Wer in Japan eine Eigentumswohnung erwirbt, begegnet unweigerlich zwei Begriffen: dem 管理組合 (kanri-kumiai), der Eigentümergemeinschaft, und dem 理事会 (rijikai), ihrem gewählten Vorstand. Da man selbst in ein Amt berufen werden kann, lohnt es sich, dessen Arbeitsweise vorab zu verstehen.
Dieser Beitrag erläutert den Vorstand einer japanischen Eigentümergemeinschaft: seine Aufgaben, das Verfahren der Bestellung und die Frage, wie man ein Amt ablehnen kann. Ebenso beschreiben wir, was nach der Wahl zuerst zu tun ist, und stellen die viel diskutierte Fremdverwaltung durch Dritte vor. Für Anleger aus dem deutschsprachigen Raum ordnen wir die japanischen Regeln zusätzlich im Vergleich zum eigenen Wohnungseigentumsrecht ein.
Was für eine Organisation ist das Kanri-kumiai?
Das Kanri-kumiai ist die Körperschaft aus sämtlichen Sondereigentümern einer Wohnanlage, also aus allen Käufern der einzelnen Wohnungen. Mit dem Erwerb wird man automatisch Mitglied; ein gesonderter Beitritt ist weder nötig noch möglich.
Mancher denkt: „Ich zahle Verwaltungsgebühren, also soll die Verwaltungsgesellschaft das erledigen." Doch die Verwaltungsgesellschaft (管理会社, kanri-gaisha) wird allein im Rahmen eines Geschäftsbesorgungsvertrags tätig. Beraten wird über Erhalt und Bewirtschaftung der Anlage in der Eigentümergemeinschaft und ihrem Vorstand.
Rechtliche Grundlage ist das 区分所有法, das Gesetz über das Sondereigentum an Gebäuden, das dem deutschen Wohnungseigentumsgesetz funktional entspricht. Die Einzelregeln und der genaue Umfang der Verwaltung unterscheiden sich jedoch von Anlage zu Anlage und stehen in der Gemeinschaftsordnung (管理規約, kanri-kiyaku).
Die Gemeinschaft ist gesetzlich vorgeschrieben
Das Sondereigentumsgesetz bestimmt, dass die Sondereigentümer gemeinsam eine Körperschaft zur Verwaltung von Gebäude, Grundstück und Nebenanlagen bilden und in Versammlungen eine Ordnung beschließen. Die Bildung der Eigentümergemeinschaft ist damit gesetzlich vorgeschrieben.
Die konkreten Aufgaben der Gemeinschaft
Nach der Muster-Gemeinschaftsordnung des 国土交通省 (Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus, MLIT) verfolgt die Gemeinschaft den Zweck, den gemeinsamen Nutzen der Sondereigentümer zu mehren und ein angenehmes Wohnumfeld zu sichern.
Den gemeinsamen Nutzen mehren heißt, den Wert der Anlage zu steigern und die Mittel korrekt und wirksam einzusetzen. Ein angenehmes Wohnumfeld sichern meint Verhältnisse, in denen die Bewohner unbesorgt leben können.
Eine japanische Wohnanlage besteht aus dem Sondereigentum der einzelnen Eigentümer und dem Gemeinschaftseigentum wie Eingangshalle oder Aufzügen. Wird Letzteres unzureichend verwaltet, entstehen nicht nur Unannehmlichkeiten, sondern auch ein Wertverlust des Gebäudes. Die Gemeinschaft soll dies verhindern und verwaltet daher vorrangig das Gemeinschaftseigentum.
Was für eine Organisation ist der Rijikai?
Der Rijikai führt die Eigentümergemeinschaft und erledigt die Aufgaben des laufenden Gebäudeerhalts. Aus dem Kreis der Mitglieder werden Vorstandsmitglieder (理事, riji) und Rechnungsprüfer (監事, kanji) bestellt, die die Verwaltungsgeschäfte bündeln.
Der Rijikai im Überblick
Die Gemeinschaft besteht grundsätzlich aus allen Sondereigentümern; gerade deshalb bleibt leicht unklar, wer wofür zuständig ist. Hier entfaltet der Vorstand seine Wirkung. Im Rijikai werden die Amtsträger bestimmt, die die Verwaltungsaufgaben zusammenführen und umsetzen.
Das Sondereigentumsgesetz schreibt Vorstand und Rechnungsprüfer ausdrücklich nur für die als juristische Person eingetragene Gemeinschaft vor. In der Praxis richten aber auch fast alle nicht eingetragenen Gemeinschaften einen Vorstand ein.
Die rechtliche Stellung der Amtsträger
Zwischen Gemeinschaft und Vorstandsmitgliedern besteht ein Auftragsverhältnis. Die Gemeinschaft ist Auftraggeberin, das Vorstandsmitglied Beauftragter.
Während der Amtszeit trifft die Amtsträger die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Verwalters; bei Verstößen droht Schadensersatzhaftung wegen Pflichtverletzung. Veruntreut ein Amtsträger Verwaltungsgebühren oder duldet er eine ihm bekannte Veruntreuung, liegt eine solche Pflichtverletzung sehr wahrscheinlich vor.
Hier zeigt sich ein struktureller Unterschied, der das gesamte japanische System prägt: Im deutschsprachigen Raum ist der bestellte Verwalter das ausführende Organ, der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht ihn nur. In Japan ist es umgekehrt – der aus Laien bestehende Vorstand führt aus, die Verwaltungsgesellschaft ist weisungsgebundener Dienstleister ohne Organstellung. Käufer übernehmen damit persönlich eine Rolle, die bei uns ein bezahlter Profi mit Berufshaftpflicht ausfüllt.
Worin unterscheiden sich Rijikai und Sōkai?
Der Rijikai führt aus, was die Eigentümerversammlung (総会, sōkai) beschließt; die Versammlung ist das Willensbildungsorgan. Auf ein Unternehmen übertragen entspricht die Sōkai der Hauptversammlung, der Rijikai dem Vorstand.
Was ist die Sōkai?
Die Eigentümerversammlung findet mindestens einmal jährlich statt; dort beraten und beschließen die Mitglieder. Grundsätzlich nehmen alle Sondereigentümer teil. Die Musterordnung sieht vor, sie binnen zwei Monaten nach Beginn des neuen Geschäftsjahres abzuhalten.
Ordentliche und außerordentliche Versammlung
Es gibt zwei Formen: die ordentliche und die außerordentliche Versammlung. Die ordentliche beruft der Vorsitzende einmal jährlich ein, die außerordentliche, wenn er sie für erforderlich hält.
Beschlussfähig ist die Versammlung, wenn mindestens die Hälfte der Gesamtstimmrechte vertreten ist.
Was in der Versammlung beschlossen wird
Beschlossen wird im Wesentlichen in zwei Formen: einfacher Beschluss (普通決議) und qualifizierter Beschluss (特別決議).
[Gegenstände des einfachen Beschlusses]
- Der Jahresabschluss der Eigentümergemeinschaft
- Die Beratung über Rechnungsabschluss und Wirtschaftsplan
- Festsetzung und Änderung von Beträgen wie der Verwaltungsgebühr
- Bestellung und Abberufung der Vorstandsmitglieder
- Aufstellung, Änderung oder Aufhebung von Ausführungsbestimmungen zur Gemeinschaftsordnung
- Geringfügige Veränderungen am Gemeinschaftseigentum
- Entscheidungen und Änderungen zur Vergabe von Verwaltungsaufgaben
[Gegenstände des qualifizierten Beschlusses]
- Aufstellung, Änderung oder Aufhebung der Gemeinschaftsordnung
- Bauliche Veränderungen des Gemeinschaftseigentums
- Erwerb der Rechtspersönlichkeit oder Auflösung der Gemeinschaft
- Der Wiederaufbau, wenn mindestens die Hälfte des Gebäudes zerstört wurde
Ein qualifizierter Beschluss erfordert die Zustimmung von drei Vierteln der Mitglieder und zugleich von drei Vierteln der Gesamtstimmrechte. Für den Beschluss über Abriss und Neubau sind vier Fünftel nötig.
Welche Ämter gibt es im Rijikai?
Der Vorstand kennt vier Grundämter: Vorsitz, stellvertretender Vorsitz, Kassenführung und Rechnungsprüfung. Je nach Anlage kommen Posten für Katastrophenschutz oder Instandsetzung hinzu.
Der Vorsitzende
Der Vorsitzende (理事長, rijichō) vertritt Vorstand und Gemeinschaft, beruft die Versammlung ein, leitet sie und ist Ansprechpartner für Verwaltungsgesellschaft und externe Dienstleister. Sämtliche Befugnisse hat er jedoch nicht: Vieles verlangt eine Beratung im Vorstand oder die Zustimmung der Versammlung.
Der stellvertretende Vorsitzende
Der Stellvertreter unterstützt den Vorsitzenden. Kann dieser an einer Vorstandssitzung oder der Versammlung nicht teilnehmen, übernimmt der Stellvertreter.
Die Kassenführung
Die Kassenführung (会計, kaikei) verantwortet Ein- und Auszahlungen, Verwahrung und Anlage der Verwaltungsmittel. Dazu zählen Bargeld- und Kontenverwaltung, Überwachung der Einnahmen und Ausgaben, Mahnwesen gegenüber säumigen Eigentümern und die Rechnungsunterlagen. Weil das Fachkenntnisse verlangt, wird der Bereich oft an die Verwaltungsgesellschaft übertragen.
Die Rechnungsprüfung
Der Rechnungsprüfer (監事, kanji) prüft, ob die Vorstandsarbeit ordnungsgemäß erfolgt. Er kontrolliert die Zahlungsströme und geht auffälligen Vorgängen nach. Bei Missständen kann er anstelle des Vorsitzenden eine außerordentliche Versammlung einberufen.
Weitere Ämter
Je nach Wohnanlage sind zusätzlich folgende Posten eingerichtet.
- Katastrophenschutz: Durchführung von Notfallübungen
- Instandsetzung: Abstimmung mit den Bauunternehmen
- Bepflanzung: Pflege der Grünanlagen rund um das Gebäude
- Nachbarschaftsverein: Beziehungen zum Stadtviertel
- Öffentlichkeitsarbeit: Information der Bewohnerschaft
Wie werden die Vorstandsmitglieder bestellt?
Üblich sind drei Verfahren: eigene Kandidatur, Nominierung durch andere und das Rotationsprinzip (輪番制, rinbansei).
Bei Kandidatur und Nominierung entscheidet ein Beschluss der Versammlung. Beim Rotationsprinzip wird eine feste Reihenfolge der Wohnungen festgelegt, sodass die Ämter reihum wandern.
Kandidatur und Nominierung haben den Vorteil, dass eher Personen mit dem Vertrauen der Bewohnerschaft gewählt werden. Das erleichtert die Konsensbildung auch bei gewichtigen Themen wie einer großen Instandsetzung.
Das Rotationsprinzip hat den Vorteil, dass viele Bewohner die Vorstandsarbeit einmal selbst erleben. Weil die Zusammensetzung ständig wechselt, wirkt es zugleich intransparenter Amtsführung entgegen.
Das Rotationsprinzip kennt das deutschsprachige Wohnungseigentumsrecht nicht, und es verdient die Aufmerksamkeit von Kapitalanlegern: Es kann bedeuten, dass Sie turnusmäßig ein unentgeltliches Ehrenamt übernehmen sollen, dessen Sitzungen auf Japanisch und abends vor Ort stattfinden. Prüfen Sie vor dem Kauf in der Gemeinschaftsordnung, ob die Ämter auf tatsächlich dort wohnende Eigentümer beschränkt sind – viele ältere Ordnungen enthalten eine solche Wohnsitzklausel, andere lassen sie bewusst weg. Für vermietende Auslandsinvestoren entscheidet das darüber, ob die Anlage überhaupt fernverwaltbar ist.
Wie häufig tagt der Rijikai?
Üblich ist eine Sitzung monatlich bis alle paar Monate. Die genaue Vorgabe steht in der Gemeinschaftsordnung der jeweiligen Anlage.
Da meist eine Verwaltungsgesellschaft einen Teil der Aufgaben übernimmt, bedeutet ein Amt nicht, täglich mit Verwaltungsarbeit befasst zu sein. Die Gesellschaft darf beraten und Vorschläge machen, die endgültige Entscheidung trifft jedoch die Eigentümergemeinschaft.
Wird in Eigenregie verwaltet (自主管理, jishu-kanri), steigen Sitzungszahl und Arbeitsumfang deutlich. Weil die Verwaltung vielfach Fachwissen verlangt, empfiehlt sich im Regelfall ein Vertrag mit einem professionellen Dienstleister.
Auch in der Mietverwaltung ist fachliche Unterstützung entscheidend. Mit einem stressfreien System für die Mietverwaltung lässt sich die Belastung des Eigentümers erheblich verringern.
Was ist nach der Wahl in den Rijikai zuerst zu tun?
Wer in ein Amt gewählt wurde, sollte sich zunächst ein Bild vom Zustand der Anlage machen und die Gemeinschaftsordnung durchsehen.
Die eigene Wohnanlage gründlich begehen
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Gemeinschaftseigentum und technische Anlagen. Zeigen sich Verschleiß oder Mängel, ist eine Reaktion nötig. Prüfen Sie auch Fassadenanstrich, gelöste Fliesen und den Zustand der Bepflanzung und bringen Sie Probleme in den Vorstand ein.
Die Gemeinschaftsordnung erneut durchsehen
Da der Vorstand auf Grundlage der Gemeinschaftsordnung handelt, ist deren Lektüre unerlässlich. Die Ordnung ist für jedermann einsehbar; beim Kauf einer gebrauchten Wohnung kann man sie schon in der Prüfungsphase anfordern. Im Verwaltungsbüro liegen zudem Beschlussvorlagen und Protokolle, sodass sich auch vergangene Versammlungen nachvollziehen lassen.
Den Verwaltungsvertrag prüfen
Der Vertrag mit der Verwaltungsgesellschaft ist ohne Amt kaum einsehbar. Nutzen Sie die Gelegenheit, um zu prüfen, ob Leistungen und Konditionen angemessen sind.
Die einschlägigen Gesetze kennen
Die wichtigsten Rechtsgrundlagen der Verwaltung japanischer Wohnanlagen sind folgende.
- Sondereigentumsgesetz (区分所有法): regelt das Sondereigentum an Wohnanlagen im Einzelnen
- Gesetz zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Wohnanlagen (マンション管理適正化法): regelt Verwaltungsleitlinien, Bemühenspflichten der Gemeinschaft und das Berufsbild des zertifizierten Verwaltungsberaters
- Muster-Gemeinschaftsordnung (マンション標準管理規約): die Musterordnung des 国土交通省 (MLIT)
Wer die rechtlichen Rahmenbedingungen vertiefen möchte, findet Einzelheiten in unserem Leitfaden zu den Rechtsvorschriften der Mietverwaltung.
Darf man ein Vorstandsamt ablehnen?
Vorweg: Ein Vorstandsamt abzulehnen ist grundsätzlich möglich. Das Sondereigentumsgesetz enthält keine Formulierung, wonach eine Bestellung nicht zurückgewiesen werden dürfte.
Beim Rotationsprinzip sollen jedoch alle die Last gleichmäßig tragen; wer ablehnt, überlässt die Lücke einem anderen Bewohner. Ohne Bedacht bei der Absage riskiert man eine dauerhafte Belastung des nachbarschaftlichen Verhältnisses.
Wie man ohne Konflikt ablehnt
Zeigen Sie grundsätzliche Bereitschaft, etwa mit der Formulierung, dass es derzeit nicht möglich sei, ab dem kommenden Jahr aber sehr wohl. Hilfreich ist zudem, selbst jemanden zu suchen, der das Amt an Ihrer Stelle übernimmt.
Als Gründe kommen häufige Dienstreisen, ein Auslandseinsatz, berufliche Termine zur Sitzungszeit oder Arztbesuche und Pflegeverpflichtungen in Betracht. Stets gilt: Je konkreter Sie Ihre Lage schildern, desto eher stoßen Sie auf Verständnis.
Was verbirgt sich hinter der Fremdverwaltung durch Dritte?
Bei der Fremdverwaltung durch Dritte (第三者管理方式, daisansha-kanri-hōshiki) übernimmt ein externer Fachmann den Vorsitz, und ihm wird die Führung der Gemeinschaft übertragen. Das Modell gilt als Antwort auf den Mangel an Bewohnern, die ein Amt übernehmen wollen.
Warum das Modell an Aufmerksamkeit gewinnt
- Änderung der Muster-Gemeinschaftsordnung: Mit der Revision von 2016 kamen Bestimmungen zur Fremdverwaltung hinzu
- Alternde Gebäude und alternde Bewohnerschaft: Der Kreis der an der Verwaltung Interessierten schrumpft
- Mangel an Amtsträgern: Die Belastung ist hoch, die Bereitschaft entsprechend gering
Die Varianten der Fremdverwaltung
Das 国土交通省 (MLIT) beschreibt im Wesentlichen drei Ausgestaltungen.
- Externer Fachmann als Vorstandsmitglied: Er führt die Gemeinschaft als Amtsträger gemeinsam mit den Sondereigentümern
- Externer Verwalter unter Aufsicht des Vorstands: Der Fachmann wird Vorsitzender, der Vorstand überwacht ihn
- Externer Verwalter unter Aufsicht der Versammlung: Der Vorstand wird abgeschafft, der Fachmann tritt als Verwalter an seine Stelle
Vorteile und Nachteile
Der größte Vorteil ist die Entlastung der Gemeinschaft und eine fachlich sachgerechtere Verwaltung. Auch die Planung großer Instandsetzungszyklen erfolgt dann aus fachlicher Perspektive.
Als Nachteile stehen dem die Vergütung des Fachmanns, die die Verwaltungsgebühren spürbar erhöhen kann, sowie das Risiko von Interessenkonflikten gegenüber. Vor der Einführung braucht es deshalb ein tragfähiges Einvernehmen unter den Sondereigentümern.
Anlegern aus dem deutschsprachigen Raum wirkt dieses Modell vertraut, ähnelt es doch der bei uns selbstverständlichen Bestellung eines professionellen Verwalters. Der Unterschied liegt im Interessenkonflikt: In Japan ist der externe Verwalter häufig dieselbe Verwaltungsgesellschaft, die anschließend die Instandsetzungsaufträge vergibt und teils selbst ausführt – bei uns begrenzen die Trennung von Bestellung und Verwaltervertrag sowie die Beschlusskompetenzen der Eigentümer das deutlich enger. Prüfen Sie beim Kauf in einer fremdverwalteten Anlage daher gezielt, wer die Rücklage verwaltet, wer Angebote einholt und ob die Versammlung als Kontrollinstanz erhalten bleibt.
Zusammenfassung
Der Vorstand einer japanischen Eigentümergemeinschaft ist ein wichtiges Organ, das die Verwaltung im Dienst eines guten Wohnumfelds trägt. Die Ämter werden durch Kandidatur, Nominierung oder Rotation besetzt, und eine Ablehnung ist möglich. Rücksicht auf die übrigen Bewohner und grundsätzliche Mitwirkungsbereitschaft bleiben dabei wichtig. Mit der Fremdverwaltung durch Dritte steht seit einigen Jahren eine zusätzliche Option bereit – für Anlagen ohne Amtsträger lohnt eine ernsthafte Prüfung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert die Amtszeit im Vorstand?
Üblich sind ein bis zwei Jahre. Die Musterordnung empfiehlt zwei Jahre, und immer mehr Anlagen lassen jeweils die Hälfte der Amtsträger wechseln, damit die Übergabe reibungsloser verläuft.
Was tun, wenn man an einer Vorstandssitzung nicht teilnehmen kann?
Wer verhindert ist, kann per Vollmacht sein Stimmrecht auf ein anderes Mitglied übertragen oder schriftlich abstimmen. Maßgeblich ist das in der Gemeinschaftsordnung vorgesehene Verfahren.
Wird das Amt des Vorsitzenden vergütet?
Das ist von Anlage zu Anlage verschieden; teils erhalten Vorsitzender oder Amtsträger monatlich einige tausend Yen, also etwa 12 bis 55 EUR. Ob und in welcher Höhe vergütet wird, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung oder einem Beschluss der Versammlung.
Worin unterscheiden sich Gemeinschaft und Verwaltungsgesellschaft?
Die Eigentümergemeinschaft besteht aus allen Sondereigentümern und ist der eigentliche Träger der Verwaltung. Die Verwaltungsgesellschaft ist ein externes Unternehmen, das in ihrem Auftrag die praktische Arbeit erledigt; die Entscheidungsbefugnis bleibt bei der Gemeinschaft.
Wie führt man die Fremdverwaltung durch Dritte ein?
Da sie eine Änderung der Gemeinschaftsordnung erfordert, ist ein qualifizierter Beschluss nötig, also die Zustimmung von drei Vierteln der Sondereigentümer. Üblich ist, sich zuvor von einem zertifizierten Verwaltungsberater oder einem Rechtsanwalt beraten zu lassen.
