Na gestão de locação de apartamentos e condomínios, a escolha da empresa de administração é uma decisão importante que influencia a rentabilidade e a preservação do valor do ativo. Mesmo que se pense "como está nas mãos da administradora, está tudo bem", não são raros os casos em que a vacância se prolonga ou as respostas são lentas. Neste artigo, organizamos os papéis e as relações entre administradora, proprietário e imobiliária intermediadora e, em seguida, explicamos em que momento se deve considerar a troca da administradora e quais cuidados são necessários.
Qual é o papel da administradora, do proprietário e da imobiliária intermediadora?
Na gestão de locação participam vários agentes, e compreender o papel e o escopo de responsabilidade de cada um é o ponto de partida para uma administração adequada.
O papel da administradora
A administradora é uma empresa especializada que recebe do proprietário a incumbência de executar a gestão cotidiana de apartamentos e condomínios. As principais atividades são as seguintes.
- Captação de inquilinos, análise e procedimentos contratuais
- Cobrança de aluguel e acompanhamento de inadimplência
- Atendimento a problemas de equipamentos e providências de reparo
- Primeiro atendimento de reclamações e conflitos de vizinhança
- Vistoria de desocupação e conferência da restauração do imóvel
Ao terceirizar para uma administradora, o proprietário pode reduzir significativamente a carga de atendimento aos inquilinos. Também existem administradoras que oferecem serviços de garantia contra inadimplência de aluguel e até representação em ações de despejo. Empresas com alta qualidade de gestão também atuam de forma proativa na captação de inquilinos para manter a ocupação plena.
O papel do proprietário
Proprietário é quem detém a titularidade do imóvel. Pode ser pessoa física ou jurídica. Entre suas principais responsabilidades estão decidir as diretrizes de manutenção e reparo do edifício, arcar com os custos de reparo, elaborar planos de reforma e definir políticas de gestão para estacionamento e bicicletário. Mesmo quando a gestão é terceirizada, a decisão final sobre a condução do negócio cabe ao proprietário.
O papel da imobiliária intermediadora
A imobiliária intermediadora (empresa imobiliária) tem a função de conectar quem aluga e quem oferece o imóvel. Ela realiza a divulgação do imóvel, o atendimento aos interessados, os procedimentos contratuais, a renovação e os acertos no momento da desocupação. Há também muitas empresas que acumulam as funções de administradora e intermediação.
Como funciona o fluxo financeiro entre administradora, proprietário e imobiliária intermediadora?
Compreender o fluxo financeiro da locação é indispensável para avaliar se os custos são adequados.
- Inquilino → Imobiliária intermediadora: taxa de intermediação
- Inquilino → Administradora: caução, luvas e aluguel mensal
- Administradora → Proprietário: aluguel (após dedução da taxa de administração), caução e luvas
- Proprietário → Administradora: taxa de administração e verba de divulgação
- Administradora → Imobiliária intermediadora: verba de divulgação
Em geral, a taxa de administração gira em torno de 3 a 5% do aluguel mensal. Para confirmar a transparência dos custos, recomendamos revisar periodicamente o conteúdo do contrato com a administradora.
É possível trocar de administradora? Momento adequado e riscos da mudança
É possível trocar de administradora, mas uma mudança precipitada envolve riscos. Considere os critérios a seguir como referência.
Situações em que vale considerar a mudança
- A vacância permanece por mais de 3 meses e, ainda assim, não há proposta de melhoria
- As condições do imóvel são boas, mas o custo de administração é elevado, acima de 3%
- O atendimento a reclamações e reparos é lento, e há muitas insatisfações por parte dos inquilinos
- O relatório financeiro carece de transparência e não é possível construir uma relação de confiança
Por que evitar uma troca precipitada
Há uma tendência de que custo de administração e qualidade de gestão caminhem juntos. Mesmo que a mudança para uma administradora mais barata tenha como objetivo reduzir custos, existe o risco de a rentabilidade de longo prazo cair devido à redução da taxa de ocupação ou à piora na qualidade do atendimento. Se não houver um problema claro, priorize manter a situação atual.
Riscos no momento da mudança
- Entre o aviso de rescisão e a conclusão da transição, há possibilidade de a gestão ficar enfraquecida
- Pode levar tempo até que a nova administradora produza resultados
- Há risco de expiração de garantias como cobertura contra inadimplência, sublocação garantida e garantia de obras
Se decidir pela mudança, é importante coordenar cuidadosamente para que o prazo de aviso de rescisão à administradora atual e o início do contrato com a nova administradora não fiquem desalinhados.
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Perguntas frequentes (FAQ)
Q. A administradora e a imobiliária intermediadora devem ser a mesma empresa?
A. Contratar uma empresa que acumule administração e intermediação pode trazer a vantagem de tornar os procedimentos mais fluidos. No entanto, em alguns casos, separar administração e intermediação entre empresas diferentes faz com que a lógica concorrencial funcione e permita uma captação de inquilinos mais ativa. Avalie de acordo com a situação do imóvel.
Q. Qual é a faixa de mercado da taxa de administração?
A. Em geral, a faixa de mercado é de 3 a 5% do aluguel mensal. É importante comparar o custo-benefício em conjunto com o conteúdo do serviço, como rondas, frequência de relatórios e estrutura de atendimento emergencial.
Q. Se a administradora for trocada, é necessário avisar os inquilinos?
A. Sim, é necessário. Existe a obrigação de comunicar por escrito informações diretamente ligadas à vida do inquilino, como alteração da conta para pagamento do aluguel e mudança do contato de emergência.
Q. Vale mais a pena autogestão ou gestão terceirizada?
A. Quando o número de unidades é pequeno e os inquilinos são estáveis, a autogestão pode reduzir custos, mas exige mais tempo e esforço de resposta. Quanto maior o número de unidades, maiores tendem a ser as vantagens da gestão terceirizada.
Q. Quanto tempo de antecedência é necessário para rescindir ao trocar de administradora?
A. Em geral, é necessário avisar a rescisão com 3 a 6 meses de antecedência. Verifique o contrato e avance com o procedimento somente depois de assegurar um período suficiente para a transição.
