Quando você compra um apartamento em condomínio, as palavras "associação de gestão" e "conselho de administração" aparecem com mais frequência. Em alguns casos, você pode ser nomeado como membro da diretoria, e é importante entender de antemão a estrutura do conselho de administração.
Neste artigo, explicamos o conselho de administração de condomínios, incluindo atividades, método de seleção e como recusar o cargo. Também apresentamos o que fazer quando selecionado para o conselho e o método de gestão por terceiros que tem ganhado atenção nos últimos anos, então use como referência.
O que é a associação de gestão de condomínios?
A associação de gestão é um órgão composto por todos os proprietários de unidades (moradores que compraram) do condomínio. No momento em que você compra um apartamento em condomínio, torna-se membro da associação de gestão.
Algumas pessoas pensam "como pago a taxa de gestão, posso deixar para a empresa de gestão", mas a empresa de gestão apenas recebe a delegação das tarefas. As discussões para realmente realizar a manutenção do condomínio são realizadas pela associação de gestão e pelo conselho de administração.
A gestão de condomínios é regulamentada pela Lei de Propriedade por Unidade (Lei sobre a Propriedade por Unidade de Edifícios), mas as regras detalhadas e o conteúdo específico da gestão variam por condomínio e estão especificados no regulamento de gestão.
O estabelecimento da associação de gestão é obrigado por lei
A Lei de Propriedade por Unidade determina que todos os proprietários de unidades constituam um órgão para gerenciar o edifício, terreno e instalações acessórias, e realizem assembleias para estabelecer regulamentos. Portanto, o estabelecimento da associação de gestão é obrigado por lei.
As funções concretas da associação de gestão
De acordo com o "Regulamento Padrão de Gestão de Condomínios" publicado pelo Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo, o objetivo da associação de gestão é que os proprietários de unidades promovam conjuntamente os interesses e garantam um ambiente agradável para se viver.
Promover conjuntamente os interesses significa aumentar o valor patrimonial do condomínio e usar corretamente e eficientemente as taxas de gestão. Garantir um ambiente agradável para se viver é criar um ambiente em que os moradores possam viver com tranquilidade.
Os condomínios têm a parte exclusiva propriedade dos proprietários de unidades e as áreas comuns compartilhadas por todos, como entrada e elevador. Se a gestão das áreas comuns for inadequada, isso leva não apenas ao inconveniente dos moradores, mas também à diminuição do valor patrimonial do edifício. A associação de gestão assume o papel de gerir principalmente as áreas comuns para prevenir tal situação e viver com segurança e conforto.
O que o conselho de administração de condomínios faz?
O conselho de administração é o órgão que coordena a associação de gestão e executa as tarefas de manutenção do condomínio. Seleciona membros da diretoria como diretores e supervisores dos membros da associação de gestão e coordena as tarefas de gestão.
Visão geral do conselho de administração
A associação de gestão é basicamente composta por todos os proprietários de unidades, mas como tende a ser pouco claro quem é responsável por quê, o conselho de administração desempenha seu papel. No conselho de administração, membros da diretoria são determinados entre os membros da associação de gestão e as tarefas de gestão são coordenadas.
A Lei de Propriedade por Unidade determina que diretores e supervisores devem ser definidos no caso de associação de gestão juridicamente constituída, mas mesmo em associações de gestão não juridicamente constituídas, na maioria dos casos membros da diretoria são determinados e o conselho de administração é estabelecido.
Sobre a posição legal dos membros da diretoria
A associação de gestão e os membros da diretoria do conselho de administração têm uma relação de contrato de mandato. A associação de gestão é o mandante e os membros da diretoria são os mandatários.
Os membros da diretoria do conselho de administração têm o dever de cuidado durante o período de exercício do cargo, e se violado, pode haver pedido de indenização por danos como inadimplemento contratual. Por exemplo, se um membro da diretoria desviou taxas de gestão ou se sabia disso e deixou passar, há alta probabilidade de ser considerado violação do dever.
Qual é a diferença entre o conselho de administração e a assembleia?
O conselho de administração é o órgão que executa o que foi decidido na assembleia, e a assembleia é o lugar onde a associação de gestão toma decisões. Como analogia com uma empresa, a assembleia corresponde à assembleia de acionistas e o conselho de administração ao conselho de diretores.
O que é a "assembleia"?
A assembleia da associação de gestão é uma reunião realizada pelo menos uma vez por ano, onde os membros da associação deliberam e decidem. Em princípio, todos os proprietários de unidades devem estar presentes. No Regulamento Padrão de Gestão de Condomínios, é determinado que deve ser realizada dentro de 2 meses após o início do novo exercício fiscal.
Sobre a assembleia ordinária e extraordinária
A assembleia é dividida em 2 tipos: "assembleia ordinária" e "assembleia extraordinária". A assembleia ordinária é realizada pelo presidente do conselho convocando os membros da associação de gestão uma vez por ano, e a assembleia extraordinária é realizada extraordinariamente quando o presidente do conselho julga necessário.
Para que a assembleia seja válida, é necessária a presença de mais da metade do total de direitos de voto.
O que é decidido nas resoluções da assembleia
Na assembleia, decide-se principalmente sobre "resolução ordinária" e "resolução especial".
【Assuntos decididos por resolução ordinária】
- Demonstração financeira da associação de gestão
- Deliberação sobre demonstração financeira e plano de negócios
- Determinação e alteração de valores como taxas de gestão
- Seleção e destitiuição de membros da diretoria do conselho de administração
- Estabelecimento, alteração e abolição de regulamentos com base no regulamento da associação de gestão
- Alterações menores nas áreas comuns
- Determinação e alteração relativas à delegação das atividades da associação de gestão
【Assuntos decididos por resolução especial】
- Estabelecimento, alteração e abolição do regulamento de gestão
- Alteração das áreas comuns
- Resolução sobre aquisição ou dissolução da pessoa jurídica da associação
- Sobre a restauração em caso de destruição em grande escala de metade ou mais do edifício
A resolução especial requer a concordância de 3/4 ou mais do número total de membros e 3/4 ou mais do total de direitos de voto. A resolução sobre reconstrução requer a concordância de 4/5 ou mais.
Quais são os papéis no conselho de administração de condomínios?
O conselho de administração tem principalmente 4 papéis básicos: presidente, vice-presidente, contador e supervisor. Dependendo do condomínio, podem ser estabelecidos cargos como responsável por prevenção de desastres e responsável por reformas.
Presidente do conselho
O presidente do conselho representa o conselho de administração ou a associação de gestão, convoca e conduz a assembleia e atua como janela de contato com empresas externas como empresas de gestão. No entanto, não tem todos os poderes, sendo necessárias deliberações no conselho de administração e aprovação da assembleia.
Vice-presidente do conselho
O vice-presidente é o assistente do presidente do conselho. Quando o presidente do conselho não pode participar do conselho de administração ou assembleia, o vice-presidente assume o papel.
Contador
O contador assume as tarefas contábeis como recebimento, custódia, operação e pagamento das taxas de gestão. As principais tarefas são gestão de dinheiro em espécie e caderneta de poupança, gestão de receitas e despesas, cobrança de inadimplentes de taxas de gestão e elaboração de documentos contábeis. Como requer conhecimento especializado, não são poucos os casos em que as tarefas são delegadas à empresa de gestão.
Supervisor
O supervisor tem o papel de auditar se as atividades do conselho de administração estão sendo realizadas adequadamente. Realiza confirmação do fluxo de dinheiro e investigação de pontos suspeitos. Se houver problemas, pode convocar uma assembleia extraordinária no lugar do presidente do conselho.
Outros papéis
Dependendo do condomínio, os seguintes cargos podem ser estabelecidos:
- Responsável por prevenção de desastres: realização de treinamentos de prevenção de desastres
- Responsável por reformas: comunicação com empreiteiras
- Responsável por jardinagem: gestão de jardinagem ao redor do condomínio
- Responsável por associação de moradores: construção de relacionamentos com a comunidade
- Responsável por comunicação: divulgação de informações aos moradores
Como são selecionados os membros da diretoria do conselho de administração?
Os 3 métodos geralmente usados para selecionar membros da diretoria do conselho de administração são candidatura voluntária, indicação e sistema de rodízio.
Candidatura voluntária e indicação determinam os membros da diretoria por resolução na assembleia. O sistema de rodízio é um método em que a ordem é determinada por residência e os membros da diretoria do conselho de administração são determinados em sistema de rodízio.
A vantagem da candidatura voluntária e indicação é que pessoas em quem os moradores confiam tendem a ser selecionadas. Facilita também a formação de consenso em discussões importantes como reformas em grande escala.
A vantagem do sistema de rodízio é que muitos moradores podem ter a experiência de ser membro da diretoria. Como os membros se revezam constantemente, também tem o efeito de prevenir operações pouco transparentes.
Com que frequência o conselho de administração opera?
A frequência de realização do conselho de administração é geralmente de uma vez por mês a uma vez a cada alguns meses. É determinada pelo regulamento de gestão de cada condomínio.
Em muitos condomínios, a empresa de gestão assume parte das tarefas, então mesmo se selecionado como membro da diretoria, não se fica sobrecarregado com tarefas de gestão todos os dias. A empresa de gestão pode dar conselhos e propostas ao conselho de administração, mas o julgamento final é da associação de gestão.
No caso de gestão autônoma sem delegar tarefas à empresa de gestão, a frequência do conselho de administração e das tarefas de gestão aumenta. Como a gestão de condomínios requer conhecimento especializado em muitas situações, basicamente é bom celebrar um contrato de delegação com a empresa de gestão.
O suporte especializado também é importante na gestão de aluguéis. Com o uso de um sistema de gestão de aluguel sem estresse, pode-se reduzir significativamente a carga dos proprietários.
O que fazer primeiro quando selecionado para o conselho de administração?
Quando selecionado como membro da diretoria do conselho de administração, primeiro verifique a situação atual do condomínio e confirme o regulamento de gestão.
Verifique seu condomínio em todos os detalhes
Verifique as áreas comuns e as instalações do condomínio. Se houver deterioração ou problemas, é necessária a ação. Verifique também a situação da pintura exterior, descamação de azulejos e gestão de jardinagem, e se houver problemas, consulte e proponha no conselho de administração.
Confirme novamente o regulamento de gestão
Como o conselho de administração assume as tarefas de gestão com base no regulamento de gestão, confirmar o conteúdo do regulamento de gestão é essencial. O regulamento de gestão pode ser consultado por qualquer pessoa, e no caso de condomínios usados, pode ser confirmado mesmo durante a fase de consideração de compra. Como a sala de gestão guarda também as pautas e atas das assembleias, verifique também o conteúdo das assembleias passadas.
Confirme o conteúdo do contrato de delegação de gestão
Como o contrato de delegação de gestão é difícil de verificar sem ser membro da diretoria do conselho de administração, aproveite a oportunidade de se tornar membro da diretoria para verificar se o conteúdo do contrato é adequado.
Conheça as leis relacionadas à gestão de condomínios
As principais leis relacionadas à gestão de condomínios são as seguintes:
- Lei de Propriedade por Unidade: Lei que detalha a propriedade por unidade de condomínios
- Lei de Gestão Adequada de Condomínios: Lei sobre diretrizes de gestão, obrigações dos esforços da associação de gestão e sistema de administrador de gestão de condomínios
- Regulamento Padrão de Gestão de Condomínios: Regulamento modelo definido pelo Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo
Para quem deseja saber mais sobre regulamentações relacionadas à gestão, consulte também o guia de regulamentações de gestão de aluguéis.
É possível recusar ser membro da diretoria do conselho de administração do condomínio?
Concluindo, é possível recusar ser membro da diretoria do conselho de administração. Na Lei de Propriedade por Unidade não há texto que diga "não se pode recusar" em relação à seleção de membros da diretoria.
No entanto, no caso do sistema de rodízio, como todos servem como membros da diretoria de forma igualitária, se você recusar, outro morador terá que preencher essa lacuna. É necessário cuidado pois se a forma de recusar não for considerada, pode levar à deterioração dos relacionamentos humanos.
Como recusar sem problemas
No caso de recusar, mostre sua intenção dizendo por exemplo "agora é difícil, mas posso ser membro da diretoria a partir do próximo ano". Também é eficaz encontrar alguém que possa assumir o cargo no seu lugar.
Como razões para recusar, podem ser citadas situações como muitas viagens de trabalho, destacamento no exterior, trabalho no horário das reuniões do conselho de administração, ou necessidade de consultas médicas ou cuidados de familiares. Em qualquer caso, explicar especificamente facilita obter compreensão.
Qual é o mecanismo do "método de gestão por terceiros" que tem ganhado atenção nos últimos anos?
O método de gestão por terceiros é um método em que um especialista externo assume como presidente do conselho e as operações da associação de gestão são delegadas. Está ganhando atenção como meio de resolver a falta de candidatos a membros da diretoria do conselho de administração.
Por que o método de gestão por terceiros está ganhando atenção
- Revisão do Regulamento Padrão de Gestão de Condomínios: Com a revisão de 2016, foi adicionado um artigo sobre o método de gestão por terceiros
- Envelhecimento do edifício e envelhecimento dos moradores: Diminuição da camada interessada em gestão e operação
- Falta de candidatos a membros da diretoria: Como a carga das tarefas de gestão é grande, há poucos dispostos a assumir
Tipos de métodos de gestão por terceiros
Os principais 3 tipos de método de gestão por terceiros que o Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo pressupõe são:
- Tipo especialista externo presidente do conselho: Especialista externo opera a associação de gestão como membro da diretoria junto com os proprietários de unidades
- Tipo gestão externa com supervisão do conselho de administração: Especialista externo é selecionado como presidente do conselho e o conselho de administração supervisiona
- Tipo gestão externa com supervisão da assembleia: O conselho de administração é abolido e um especialista assume como administrador
Vantagens e desvantagens
A maior vantagem é a redução da carga da associação de gestão e a adequação do conteúdo da gestão por especialistas. O planejamento de reformas em grande escala também é feito com uma perspectiva especializada.
Por outro lado, como desvantagens, pode-se citar que a remuneração ao especialista externo é necessária e há risco de as taxas de gestão ficarem elevadas, e que há risco de conflito de interesses. É necessário obter compreensão suficiente dos proprietários de unidades na introdução.
Conclusão
O conselho de administração de condomínios é um órgão importante que assume as tarefas de gestão para criar um ambiente agradável para se viver. Os membros da diretoria são determinados por candidatura voluntária, indicação ou sistema de rodízio, mas é possível recusar. No entanto, é importante não esquecer a consideração pelos outros moradores e ter a postura de cooperar tanto quanto possível. Nos últimos anos, há também a opção do método de gestão por terceiros, então condomínios que sofrem com falta de candidatos a membros da diretoria poderiam considerar.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é o prazo do mandato dos membros da diretoria do conselho de administração do condomínio?
Em geral, o mandato dos membros da diretoria do conselho de administração é de 1 a 2 anos. O Regulamento Padrão de Gestão de Condomínios recomenda 2 anos, e está aumentando o número de condomínios que adotam o método de alternância de metade a cada vez para facilitar a transferência.
O que fazer quando não é possível participar do conselho de administração?
Se não puder comparecer ao conselho de administração, é possível submeter uma procuração e delegar o direito de voto a outro membro da diretoria, ou exercer o direito de voto por escrito. Lide de acordo com o método determinado no regulamento de gestão.
Existe remuneração para o presidente do conselho?
Varia por condomínio, mas há casos em que se paga uma remuneração de alguns milhares de ienes por mês ao presidente do conselho e membros da diretoria. A existência ou não e o valor da remuneração são determinados pelo regulamento de gestão ou pela assembleia.
Qual é a diferença entre a associação de gestão e a empresa de gestão?
A associação de gestão é um órgão composto por todos os proprietários de unidades do condomínio e é o sujeito da gestão do condomínio. A empresa de gestão é uma empresa externa que recebe a delegação das tarefas da associação de gestão e realiza as operações práticas, e o poder de decisão final está na associação de gestão.
Como introduzir o método de gestão por terceiros?
Para introduzir o método de gestão por terceiros, é necessária a alteração do regulamento de gestão, portanto é necessária uma resolução especial (concordância de 3/4 ou mais dos proprietários de unidades). Após consulta com especialistas como administradores de gestão de condomínios e advogados, é introduzido após a resolução na assembleia.
