분양 아파트를 구입하면 "관리조합"이나 "이사회"라는 말을 자주 듣게 됩니다. 경우에 따라서는 임원으로 임명되는 일도 있어, 사전에 이사회의 구조를 이해해두는 것이 중요합니다.
이 글에서는 아파트 이사회의 활동 내용, 선임 방법, 임원을 거절하는 방법까지 해설합니다. 이사회에 선출되었을 때 해야 할 일과 최근 주목받고 있는 제3자 관리 방식에 대해서도 소개하니 참고해 보시기 바랍니다.
아파트 관리조합이란 어떤 조직인가?
관리조합이란 아파트의 구분소유자(구입한 주민) 전원으로 구성된 단체입니다. 분양 아파트를 구입한 시점에서 관리조합의 일원이 됩니다.
"관리비를 납부하고 있으니 관리회사에 맡기면 된다"고 생각하는 분도 있지만, 관리회사는 어디까지나 업무를 위탁받고 있을 뿐입니다. 실제로 아파트의 유지 관리를 위한 논의는 관리조합이나 이사회가 수행합니다.
아파트 관리에 관해서는 구분소유법(건물의 구분소유 등에 관한 법률)에 규정되어 있지만, 세부적인 규칙이나 구체적인 관리 내용은 아파트마다 다르며 관리 규약에 명시되어 있습니다.
관리조합은 법률로 설립이 의무화되어 있다
구분소유법에서는 구분소유자 전원이 건물, 부지, 부속 시설을 관리하는 단체를 구성하고 집회를 열어 규약을 정하도록 규정하고 있습니다. 따라서 관리조합의 설립은 법률로 의무화되어 있습니다.
관리조합의 구체적인 역할
국토교통성이 공표하는 "아파트 표준 관리 규약"에 따르면, 관리조합은 구분소유자가 공동으로 이익을 증진하고 살기 좋은 환경을 확보하는 것이 목적입니다.
공동으로 이익을 증진한다는 것은 아파트의 자산 가치를 높이거나 관리 비용을 올바르게 유효하게 사용하는 것을 의미합니다. 살기 좋은 환경의 확보는 주민이 안심하고 생활할 수 있는 환경 만들기입니다.
분양 아파트에는 구분소유자가 보유하는 전유 부분과, 현관이나 엘리베이터 등 전원이 공유하는 공용 부분이 있습니다. 공용 부분의 관리가 불충분해지면 입주자의 불편뿐만 아니라 건물의 자산 가치 저하로도 이어집니다. 관리조합은 이러한 사태를 방지하고 안전하고 쾌적하게 생활할 수 있도록 공용 부분을 중심으로 관리하는 역할을 담당합니다.
아파트 이사회란 어떤 조직인가?
이사회는 관리조합을 총괄하고 아파트의 유지 관리 업무를 실행하는 조직입니다. 관리조합원 중에서 이사나 감사 등의 임원을 선출하여 관리 업무를 총괄합니다.
이사회의 개요
관리조합은 기본적으로 구분소유자 전원으로 구성되지만, 누가 무엇을 담당할지가 불명확해지기 쉽기 때문에 이사회가 역할을 수행합니다. 이사회에서는 관리조합원 중에서 임원을 결정하고 관리 업무를 총괄합니다.
구분소유법에서는 관리조합 법인의 경우에 이사・감사를 정할 필요가 있다고 하고 있지만, 법인화하지 않은 관리조합에서도 대부분의 경우 임원을 결정하여 이사회를 설치하고 있습니다.
임원의 법률상 지위에 대하여
관리조합과 이사회의 임원은 위임 계약을 맺은 관계입니다. 관리조합 측이 위임자, 임원이 수임자가 됩니다.
이사회의 임원은 재임 기간 중 선관 주의 의무를 지며, 위반한 경우 채무 불이행 책임으로 손해배상 청구를 받을 수 있습니다. 예를 들어 임원이 관리비를 횡령한 경우나, 그것을 알면서 방치한 경우는 의무 위반으로 간주될 가능성이 높습니다.
이사회와 총회는 무엇이 다른가?
이사회는 총회에서 결정된 사항을 실행하는 조직이며, 총회는 관리조합의 의사결정을 행하는 장입니다. 회사에 비유하면, 총회는 주주총회, 이사회는 이사회에 해당합니다.
"총회"란?
관리조합의 총회는 연 1회 이상 개최되는 회의로, 관리조합원이 심의・결의를 행하는 의사결정의 장입니다. 원칙적으로 구분소유자는 전원 출석하게 됩니다. 아파트 표준 관리 규약에서는 새 회계연도 시작으로부터 2개월 이내에 개최하도록 규정하고 있습니다.
정기총회・임시총회에 대하여
총회는 "정기총회"와 "임시총회"의 2가지로 나뉩니다. 정기총회는 이사장이 연 1회 관리조합원을 소집하여 행하는 것이며, 임시총회는 이사장이 필요하다고 판단한 경우에 임시로 개최하는 것입니다.
총회를 성립시키려면 의결권 총수의 과반수 이상의 출석이 필요합니다.
총회 결의에서 결정하는 사항
총회에서는 주로 "보통 결의"와 "특별 결의"에 대해 결의합니다.
【보통 결의에서 결정하는 사항】
- 관리조합의 수지 결산
- 수지 결산 및 사업 계획에 관한 심의
- 관리비 등 금액의 결정과 변경
- 이사회 임원의 선임 및 해임
- 관리조합 규약에 근거한 세칙의 설정, 변경, 폐지
- 공용 부분의 경미한 변경
- 관리조합 업무의 위탁에 관한 결정이나 변경
【특별 결의에서 결정하는 사항】
- 관리 규약의 설정, 변경, 폐지
- 공용 부분의 변경
- 조합 법인의 취득 및 해산에 관한 결의
- 건물의 2분의 1 이상이 대규모 멸실된 경우의 복구에 대하여
특별 결의에는 조합원 총수의 4분의 3 이상, 의결권 총수의 4분의 3 이상의 찬성이 필요합니다. 재건축에 관한 결의는 5분의 4 이상의 찬성이 요구됩니다.
아파트 이사회에는 어떤 역할이 있는가?
이사회에는 주로 이사장・부이사장・회계・감사의 4가지 기본적인 역할이 있습니다. 아파트에 따라서는 방재 담당이나 수선 담당 등의 직책이 설치되는 경우도 있습니다.
이사장
이사장은 이사회 또는 관리조합의 대표로서 총회 소집이나 의사 진행, 관리회사 등 외부 업체와의 창구 역할을 맡습니다. 단, 모든 권한을 갖는 것은 아니며 이사회에서의 협의나 총회의 승인이 필요합니다.
부이사장
부이사장은 이사장의 보좌역입니다. 이사장이 이사회・총회에 참가할 수 없는 경우 부이사장이 대역을 맡습니다.
회계
회계는 관리비의 출납, 보관, 운용, 지출 등의 회계 업무를 담당합니다. 현금・통장 관리, 수지 관리, 관리비 연체자 독촉, 회계 자료 작성 등이 주요 업무입니다. 전문 지식이 필요하기 때문에 관리회사에 업무를 위탁하는 경우도 적지 않습니다.
감사
감사는 이사회 활동이 적절하게 이루어지고 있는지를 감사하는 역할입니다. 돈의 흐름 확인이나 의심스러운 점의 조사를 수행합니다. 문제가 있는 경우 이사장 대신 임시총회를 열 수도 있습니다.
기타 역할
아파트에 따라서는 다음과 같은 직책이 설치되는 경우도 있습니다.
- 방재 담당: 방재 훈련 실시
- 수선 담당: 시공 업체와의 커뮤니케이션
- 식재 담당: 아파트 주변의 식재 관리
- 자치회 담당: 지역과의 관계 구축
- 홍보 담당: 입주자에게 정보 발신
이사회 임원은 어떻게 선임되는가?
이사회 임원의 선임 방법은 자원・추천・순번제의 3가지가 일반적입니다.
자원과 추천은 총회에서의 결의로 임원이 결정됩니다. 순번제는 거주지별로 순서를 정하고 돌아가며 이사회 임원을 결정하는 방법입니다.
자원・추천의 장점은 주민으로부터 신뢰받는 사람이 선출되기 쉬운 점입니다. 대규모 수선 등 중요한 논의에서도 합의 형성이 이루어지기 쉬워집니다.
순번제의 장점은 많은 주민이 임원을 경험할 수 있는 점입니다. 항상 멤버가 바뀌기 때문에 불투명한 운영을 방지하는 효과도 있습니다.
이사회는 얼마나 자주 활동하는가?
이사회의 개최 빈도는 월 1회에서 수개월에 1회 정도가 일반적입니다. 각 아파트의 관리 규약에 규정되어 있습니다.
많은 아파트에서는 관리회사가 업무의 일부를 담당하고 있기 때문에, 임원으로 선임되어도 매일 관리 업무에 시달리는 일은 없습니다. 관리회사는 이사회에 대해 조언이나 제안을 할 수 있지만, 최종적인 판단은 관리조합이 내립니다.
관리회사에 업무를 위탁하지 않는 자주 관리의 경우에는 이사회 개최나 관리 업무의 빈도가 늘어납니다. 아파트 관리는 전문 지식이 필요한 상황도 많기 때문에, 기본적으로는 관리회사와 위탁 계약을 맺어두는 것이 좋습니다.
임대 관리에서도 전문적인 서포트는 중요합니다. 스트레스 없는 임대 관리 시스템의 활용으로 오너의 부담을 대폭 줄일 수 있습니다.
이사회에 선출되면 처음에 무엇을 해야 하는가?
이사회 임원으로 선임되면 우선 아파트의 현황 파악과 관리 규약 확인을 수행합시다.
자신의 아파트를 구석구석 확인해보기
공용 부분이나 아파트의 설비를 확인합시다. 열화나 불량이 보이는 경우에는 대처가 필요합니다. 외관의 도장이나 타일 벗겨짐, 식재 관리 상황도 체크하고 문제가 있으면 이사회에서 상의・제안합니다.
관리 규약을 다시 한번 확인해보기
이사회는 관리 규약에 근거하여 관리 업무를 담당하기 때문에, 관리 규약의 내용 확인은 필수입니다. 관리 규약은 누구나 열람 가능하며, 중고 아파트의 경우 구입 검토 단계에서도 확인할 수 있습니다. 관리실에는 총회 의안서나 의사록도 보관되어 있으므로 과거 총회의 내용도 확인해두면 좋습니다.
관리 위탁 계약서의 내용 확인하기
관리 위탁 계약서는 이사회 임원이 되지 않으면 확인하기 어렵기 때문에, 임원이 된 기회에 계약 내용이 적정한지 확인합시다.
아파트 관리에 관한 법률을 알아두기
아파트 관리에 관련된 주요 법률은 다음과 같습니다.
- 구분소유법: 아파트의 구분소유에 관해 상세하게 규정한 법률
- 아파트 관리 적정화법: 관리의 지침이나 관리조합의 노력 의무, 아파트 관리사 제도 등에 관한 법률
- 아파트 표준 관리 규약: 국토교통성이 정한 모델 규약
관리에 관한 법규제에 대해 더 자세히 알고 싶은 분은 임대 관리 법규제 가이드도 함께 참고하세요.
아파트 이사회 임원을 거절해도 되는가?
결론부터 말하면, 이사회 임원을 거절하는 것 자체는 가능합니다. 구분소유법에서는 임원 선출에 관해 "거절해서는 안 된다"는 문구는 없습니다.
단, 순번제의 경우에는 전원이 공평하게 임원을 맡는 것이므로 자신이 거절하면 다른 주민이 그 자리를 메워야 합니다. 거절 방법에 배려하지 않으면 인간관계 악화로 이어질 우려가 있으므로 주의가 필요합니다.
트러블 없이 거절하는 방법
거절하는 경우에는 "지금은 어렵지만 내년 이후라면 임원을 할 수 있다"고 전하는 등, 의사가 있음을 나타냅시다. 또한 대신 임원을 맡아줄 사람을 찾는 것도 효과적입니다.
거절 이유로는 출장이 많다・해외 부임 중・이사회 개최 일시에 일이 있다, 혹은 통원이나 간병이 필요하다는 사정을 들 수 있습니다. 어느 경우든 구체적으로 설명함으로써 이해를 얻기 쉬워집니다.
최근 주목받는 "제3자 관리 방식"이란 어떤 구조인가?
제3자 관리 방식이란 외부 전문가가 이사장으로 취임하고 관리조합 운영을 위탁하는 방법입니다. 이사회 임원 부족 문제를 해소하는 수단으로 주목받고 있습니다.
제3자 관리 방식이 주목받는 이유
- 아파트 표준 관리 규약의 개정: 2016년 개정으로 제3자 관리 방식의 조문이 추가
- 건물 노후화와 주민 고령화: 관리 운영에 관심을 갖는 층이 감소
- 임원 부족: 관리 업무의 부담이 크고 맡을 사람이 적다
제3자 관리 방식의 종류
국토교통성이 상정하는 제3자 관리 방식은 주로 3종류입니다.
- 이사장 외부 전문가형: 외부 전문가가 임원으로서 구분소유자와 함께 관리조합을 운영
- 외부 관리자 이사회 감독형: 외부 전문가를 이사장으로 선임하고 이사회가 감시하는 방식
- 외부 관리자 총회 감독형: 이사회를 폐지하고 전문가가 관리자로 취임하는 방식
장점과 단점
최대 장점은 관리조합 측의 부담 경감과 전문가에 의한 관리 내용의 적정화입니다. 대규모 수선 계획 책정 등도 전문적인 시각에서 이루어집니다.
한편, 단점으로는 외부 전문가에 대한 보수가 필요하여 관리비가 고액이 될 우려가 있는 것, 이해 충돌 행위의 리스크가 있는 것을 들 수 있습니다. 도입 시에는 구분소유자로부터 충분한 이해를 얻을 필요가 있습니다.
정리
아파트 이사회는 살기 좋은 환경 만들기를 위해 관리 업무를 담당하는 중요한 조직입니다. 임원은 자원・추천・순번제에 의해 결정되지만, 거절하는 것 자체는 가능합니다. 단, 다른 주민에 대한 배려를 잊지 않고 가능한 한 협력하는 자세가 중요합니다. 최근에는 제3자 관리 방식이라는 선택지도 있으므로, 임원 부족으로 고민하는 아파트에서는 검토해 보는 것은 어떨까요.
자주 묻는 질문(FAQ)
아파트 이사회 임원의 임기는 얼마나 되나요?
일반적으로 이사회 임원의 임기는 1~2년입니다. 아파트 표준 관리 규약에서는 2년을 권장하며, 인수인계를 원활하게 하기 위해 절반씩 교대하는 방식을 채용하는 아파트도 늘고 있습니다.
이사회에 참가할 수 없는 경우에는 어떻게 하면 되나요?
이사회에 출석할 수 없는 경우에는 위임장을 제출하여 다른 임원에게 의결권을 위임하거나, 서면에 의한 의결권 행사가 가능합니다. 관리 규약에 정해진 방법에 따라 대응합시다.
이사장의 보수는 있나요?
아파트에 따라 다르지만, 이사장이나 임원에게 월 수천 엔 정도의 보수를 지급하는 경우가 있습니다. 보수의 유무나 금액은 관리 규약이나 총회에서 결정됩니다.
관리조합과 관리회사의 차이는 무엇인가요?
관리조합은 아파트의 구분소유자 전원으로 구성된 단체로 아파트 관리의 주체입니다. 관리회사는 관리조합으로부터 업무를 위탁받아 실무를 수행하는 외부 회사이며, 최종적인 의사결정권은 관리조합에 있습니다.
제3자 관리 방식을 도입하려면 어떻게 하면 되나요?
제3자 관리 방식의 도입에는 관리 규약의 변경이 필요하기 때문에 특별 결의(구분소유자의 4분의 3 이상의 찬성)가 필요합니다. 아파트 관리사나 변호사 등의 전문가에게 상담한 후 총회에서 결의를 거쳐 도입합니다.
