Bei der Vermietung von Apartments und Mehrfamilienhäusern ist die Auswahl der Verwaltungsgesellschaft eine wichtige Entscheidung, die die Rentabilität und den Erhalt des Vermögenswerts maßgeblich beeinflusst. Selbst wenn man denkt: „Da die Verwaltungsgesellschaft sich darum kümmert, ist alles in Ordnung“, kommt es nicht selten vor, dass Leerstände andauern oder Reaktionen verzögert erfolgen. In diesem Beitrag ordnen wir zunächst die jeweiligen Rollen und Beziehungen von Verwaltungsgesellschaft, Vermieter und Makler ein und erläutern anschließend, wann ein Wechsel der Verwaltungsgesellschaft geprüft werden sollte und welche Punkte dabei zu beachten sind.
Was sind die Rollen von Verwaltungsgesellschaft, Vermieter und Makler?
Am Vermietungsgeschäft sind mehrere Akteure beteiligt. Ein Verständnis ihrer jeweiligen Rollen und Verantwortungsbereiche ist der Ausgangspunkt für ein angemessenes Management.
Die Rolle der Verwaltungsgesellschaft
Eine Verwaltungsgesellschaft ist ein spezialisierter Dienstleister, der im Auftrag des Vermieters die laufende Verwaltung von Apartments und Mehrfamilienhäusern übernimmt. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die folgenden.
- Suche nach Mietern, Prüfung und Vertragsabwicklung
- Einzug der Miete und Mahnung bei Zahlungsverzug
- Bearbeitung technischer Probleme und Organisation von Reparaturen
- Erstreaktion auf Beschwerden und Konflikte in der Nachbarschaft
- Begleitung des Auszugs und Prüfung der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands
Durch die Beauftragung einer Verwaltungsgesellschaft kann der Eigentümer den Aufwand für die Kommunikation mit Mietern erheblich reduzieren. Es gibt auch Verwaltungsgesellschaften, die Garantieleistungen bei Mietrückständen oder die Vertretung in Räumungsverfahren anbieten. Unternehmen mit hoher Verwaltungsqualität betreiben zudem eine aktive Vermietung, um Vollvermietung zu sichern.
Die Rolle des Vermieters (Eigentümers)
Der Vermieter ist der Eigentümer des Gebäudes. Dabei kann es sich sowohl um eine Privatperson als auch um eine juristische Person handeln. Zu den zentralen Verantwortlichkeiten gehören die Entscheidung über Instandhaltungs- und Reparaturrichtlinien für das Gebäude, die Übernahme von Reparaturkosten, die Planung von Renovierungen sowie die Festlegung von Bewirtschaftungsrichtlinien für Parkplätze und Fahrradabstellplätze. Auch wenn die Verwaltung ausgelagert ist, trifft der Eigentümer die endgültigen unternehmerischen Entscheidungen.
Die Rolle des Maklers
Ein Makler (Immobilienunternehmen) übernimmt die Rolle, Mieter und Vermieter miteinander zu verbinden. Dazu gehören die Schaltung von Anzeigen für die Immobilie, die Begleitung von Interessenten, die Vertragsabwicklung, Vertragsverlängerungen sowie die Abrechnung beim Auszug. Viele Unternehmen übernehmen sowohl Verwaltungs- als auch Maklerleistungen.
Wie verlaufen die Geldflüsse zwischen Verwaltungsgesellschaft, Vermieter und Makler?
Die Geldflüsse im Vermietungsgeschäft zu verstehen, ist unerlässlich, um die Angemessenheit von Kosten beurteilen zu können.
- Mieter → Makler: Maklerprovision
- Mieter → Verwaltungsgesellschaft: Kaution, Schlüsselgeld und monatliche Miete
- Verwaltungsgesellschaft → Vermieter: Miete (nach Abzug der Verwaltungsgebühr), Kaution, Schlüsselgeld
- Vermieter → Verwaltungsgesellschaft: Verwaltungsgebühr und Werbekosten
- Verwaltungsgesellschaft → Makler: Werbekosten
Als marktüblicher Satz für die Verwaltungsgebühr gelten in der Regel etwa 3 bis 5 % der monatlichen Miete. Um die Transparenz der Kosten zu prüfen, empfehlen wir, die Vertragsinhalte mit der Verwaltungsgesellschaft regelmäßig zu überprüfen.
Kann eine Verwaltungsgesellschaft gewechselt werden? Der richtige Zeitpunkt und die Risiken eines Wechsels
Ein Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist möglich, doch ein vorschneller Wechsel ist mit Risiken verbunden. Orientieren Sie sich an den folgenden Kriterien.
Situationen, in denen ein Wechsel geprüft werden sollte
- Leerstand besteht seit mehr als drei Monaten fort, ohne dass Verbesserungsvorschläge vorgelegt werden
- Obwohl die Rahmenbedingungen der Immobilie gut sind, liegen die Verwaltungskosten mit mehr als 3 % auf einem hohen Niveau
- Beschwerden und Reparaturen werden nur langsam bearbeitet, und es gibt viele Unzufriedenheiten seitens der Mieter
- Die Ertragsberichte sind intransparent, sodass kein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann
Warum ein vorschneller Wechsel vermieden werden sollte
Verwaltungskosten und Verwaltungsqualität neigen dazu, miteinander zu korrelieren. Selbst wenn aus Gründen der Kostensenkung zu einer günstigen Verwaltungsgesellschaft gewechselt wird, besteht das Risiko, dass die langfristigen Erträge durch sinkende Belegungsquoten und eine Verschlechterung der Reaktionsqualität zurückgehen. Wenn kein klar erkennbares Problem vorliegt, sollte der Erhalt des aktuellen Zustands Priorität haben.
Risiken bei einem Wechsel
- Zwischen Kündigungsmitteilung und Abschluss der Übergabe kann die Verwaltung vorübergehend weniger engmaschig werden
- Es kann Zeit benötigen, bis die Wirkung der neuen Verwaltungsgesellschaft sichtbar wird
- Es besteht das Risiko, dass Garantien für Mietrückstände, Sublease-Garantien oder Baugarantien entfallen
Wenn Sie sich für einen Wechsel entscheiden, ist es wichtig, den Zeitpunkt der Kündigungsmitteilung an die bisherige Verwaltungsgesellschaft und den Beginn des Vertrags mit der neuen Verwaltungsgesellschaft sorgfältig so abzustimmen, dass keine Lücke entsteht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Q. Sollte man Verwaltungsgesellschaft und Makler bei demselben Unternehmen beauftragen?
A. Wenn Sie ein Unternehmen beauftragen, das sowohl Verwaltung als auch Maklertätigkeit übernimmt, kann dies den Vorteil haben, dass Abläufe reibungsloser werden. Andererseits kann es auch Fälle geben, in denen die Aufteilung auf unterschiedliche Unternehmen den Wettbewerb fördert und dadurch eine aktivere Mietersuche zu erwarten ist. Bitte entscheiden Sie entsprechend der Situation Ihrer Immobilie.
Q. Wie hoch ist der marktübliche Satz für die Verwaltungsgebühr?
A. Im Allgemeinen liegt er bei 3 bis 5 % der monatlichen Miete. Entscheidend ist, die Kostenwirksamkeit zusammen mit dem Leistungsumfang zu vergleichen, etwa mit Blick auf Kontrollgänge, die Häufigkeit von Berichten und die Organisation von Notfallreaktionen.
Q. Ist es notwendig, die Mieter zu informieren, wenn die Verwaltungsgesellschaft gewechselt wird?
A. Ja, das ist erforderlich. Es besteht die Pflicht, Informationen, die das Leben der Mieter unmittelbar betreffen, schriftlich mitzuteilen, etwa Änderungen der Bankverbindung für Mietzahlungen oder der Notfallkontakte.
Q. Was ist vorteilhafter: Eigenverwaltung oder Beauftragung einer Verwaltungsgesellschaft?
A. Wenn die Anzahl der Einheiten gering ist und die Mieterstruktur stabil bleibt, können durch Eigenverwaltung Kosten gesenkt werden. Allerdings erfordert dies Aufwand und Zeit in der Bearbeitung. Je höher die Anzahl der Einheiten ist, desto größer werden die Vorteile einer Verwaltungsbeauftragung.
Q. Wie lange ist die Kündigungsfrist beim Wechsel einer Verwaltungsgesellschaft?
A. In der Regel ist eine Kündigungsmitteilung drei bis sechs Monate im Voraus erforderlich. Prüfen Sie den Vertrag und leiten Sie die Schritte erst ein, nachdem Sie ausreichend Zeit für die Übergabe sichergestellt haben.
