En la gestión de alquileres de apartamentos y edificios residenciales, la elección de la empresa de administración es una decisión importante que influye en la rentabilidad y en la conservación del valor del activo. Aunque se piense que "todo está bien porque lo lleva la empresa administradora", no son pocos los casos en los que las vacantes se prolongan o la respuesta es lenta. En este artículo, organizaremos las funciones y relaciones de la empresa de administración, el propietario y la empresa intermediaria, y explicaremos en qué momento conviene considerar un cambio de empresa administradora y qué puntos requieren atención.
¿Cuáles son las funciones de la empresa de administración, el propietario y la empresa intermediaria?
En la gestión de alquileres intervienen varios actores, y comprender las funciones y el alcance de responsabilidad de cada uno es el punto de partida para una gestión adecuada.
Función de la empresa de administración
La empresa de administración es un operador especializado que, por encargo del propietario, se ocupa de la gestión diaria de apartamentos y edificios residenciales. Sus principales tareas son las siguientes.
- Captación de inquilinos, evaluación y trámites contractuales
- Cobro de rentas y gestión de morosidad
- Atención de problemas en instalaciones y coordinación de reparaciones
- Primera atención de reclamaciones y conflictos vecinales
- Inspección de salida y verificación de la restitución al estado original
Al delegar en una empresa de administración, el propietario puede reducir de forma considerable la carga de atender a los inquilinos. También existen empresas administradoras que ofrecen servicios de garantía frente a impagos de renta y que gestionan procedimientos de desocupación judicial. Las empresas con alta calidad de gestión también promueven activamente la captación de inquilinos para mantener la plena ocupación.
Función del propietario
El propietario es la persona o entidad titular del inmueble. Puede ser tanto una persona física como una sociedad. Entre sus principales responsabilidades se encuentran decidir la política de mantenimiento y reparación del edificio, asumir los costes de reparación, planificar reformas y definir la política de gestión de estacionamientos y aparcamientos para bicicletas. Incluso cuando la gestión está delegada, la decisión final de gestión empresarial corresponde al propietario.
Función de la empresa intermediaria
La empresa intermediaria (inmobiliaria) cumple la función de conectar a arrendatarios y arrendadores. Se encarga de la publicidad del inmueble, la atención a los interesados, los trámites contractuales, las renovaciones y la liquidación al momento de la salida. También hay muchas empresas que combinan la administración con la intermediación.
¿Cómo es el flujo de dinero entre la empresa de administración, el propietario y la empresa intermediaria?
Comprender el flujo de dinero en la gestión de alquileres es indispensable para juzgar si los costes son razonables.
- Inquilino → Empresa intermediaria: comisión de intermediación
- Inquilino → Empresa de administración: depósito, dinero de agradecimiento y renta mensual
- Empresa de administración → Propietario: renta (descontada la comisión de administración), depósito y dinero de agradecimiento
- Propietario → Empresa de administración: comisión de gestión delegada y gastos de publicidad
- Empresa de administración → Empresa intermediaria: gastos de publicidad
El precio de mercado de la comisión de gestión delegada suele situarse en torno al 3〜5% de la renta mensual. Para confirmar la transparencia de los costes, recomendamos revisar periódicamente el contenido del contrato con la empresa de administración.
¿Se puede cambiar de empresa de administración? Cuándo conviene hacerlo y qué riesgos existen
Es posible cambiar de empresa de administración, pero un cambio precipitado conlleva riesgos. Tome como referencia los siguientes criterios de evaluación.
Situaciones en las que conviene considerar un cambio
- Las vacantes continúan durante más de 3 meses y, aun así, no hay propuestas de mejora
- Aunque el inmueble tiene buenas condiciones, los costes de administración son elevados, por encima del 3%
- La atención de reclamaciones y reparaciones es lenta, y hay muchas quejas de los inquilinos
- Los informes de ingresos y gastos son poco transparentes y no es posible construir una relación de confianza
Por qué conviene evitar cambios precipitados
Los costes de administración y la calidad de la gestión tienden a estar relacionados. Aunque se cambie a una empresa administradora más económica con el objetivo de reducir costes, existe el riesgo de que la rentabilidad a largo plazo disminuya por una menor ocupación o un deterioro en la calidad de respuesta. Si no existe un problema claro, priorice mantener la situación actual.
Riesgos al realizar el cambio
- Existe la posibilidad de que la gestión quede desatendida entre la notificación de cancelación y la finalización del traspaso
- Puede llevar tiempo hasta que la nueva empresa de administración muestre resultados
- Existe el riesgo de perder garantías como la cobertura por impago de inquilinos, la garantía de subarrendamiento o la garantía de obras
Si decide llevar a cabo el cambio, es importante coordinar minuciosamente para que el momento de notificar la cancelación a la empresa actual y la fecha de inicio del contrato con la nueva empresa no dejen vacíos en la gestión.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Q. ¿Conviene encargar la administración y la intermediación a la misma empresa?
A. Encargarlo a una empresa que combine administración e intermediación tiene la ventaja de agilizar los trámites. Sin embargo, al separar la administración y la intermediación entre empresas distintas, también puede operar una lógica competitiva y esperarse una captación de inquilinos más activa. Decídalo según la situación del inmueble.
Q. ¿Cuál es el precio de mercado de la comisión de gestión delegada?
A. En general, el precio de mercado se sitúa entre el 3〜5% de la renta mensual. Es importante comparar la relación coste-beneficio junto con el contenido del servicio (rondas, frecuencia de informes, sistema de atención de emergencias, etc.).
Q. Si se cambia de empresa de administración, ¿es necesario avisar a los inquilinos?
A. Sí, es necesario. Existe la obligación de notificar por escrito información directamente vinculada con la vida del inquilino, como el cambio de la cuenta de pago de la renta o del contacto de emergencia.
Q. ¿Qué resulta más conveniente: la autogestión o la gestión delegada?
A. Si el número de unidades es pequeño y los inquilinos se mantienen estables, la autogestión puede reducir costes, pero requiere tiempo y dedicación para atender incidencias. Cuanto mayor sea el número de unidades, mayor será la ventaja de la gestión delegada.
Q. ¿Cuánto tiempo de preaviso se necesita para cambiar de empresa de administración?
A. En general, se requiere una notificación de cancelación con 3 a 6 meses de antelación. Revise el contrato y avance con el procedimiento asegurando un periodo de traspaso suficiente.
