Con la adopción del teletrabajo, cada vez más empresas están optando por oficinas de menor tamaño. En este artículo, explicamos en detalle el contexto detrás del creciente traslado hacia oficinas pequeñas y los beneficios que esto aporta a las empresas.
¿Por qué se considera necesario el teletrabajo ahora?
Detrás del aumento en la necesidad del teletrabajo está la adaptación a formas de trabajo diversas. Entre ellas se encuentran la incorporación de empleados que no pueden desplazarse por razones como el cuidado familiar, la mejora del equilibrio entre vida personal y trabajo mediante la reducción del tiempo de traslado, y el mantenimiento del empleo en regiones donde avanza la disminución de la población. Desarrollar un entorno que no limite el lugar de trabajo es un reto de gestión directamente vinculado al mantenimiento de la competitividad empresarial.
¿Qué tipo de oficina es adecuada al introducir el teletrabajo?
Al implantar el teletrabajo, no se necesita un espacio de oficina amplio. Esto se debe a que el número de personal es reducido y el trabajo puede completarse con el equipamiento mínimo. Además, a medida que avanzan la digitalización y la eliminación del papel en las operaciones, también es posible reducir de forma significativa el espacio destinado al almacenamiento de documentos.
Como opciones eficaces, se puede utilizar la vivienda de los empleados como oficina de teletrabajo o alquilar un espacio pequeño y bien ubicado para establecer una base de operaciones.
¿Qué beneficios aporta la transición a una oficina pequeña?
La reducción del tamaño de la oficina ofrece varios beneficios para las empresas.
Permite reducir considerablemente los costos operativos
Una oficina amplia requiere gastos proporcionales en servicios públicos, equipamiento y alquiler. Con una oficina más pequeña, es posible reducir estos costos operativos y reinvertir el capital excedente en equipos de alto rendimiento o en inmuebles con mejores condiciones de ubicación. El monto del ahorro varía según el tamaño de la empresa, pero también se han reportado casos en los que los costos fijos mensuales se redujeron entre un 30 y un 50%.
Permite reducir el impacto ambiental
La reducción de las distancias de desplazamiento y del tiempo de uso de aire acondicionado y ordenadores contribuye a disminuir las emisiones de CO2 de la empresa. También suele valorarse como una iniciativa vinculada a la gestión ESG y la sostenibilidad, y contribuye no solo a reducir costos, sino también a mejorar el valor de marca de la empresa.
Mejora la eficiencia de la comunicación del equipo
Al reunirse en una oficina pequeña los miembros realmente necesarios, se dinamiza la comunicación entre los empleados. Esto ayuda a resolver las relaciones humanas poco estrechas que pueden darse en oficinas grandes y permite construir un entorno de equipo cercano en el que se puede realizar un trabajo de alta calidad.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Q. ¿Existe una referencia sobre la superficie de oficina adecuada para introducir el teletrabajo?
Debe calcularse considerando la proporción de empleados que acudirán a la oficina de forma habitual. Por ejemplo, si la tasa de asistencia es del 30%, puede tomarse como referencia aproximadamente el 30% del espacio anterior. No obstante, como también es necesario asegurar salas de reuniones y espacios compartidos, es importante diseñarlo de acuerdo con la realidad de la empresa.
Q. ¿Existen riesgos de seguridad al trasladarse a una oficina pequeña?
Aunque es indispensable contar con seguridad en la nube y con la implantación de VPN, es posible responder adecuadamente si se establece una política de seguridad de la información apropiada. De hecho, en algunos casos la reducción del espacio físico de oficina también puede disminuir los costos de control de accesos.
Q. Al introducir el teletrabajo, ¿cómo debe avanzarse con la cancelación del contrato de oficina en alquiler?
Es importante confirmar el plazo de preaviso para rescindir el contrato de arrendamiento (por lo general, entre 6 y 12 meses antes) y planificar el calendario de transición calculándolo en sentido inverso. Si se generan penalizaciones, conviene decidir comparándolas con el efecto de reducción de costos.
Q. ¿La transición a una oficina pequeña afecta la motivación de los empleados?
La reducción de la carga de desplazamiento y la posibilidad de trabajar con mayor flexibilidad suelen tener un efecto positivo para muchos empleados. Por otro lado, también existe el riesgo de que se debilite el sentido de pertenencia a la comunidad de la oficina, por lo que es importante diseñar oportunidades periódicas de encuentro presencial.
