购买产权房(日本称为"分让公寓",即整栋分层出售的商品房)之后,会经常接触到"管理组合"和"理事会"这类说法。有时还会被推选为理事会成员,因此提前了解理事会的运作机制十分重要。这与内地商品房小区的业主大会、业主委员会制度颇为相似。
本文将围绕日本公寓理事会的工作内容、选任方法乃至拒绝出任的方法进行讲解。文中还会介绍被选为理事会成员后应当做的事情,以及近年来备受关注的第三方管理方式,欢迎参考。
公寓的管理组合究竟是怎样的组织？
管理组合是由公寓的全体区分所有权人(即购房业主)共同组成的团体。只要购买了产权房,就自动成为管理组合的一员。这与内地商品房小区中全体业主自动构成业主大会的制度思路完全一致——业主大会由该小区全体业主组成,是行使共同管理权利的基本主体。
有人认为"既然缴纳了管理费,交给物业公司打理就行了",但物业公司终究只是接受委托、提供服务的一方。真正就公寓维护管理进行商议决策的,是管理组合与理事会。内地同样如此——物业服务企业只是受托服务方,业主大会和业委会才是决策主体。
此外,日本公寓管理由《区分所有法》(《关于建筑物区分所有等的法律》)规定,但具体细则和管理内容因公寓而异,记载于各自的管理规约中。内地对应的是《民法典》物权编关于业主建筑物区分所有权的规定及《物业管理条例》,再加上各小区自订的管理规约。
管理组合的设立由法律强制规定
根据《区分所有法》规定,全体区分所有权人应当组成团体,对建筑物及用地、附属设施进行管理,并召开集会制定规约。因此,管理组合的设立是法律强制要求的。内地《民法典》同样规定业主对共有部分享有共同管理权利,业主大会的成立同样具有法定属性。
管理组合的具体职责
根据日本国土交通省公布的"公寓标准管理规约",管理组合的目的是让区分所有权人共同增进利益、确保宜居环境。
所谓共同增进利益,是指提高公寓的资产价值、合理有效地使用管理费用。确保宜居环境,则是指为居民营造安心生活的环境。
产权房中,区分所有权人拥有的部分称为专有部分,而门厅、电梯等全体共用的部分称为共用部分。共用部分一旦管理不到位,不仅会给居民带来不便,还会导致建筑物资产价值下降。管理组合的职责,就是防止这类情况发生,以共用部分为核心进行管理,确保居民安全舒适地生活。内地小区中业主大会及业委会对电梯、楼道等共有部分的管理职责,与此对应。
公寓的理事会究竟是做什么的组织？
理事会是统筹管理组合、具体执行公寓维护管理业务的组织。从管理组合成员中选出理事、监事等干部,负责统筹管理业务。这一角色相当于内地小区的业主委员会。
理事会概况
管理组合原则上由全体区分所有权人组成,但如果不明确谁负责什么,组织运作容易陷入混乱,因此理事会应运而生,发挥统筹作用。理事会从管理组合成员中选出干部,统筹管理业务。
《区分所有法》规定,只有登记为法人的管理组合才必须设置理事、监事,但即便没有法人化,绝大多数管理组合也都会推选干部、设立理事会。内地业委会同样并非强制法人组织,但《物业管理条例》普遍要求业主大会选举产生业委会,承担日常管理职责。
干部在法律上的地位
管理组合与理事会干部之间,属于委托合同关系。管理组合一方是委托人,干部一方是受托人。
理事会干部在任职期间负有善良管理人的注意义务,一旦违反,可能因违约责任而被追究损害赔偿。例如,干部挪用管理费用,或者明知他人挪用却放任不管,都很可能被认定为违反该义务。内地对业委会委员同样有类似的诚信勤勉要求,不得利用职务牟取不正当利益。
理事会与总会有什么区别？
理事会是执行总会决议的组织,总会则是管理组合进行意思决定的场合。用公司来打比方,总会相当于股东大会,理事会则相当于董事会。内地也是同样的逻辑:业主大会决策,业委会执行。
什么是"总会"？
管理组合的总会是每年至少召开一次的会议,是管理组合成员进行审议、表决的意思决定场合。原则上全体区分所有权人都应出席。公寓标准管理规约规定,总会应当在新会计年度开始后两个月以内召开。内地同样规定业主大会应当定期召开。
定期总会与临时总会
总会分为"定期总会"和"临时总会"两种。定期总会由理事长每年召集一次管理组合成员召开,临时总会则是理事长认为有必要时临时召开的会议。
总会要成立,需要表决权总数半数以上的成员出席。内地业主大会同样区分定期会议与临时会议,达到一定比例的业主提议即可召开临时会议。
总会决议的事项
总会主要就"普通决议"和"特别决议"进行表决。
【普通决议决定的事项】
- 管理组合的收支决算
- 关于收支决算及事业计划的审议
- 管理费等金额的确定与变更
- 理事会干部的选任及解任
- 基于管理组合规约制定、变更、废止细则
- 共用部分的轻微变更
- 管理组合业务委托相关的决定或变更
【特别决议决定的事项】
- 管理规约的制定、变更、废止
- 共用部分的变更
- 组合法人的设立或解散相关决议
- 建筑物二分之一以上部分发生重大灭失时的修复事宜
特别决议需要组合成员总数四分之三以上、表决权总数四分之三以上的赞成方可通过。涉及重建的决议,则需要五分之四以上的赞成。内地对重大事项同样设置了更高的表决门槛,日常管理事项则表决比例相对较低,"重大事项从严、一般事项从宽"的立法思路是相通的。
公寓理事会都有哪些职务？
理事会主要设有理事长、副理事长、会计、监事这四项基本职务。有些公寓还会根据情况设置防灾负责人、维修负责人等岗位。这与内地业委会设主任、副主任、委员等岗位的做法类似。
理事长
理事长作为理事会或管理组合的代表,负责召集总会、主持议事,并作为对接物业公司等外部业者的窗口。但理事长并不拥有全部权限,重大事项仍需经过理事会协商及总会批准。这一角色大致对应内地业委会主任。
副理事长
副理事长是理事长的辅助角色。理事长无法出席理事会或总会时,由副理事长代为履职。
会计
会计负责管理费的收支、保管、运用及支出等会计业务。现金及存折管理、收支管理、对欠缴管理费者的催缴、会计资料的编制等都是主要工作。由于需要专业知识,不少管理组合会将这部分业务委托给物业公司。内地业委会通常也设有财务人员,负责监督专项维修资金及日常经费。
监事
监事负责监督理事会活动是否得当。包括核实资金流向、调查可疑事项。如发现问题,监事甚至可以代替理事长召开临时总会。内地不少小区同样设有类似的监事或监督岗位,负责对业委会的履职情况进行监督。
其他职务
有些公寓还会根据情况设置以下岗位:
- 防灾负责人:组织防灾演练
- 维修负责人:与施工单位对接
- 绿化负责人:公寓周边绿化管理
- 社区联络负责人:维护与周边社区的关系
- 宣传负责人:向居民发布信息
理事会干部是如何选任的？
理事会干部的选任方式,一般有自荐、推荐、轮值制三种。
自荐和推荐都是通过总会表决确定干部人选,而轮值制则是按住户顺序依次轮流出任理事会干部。
自荐、推荐方式的优点是,容易选出住户信赖的人选。在大规模维修等重要议题上,也更容易达成共识。
轮值制的优点是,可以让更多住户体验干部角色。由于成员持续更替,也具有防止管理不透明的效果。内地业委会委员的产生,同样常见自荐、住户推荐及部分小区探索的轮流机制。
理事会的活动频率如何？
理事会的召开频率,一般为每月一次到数月一次不等。具体由各公寓的管理规约规定。
由于大多数公寓的部分业务已由物业公司承担,即便被选为干部,也不会因此被日常管理业务占据全部时间。物业公司可以向理事会提出建议或方案,但最终决定权始终掌握在管理组合手中。
如果不委托物业公司(即采用自主管理方式),理事会的召开频率及管理业务量都会相应增加。由于公寓管理往往需要专业知识,基本上还是建议与物业公司签订委托合同。
在租赁管理领域,专业化的支持同样十分重要。借助高效省心的租赁管理系统,可以大幅减轻房主的负担。
被选为理事会成员后,首先应该做什么？
一旦被选为理事会干部,首先应当全面了解公寓现状,并确认管理规约的内容。
仔细检查自己所在的公寓
请确认共用部分及公寓设施的状况。如发现老化或故障,需要及时处理。外墙涂装、瓷砖脱落、绿化管理情况等也应一并检查,如有问题应在理事会上提出并商议。
重新确认管理规约
理事会是依据管理规约开展管理业务的,因此确认管理规约内容是必不可少的一环。管理规约任何人都可以查阅,即便是二手房,在购买考虑阶段也可以事先确认。管理室通常还保存有总会的议案书和会议纪要,建议一并查阅以往总会的相关内容。内地小区的管理规约及历次业主大会记录,同样应向业主公开,业委会委员上任前有必要逐一核实。
确认管理委托合同的内容
管理委托合同不成为理事会干部往往很难查阅,借着成为干部的机会,建议确认合同内容是否恰当合理。内地的物业服务合同同样是业委会委员需要重点核查的文件。
了解与公寓管理相关的法律
与公寓管理相关的主要法律如下:
- 区分所有法:就公寓区分所有权作出详细规定的法律
- 公寓管理适正化法:规定管理方针、管理组合的努力义务、公寓管理士制度等内容的法律
- 公寓标准管理规约:由国土交通省制定的示范规约
内地对应的主要法规包括《民法典》物权编、《物业管理条例》,以及住建部门发布的业主大会及业委会指导规则等。若想深入了解相关法规,请参阅日本租赁管理法规指南。
公寓理事会干部可以拒绝出任吗？
结论是,拒绝出任理事会干部本身是可以的。《区分所有法》中并没有"不得拒绝"干部选任的规定。
不过,如果采用轮值制,由于全体住户本应公平轮流承担干部职务,一旦自己拒绝,其他住户就必须填补这一空缺。如果拒绝方式不够妥当,可能导致邻里关系恶化,需要多加注意。内地小区若采用轮值方式产生业委会委员,同样存在类似的人情考量。
不引发矛盾的拒绝方法
拒绝时,不妨表达"现在确实有困难,但明年以后可以考虑出任"之类的意愿,表明自己并非完全排斥。此外,主动帮忙寻找愿意接任的人选也是有效的做法。
拒绝的理由可以是经常出差、常驻海外、理事会召开时间与工作冲突,或者需要就医、照护家人等情况。无论何种理由,具体说明都更容易获得他人理解。
近年备受关注的"第三方管理方式"是怎样的机制？
第三方管理方式,是指由外部专业人士出任理事长,受托运营管理组合的一种方式。作为解决理事会干部人选不足问题的手段,该方式正受到关注。这与内地部分地区探索的专业机构受托管理模式类似。
第三方管理方式受到关注的原因
- 公寓标准管理规约的修订:2016年修订新增了第三方管理方式相关条款
- 建筑物老化与住户高龄化:关心管理运营事务的群体日益减少
- 干部人选不足:管理业务负担较重,愿意承担的人较少
第三方管理方式的类型
日本国土交通省设想的第三方管理方式主要有3种。
- 理事长外部专家型:由外部专家作为干部之一,与区分所有权人共同运营管理组合
- 外部管理者理事会监督型:选任外部专家出任理事长,由理事会对其进行监督
- 外部管理者总会监督型:废除理事会,由专家以管理者身份直接就任
优点与缺点
最大的优点在于减轻管理组合一方的负担,并借助专业人士提升管理内容的合理性。大规模维修计划的制定等事项也能得到更专业的视角支持。
另一方面,缺点在于需要向外部专家支付报酬,可能导致管理费上涨,同时也存在利益冲突的风险。引入该方式前,需要充分取得区分所有权人的理解。内地部分小区尝试引入的物业企业代管模式,同样面临类似的问题,需要业主大会审慎表决。
总结
公寓理事会是为营造宜居环境而承担管理业务的重要组织。干部通过自荐、推荐、轮值制产生,但拒绝出任本身是可以的。不过,不应忘记对其他住户的体谅,应尽量保持配合的态度。近年出现的第三方管理方式也是一种选择,对于苦恼干部人选不足的公寓来说,不妨加以考虑。这些经验对内地小区完善业主自治制度同样具有参考价值。
常见问题(FAQ)
公寓理事会干部的任期大概是多久？
一般来说,理事会干部的任期为1年到2年。公寓标准管理规约推荐采用2年任期,为了让交接更顺畅,不少公寓还会采用半数轮换的方式。内地业委会委员的任期通常由地方性法规或业主大会议事规则规定,一般也在1年至3年之间,并普遍鼓励适度轮换。
无法出席理事会时应该怎么办？
如果无法出席理事会,可以提交委托书,将表决权委托给其他干部行使,也可以采用书面行使表决权的方式。请按照管理规约规定的方法处理。
理事长有报酬吗？
因公寓而异,有些公寓会向理事长或干部支付每月数千日元左右的报酬。是否支付报酬以及具体金额,由管理规约或总会决定。内地业委会委员通常为义务性质,少数小区经业主大会表决后,也会给予适当的工作津贴。
管理组合与物业公司有什么区别？
管理组合是由公寓全体区分所有权人组成的团体,是公寓管理的主体。物业公司则是接受管理组合委托、承担具体事务的外部企业,最终的决策权始终掌握在管理组合手中。这与内地业主大会、业委会作为决策主体,物业服务企业作为受托服务方的关系完全一致。
引入第三方管理方式需要怎样的流程？
引入第三方管理方式需要变更管理规约,因此必须经过特别决议(区分所有权人四分之三以上赞成)。建议先咨询公寓管理士或律师等专业人士,再经总会表决后正式引入。
