليل الاعتماد على الورق ورقمنة الأعمال يتيح أيضاً خفض مساحة حفظ الوثائق بشكل كبير.
ومن الخيارات الفعالة استخدام منازل الموظفين كمكاتب للعمل عن بُعد، أو استئجار مساحة صغيرة يسهل الوصول إليها واتخاذها مقراً للعمل.
ما الفوائد التي تتحقق عند الانتقال إلى مكتب صغير؟
يوفر تصغير حجم المكتب عدداً من الفوائد التي يمكن للشركات الحصول عليها.
إمكانية خفض التكاليف التشغيلية بشكل كبير
يتطلب المكتب الواسع نفقات مناسبة من كهرباء وتجهيزات وإيجار. ومن خلال تقليص المساحة، يصبح من الممكن خفض هذه التكاليف التشغيلية وإعادة استثمار الأموال الفائضة في أجهزة عالية الأداء أو عقارات تتمتع بشروط موقع أفضل. وتختلف قيمة الخفض حسب حجم الشركة، إلا أن هناك حالات أُبلغ فيها عن خفض التكاليف الثابتة الشهرية بنسبة 30 إلى 50%.
إمكانية تقليل العبء البيئي
يسهم تقليل مسافة التنقل وخفض ساعات تشغيل المكيفات وأجهزة الكمبيوتر في تقليل انبعاثات ثاني أكسيد الكربون للشركة. كما يسهل تقييم ذلك إيجابياً ضمن ممارسات الإدارة البيئية والاجتماعية والحوكمة والاستدامة، ويسهم في الوقت نفسه في خفض التكاليف ورفع قيمة العلامة التجارية للشركة.
تحسن كفاءة التواصل داخل الفريق
عندما يجتمع الأعضاء الضروريون في مكتب صغير، يصبح التواصل بين الموظفين أكثر نشاطاً. وهذا يساعد على معالجة ضعف العلاقات الإنسانية في المكاتب الكبيرة، وبناء بيئة فريق مترابطة تتيح إنجاز عمل عالي الجودة.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
س. هل يوجد معيار تقريبي لمساحة المكتب المناسبة لإدخال العمل عن بُعد؟
يتم الحساب مع مراعاة نسبة الموظفين الذين يحضرون إلى العمل بشكل دائم. فعلى سبيل المثال، إذا كانت نسبة الحضور 30%، فإن المساحة المناسبة تكون نحو 30% من المساحة السابقة. ومع ذلك، ونظراً إلى ضرورة توفير غرف اجتماعات ومساحات مشتركة، فمن المهم وضع تصميم يتناسب مع الواقع الفعلي.
س. هل توجد مخاطر أمنية عند الانتقال إلى مكتب صغير؟
يتطلب الأمر تهيئة أمن سحابي مناسب واعتماد VPN كشرط أساسي، إلا أنه يمكن التعامل مع ذلك من خلال وضع سياسة مناسبة لأمن المعلومات. بل إن تقليص المكتب الفعلي قد يؤدي في بعض الحالات إلى خفض تكاليف إدارة الدخول والخروج.
س. عند إدخال العمل عن بُعد، كيف ينبغي المضي في إنهاء عقد المكتب المستأجر؟
من المهم التحقق من فترة الإخطار المسبق لإنهاء عقد الإيجار (عادة قبل 6 إلى 12 شهراً) ووضع الخطة من خلال الرجوع عكسياً من جدول الانتقال. وإذا كانت هناك غرامة جزائية، فينبغي اتخاذ القرار بعد مقارنتها بأثر خفض التكاليف.
س. هل يؤثر الانتقال إلى مكتب صغير في دافعية الموظفين؟
إن تخفيف عبء التنقل وتحقيق أسلوب عمل مرن يعدان عاملين إيجابيين لكثير من الموظفين. وفي المقابل، هناك احتمال أن يضعف الشعور بالانتماء إلى مجتمع المكتب، لذلك من المهم تصميم فرص منتظمة للتواصل الحضوري.
