Dans la gestion locative d’un appartement ou d’un immeuble résidentiel, le choix de la société de gestion est une décision essentielle qui influence la rentabilité ainsi que le maintien de la valeur patrimoniale. Même si l’on pense que « tout va bien puisque la gestion est confiée à une société spécialisée », il n’est pas rare que des logements restent vacants longtemps ou que les réponses apportées soient tardives. Dans cet article, nous clarifions les rôles et les relations entre la société de gestion, le propriétaire bailleur et l’agence d’intermédiation, puis nous expliquons à quel moment il convient d’envisager un changement de société de gestion ainsi que les points de vigilance à connaître.
Quel est le rôle de la société de gestion, du propriétaire bailleur et de l’agence d’intermédiation ?
Plusieurs acteurs interviennent dans la gestion locative, et comprendre le rôle ainsi que le périmètre de responsabilité de chacun constitue le point de départ d’un pilotage approprié.
Le rôle de la société de gestion
La société de gestion est un prestataire spécialisé qui prend en charge, sur mandat du propriétaire bailleur, la gestion quotidienne d’appartements et d’immeubles résidentiels. Ses principales missions sont les suivantes.
- Recherche des locataires, examen des dossiers et formalités contractuelles
- Encaissement des loyers et relance des impayés
- Gestion des problèmes d’équipement et organisation des réparations
- Premier traitement des réclamations et des troubles de voisinage
- État des lieux de sortie et vérification de la remise en état
En confiant ces missions à une société de gestion, le propriétaire peut réduire de manière significative la charge liée aux relations avec les locataires. Certaines sociétés proposent également des garanties contre les impayés de loyer ou assurent l’accompagnement des procédures d’expulsion. Les sociétés offrant une gestion de qualité mènent aussi de manière proactive les actions de commercialisation nécessaires au maintien d’un taux d’occupation élevé.
Le rôle du propriétaire bailleur
Le propriétaire bailleur est le détenteur du bien immobilier. Il peut s’agir d’une personne physique ou morale. Ses principales responsabilités consistent à décider des orientations de maintenance et de réparation du bâtiment, à supporter les frais de réparation, à élaborer les projets de rénovation et à définir la politique de gestion des parkings et des espaces vélos. Même lorsque la gestion est confiée à une société spécialisée, les décisions finales de gestion patrimoniale relèvent du propriétaire.
Le rôle de l’agence d’intermédiation
L’agence d’intermédiation (agence immobilière) assure la mise en relation entre le locataire et le bailleur. Elle intervient dans la diffusion des annonces, l’accompagnement des candidats locataires, les formalités contractuelles, les renouvellements ainsi que les régularisations au moment du départ. De nombreuses structures cumulent également les fonctions de gestion et d’intermédiation.
Comment s’organisent les flux financiers entre la société de gestion, le propriétaire bailleur et l’agence d’intermédiation ?
Comprendre les flux financiers de la gestion locative est indispensable pour évaluer la pertinence des coûts engagés.
- Locataire → Agence d’intermédiation : honoraires d’intermédiation
- Locataire → Société de gestion : dépôt de garantie, pas-de-porte, loyer mensuel
- Société de gestion → Propriétaire bailleur : loyer (après déduction des frais de gestion), dépôt de garantie, pas-de-porte
- Propriétaire bailleur → Société de gestion : honoraires de gestion, frais publicitaires
- Société de gestion → Agence d’intermédiation : frais publicitaires
Les honoraires de gestion se situent généralement autour de 3 à 5% du loyer mensuel. Afin de vérifier la transparence des coûts, nous recommandons de réexaminer régulièrement le contenu du contrat conclu avec la société de gestion.
Peut-on changer de société de gestion ? Le bon moment pour le faire et les risques à anticiper
Il est possible de changer de société de gestion, mais un changement décidé à la légère comporte des risques. Nous vous invitons à vous appuyer sur les critères de jugement ci-dessous.
Situations dans lesquelles un changement mérite d’être envisagé
- Le bien reste vacant pendant plus de trois mois sans qu’aucune proposition d’amélioration ne soit formulée
- Les caractéristiques du bien sont bonnes, mais les frais de gestion dépassent 3% et paraissent élevés
- Les réclamations et les réparations sont traitées lentement, ce qui génère de nombreuses insatisfactions chez les locataires
- Les rapports financiers manquent de transparence et la relation de confiance ne peut pas se construire
Pourquoi il convient d’éviter un changement précipité
Les frais de gestion et la qualité de gestion ont tendance à être corrélés. Même si l’objectif est de réduire les coûts, passer à une société moins chère peut, à long terme, faire baisser la rentabilité en raison d’un recul du taux d’occupation ou d’une dégradation de la qualité de service. Lorsqu’aucun problème clair n’est constaté, il convient de donner la priorité au maintien de la situation actuelle.
Risques au moment du changement
- Entre la notification de résiliation et la fin de la transition, la gestion peut devenir temporairement moins suivie
- Il peut falloir du temps avant que les effets de la nouvelle société de gestion se manifestent
- Il existe un risque de perte des garanties liées aux impayés, à la sous-location garantie ou aux travaux
Si vous décidez de procéder au changement, il est essentiel de coordonner avec précision la date de notification de résiliation à la société actuelle et la date de début du contrat avec la nouvelle société de gestion afin d’éviter toute rupture dans la continuité de gestion.
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Questions fréquentes (FAQ)
Q. Faut-il confier la gestion et l’intermédiation à une même société ?
A. Confier la gestion et l’intermédiation à une même société présente l’avantage de fluidifier les démarches. Cependant, le fait de séparer la gestion et l’intermédiation entre deux sociétés peut aussi introduire une saine concurrence et favoriser une recherche de locataires plus active. Il convient d’en juger selon la situation du bien.
Q. Quel est le niveau habituel des honoraires de gestion ?
A. En règle générale, ils représentent 3 à 5% du loyer mensuel. Il est important de comparer le rapport coût-efficacité en tenant compte du contenu des services, comme les visites de contrôle, la fréquence des rapports ou l’organisation des interventions d’urgence.
Q. En cas de changement de société de gestion, faut-il informer les locataires ?
A. Oui. Il est nécessaire de leur notifier par écrit toute information directement liée à leur vie quotidienne, notamment le changement de compte de versement du loyer ou de contact d’urgence.
Q. L’autogestion est-elle plus avantageuse que la gestion déléguée ?
A. Lorsque le nombre de lots est limité et que les locataires sont stables, l’autogestion permet de réduire les coûts, mais elle demande du temps et des efforts. Plus le nombre de lots augmente, plus les avantages de la gestion déléguée deviennent importants.
Q. Quel délai de résiliation faut-il prévoir pour changer de société de gestion ?
A. En général, une notification de résiliation trois à six mois à l’avance est nécessaire. Veuillez vérifier le contrat et engager la procédure en vous assurant de disposer d’un délai de transition suffisant.
