購買分售公寓大廈後，「管理委員會」和「理事會」等詞彙的出現頻率會隨之增加。有時可能會被任命為委員，因此事先了解理事會的運作機制非常重要。
本文將針對公寓大廈理事會的活動內容、選任方式及如何婉拒委員職務進行詳細說明。同時也將介紹當選為理事會委員後應採取的行動，以及近年備受關注的第三方管理制度，敬請參考。
公寓大廈管理委員會是什麼組織？
管理委員會是由公寓大廈全體區分所有權人（購買住戶）所組成的團體。購買分售公寓大廈時，即成為管理委員會的一員。
有些人認為「既然已繳納管理費，交給管理公司處理即可」，但管理公司只是受委託執行業務的機構。實際上，關於公寓大廈維護管理的討論，是由管理委員會和理事會負責進行的。
此外，公寓大廈的管理事項雖依區分所有法（建物區分所有等相關法律）規定，但具體的規則和管理內容因大廈而異，均明定於管理規約中。
管理委員會的設立依法律規定為強制義務
區分所有法規定，全體區分所有權人須組成管理建物、基地及附屬設施的團體，並召開集會訂定規約。因此，管理委員會的設立依法律規定為強制義務。
管理委員會的具體職責
依據國土交通省公布的「公寓大廈標準管理規約」，管理委員會的目的在於促進區分所有權人共同利益，確保舒適的居住環境。
促進共同利益是指提升公寓大廈的資產價值，以及正確有效地運用管理費用。確保舒適的居住環境，則是為住戶打造安心生活的環境。
分售公寓大廈分為區分所有權人持有的專有部分，以及大廳、電梯等全體共用的共用部分。共用部分管理不善，不僅會造成住戶不便，也會導致建物資產價值下降。管理委員會承擔著防止此類情況發生、以共用部分管理為核心，確保住戶安全舒適生活的職責。
公寓大廈理事會是負責什麼的組織？
理事會是統籌管理委員會、執行公寓大廈維護管理業務的組織。從管理委員會成員中選出理事和監事等委員，負責統籌管理業務。
理事會概要
管理委員會基本上由全體區分所有權人組成，但由於各人負責事項容易不明確，因此理事會便發揮其功能。理事會從管理委員會成員中選定委員，統籌管理業務。
區分所有法規定，管理組合法人需設置理事和監事，但即便未法人化的管理委員會，在大多數情況下也會選定委員並設置理事會。
委員在法律上的地位
管理委員會與理事會委員之間為委任契約關係。管理委員會一方為委任人，委員為受任人。
理事會委員在任職期間負有善良管理人注意義務，如有違反，可能被請求以債務不履行責任賠償損害。例如委員挪用管理費，或明知此情況而放任不管，均可能被認定為違反義務。
理事會與全體大會有何不同？
理事會是執行全體大會決議事項的組織，而全體大會則是管理委員會進行意思決定的場合。以公司為例，全體大會相當於股東大會，理事會相當於董事會。
「全體大會」是什麼？
管理委員會的全體大會是每年至少召開一次的會議，是管理委員會成員進行審議和決議的意思決定場合。原則上全體區分所有權人均須出席。依公寓大廈標準管理規約規定，應於新會計年度開始後2個月內召開。
關於定期大會與臨時大會
全體大會分為「定期大會」和「臨時大會」兩種。定期大會由理事長每年召集一次管理委員會成員召開，臨時大會則由理事長認為有必要時臨時召開。
大會成立須有議決權總數半數以上出席。
全體大會決議事項
全體大會主要決議「普通決議」和「特別決議」相關事項。
【普通決議決定事項】
- 管理委員會收支決算
- 收支決算及事業計畫相關審議
- 管理費等金額的決定與變更
- 理事會委員的選任及解任
- 依管理委員會規約設定、變更或廢止細則
- 共用部分的輕微變更
- 管理委員會業務委託相關決定與變更
【特別決議決定事項】
- 管理規約的設定、變更及廢止
- 共用部分的變更
- 組合法人的取得或解散相關決議
- 建物二分之一以上發生大規模滅失時的修復事宜
特別決議需要組合成員總數四分之三以上、議決權總數四分之三以上的贊成。關於重建的決議，則需要五分之四以上的贊成。
公寓大廈理事會有哪些職責？
理事會主要設有理事長、副理事長、會計及監事等4個基本職責。有些大廈還會設置防災負責人和修繕負責人等職位。
理事長
理事長作為理事會或管理委員會的代表，負責召集全體大會、主持議事，並擔任與管理公司等外部業者的窗口。但並非擁有所有權限，仍需經過理事會協議及全體大會核准。
副理事長
副理事長是理事長的輔佐角色。當理事長無法出席理事會或全體大會時，由副理事長代為執行職務。
會計
會計負責管理費的出納、保管、運用及支出等會計業務。主要業務包括現金和存摺管理、收支管理、催繳管理費滯納者、製作會計資料等。由於需要專業知識，委託管理公司辦理的情況也不少。
監事
監事負責監察理事會活動是否適當執行。負責確認資金流向及調查可疑事項。若發現問題，也可代替理事長召開臨時大會。
其他職責
有些大廈還設有以下職位：
- 防災負責人：執行防災演練
- 修繕負責人：與施工業者的溝通協調
- 植栽負責人：管理大廈周邊植栽
- 自治會負責人：建立與地區的關係
- 公關負責人：向住戶發布資訊
理事會委員如何選任？
理事會委員的選任方式，一般有自願報名、推薦及輪值制3種。
自願報名和推薦方式是透過全體大會決議選出委員。輪值制是依各住戶順序輪流擔任理事會委員的方式。
自願報名和推薦方式的優點，是容易選出受住戶信任的人。在大規模修繕等重要討論中，也較容易達成共識。
輪值制的優點是可讓更多住戶有機會擔任委員。由於成員不斷更換，也有防止不透明運營的效果。
理事會活動頻率如何？
理事會的召開頻率，一般為每月1次至每隔數月1次。依各大廈管理規約規定。
由於許多大廈的管理公司負責部分業務，即便被選為委員，也不會每天忙於管理業務。管理公司可對理事會提供建議和提案，但最終決定仍由管理委員會作出。
不委託管理公司、採自主管理的情況下，理事會召開和管理業務的頻率會增加。由於公寓大廈管理在許多方面需要專業知識，基本上建議與管理公司簽訂委託契約。
在租賃管理方面，專業支援同樣重要。善用無壓力的租賃管理系統，可大幅減輕業主的負擔。
當選為理事會委員後，首先應做什麼？
當選為理事會委員後，首先應掌握大廈現況並確認管理規約。
仔細檢查自己的大廈每個角落
請確認共用部分和大廈設備。若發現劣化或故障，需予以處理。外觀塗裝和磁磚剝落、植栽管理狀況也須一併檢查，若有問題，請向理事會提出討論和建議。
再次確認管理規約
由於理事會依管理規約執行管理業務，確認管理規約內容是必要之務。管理規約任何人均可查閱，中古大廈在考慮購買階段也可確認。管理室保有全體大會議案書及議事錄，建議也一併確認過去大會的內容。
確認管理委託契約書內容
管理委託契約書不擔任理事會委員時較難確認，因此請把握擔任委員的機會，確認契約內容是否適當。
了解公寓大廈管理相關法律
公寓大廈管理相關主要法律如下：
- 區分所有法：詳細規定公寓大廈區分所有相關事項的法律
- 公寓大廈管理適正化法：關於管理方針、管理委員會的努力義務及公寓大廈管理師制度等的法律
- 公寓大廈標準管理規約：國土交通省制定的範本規約
如需進一步了解管理相關法規，也請參閱日本租賃管理法規指南。
公寓大廈理事會委員可以拒絕嗎？
結論上，拒絕擔任理事會委員本身是可以的。區分所有法中並沒有「不得拒絕」選任委員的文字規定。
但在輪值制的情況下，本來是所有人公平輪流擔任委員，若自己拒絕，就必須由其他住戶填補空缺。若拒絕方式不夠體諒，可能導致人際關係惡化，需多加注意。
避免產生糾紛的拒絕方式
若要拒絕，可告知對方「目前有困難，但明年以後可以擔任委員」等，表達願意配合的意願。同時，積極尋找可代為擔任委員的人選也是有效的方法。
拒絕的理由包括：出差頻繁、海外派駐中、理事會召開日期有工作，或需要就醫、照護等情況。無論哪種情況，具體說明都更容易獲得諒解。
近年備受關注的「第三方管理制度」是什麼機制？
第三方管理制度是指由外部專家擔任理事長，委託其負責管理委員會運營的方式。作為解決理事會委員人手不足問題的手段，近年備受關注。
第三方管理制度受到關注的原因
- 公寓大廈標準管理規約修訂：2016年修訂時新增第三方管理制度的條文
- 建物老化與住戶高齡化：關注管理運營的人口減少
- 委員人手不足：管理業務負擔重，願意承擔的人少
第三方管理制度的種類
國土交通省設想的第三方管理制度主要分為3種：
- 理事長外部專家型：外部專家擔任委員，與區分所有權人共同運營管理委員會
- 外部管理者理事會監督型：選任外部專家擔任理事長，由理事會監督的方式
- 外部管理者全體大會監督型：廢除理事會，由專家作為管理者就任的方式
優點與缺點
最大的優點是減輕管理委員會的負擔，以及由專家進行管理內容的適正化。大規模修繕的計畫制定也可從專業角度進行。
另一方面，缺點在於需要支付外部專家報酬，可能導致管理費增加，以及存在利益衝突行為的風險。導入時需獲得區分所有權人充分的理解。
總結
公寓大廈理事會是承擔管理業務、致力於打造舒適居住環境的重要組織。委員透過自願報名、推薦及輪值制選出，拒絕擔任本身是可以的，但務必顧及其他住戶的感受，盡量抱持合作的態度。近年也出現第三方管理制度這一選項，面臨委員人手不足問題的大廈不妨考慮看看。
常見問題（FAQ）
公寓大廈理事會委員的任期是多久？
一般而言，理事會委員的任期為1至2年。公寓大廈標準管理規約建議任期2年，為使交接順利，採取每次半數輪替方式的大廈也在增加。
無法出席理事會時應如何處理？
無法出席理事會時，可提交委任狀將議決權委任給其他委員，或採書面議決權行使方式。請依管理規約規定的方式辦理。
理事長有報酬嗎？
依各大廈而異，有些大廈會支付理事長和委員每月數千日圓左右的報酬。報酬的有無和金額由管理規約或全體大會決定。
管理委員會與管理公司有何不同？
管理委員會是由公寓大廈全體區分所有權人組成的團體，是公寓大廈管理的主體。管理公司是受管理委員會委託執行實務業務的外部公司，最終意思決定權在管理委員會。
如何導入第三方管理制度？
導入第三方管理制度需要變更管理規約，因此需要特別決議（區分所有權人四分之三以上贊成）。建議諮詢公寓大廈管理師或律師等專業人士，並經全體大會決議後導入。
