Was ist die Instandhaltungsrücklage? Leitfaden für Investoren zu Höhe, steuerlicher Behandlung und Erhöhungsrisiken

Bei Wohnungsinvestitionen werden die monatlichen Instandhaltungsrücklagen oft als „schwer erkennbare Kosten“ übersehen. Dochein Mangel an Instandhaltungsrücklagen kann zu Sonderumlagen bei Großsanierungen und zu einem Rückgang des Vermögenswerts führen und ist daher einer der zentralen Indikatoren für Investitionsentscheidungen. Im Folgenden ordnen wir Systematik, Richtwerte, steuerliche Behandlung als Aufwand und das Risiko von Erhöhungen strukturiert ein.

Was sind Instandhaltungsrücklagen? Worin unterscheiden sie sich von Verwaltungsgebühren?

Instandhaltungsrücklagen sind monatlich von den Bewohnern erhobene Rücklagen, mit denen gemeinschaftliche Bereiche einer Eigentumswohnanlage wie Außenwände, Dachflächen oder Aufzüge langfristig erhalten und instand gesetzt werden.

Der Unterschied zu den Verwaltungsgebühren liegt im „Verwendungszweck“:

• Instandhaltungsrücklagen: für Großsanierungen im Abstand von 10 bis 15 Jahren, Maßnahmen bei Schäden durch Katastrophen und Verbesserungen an Gemeinschaftsflächen
• Verwaltungsgebühren: für laufende Instandhaltung wie tägliche Reinigung, Müllentsorgung, Anlagenprüfung und Versicherungsprämien

Instandhaltungsrücklagen werdenbeim Verkauf der Wohnung oder beim Auszug nicht zurückerstattet, da sie Vermögen der Eigentümergemeinschaft sind.

Die Verwendung der Instandhaltungsrücklagen ist in der Standardverwaltungsordnung des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus geregelt

Auf Grundlage von „Artikel 28 der Standardverwaltungsordnung für Eigentumswohnungen“ des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus gibt es vor allem vier Hauptverwendungszwecke für Instandhaltungsrücklagen:

1. Regelmäßige Großsanierungen wie Fassadenreparaturen, Abdichtungen und Neuanstrich von Geländern
2. Unvorhergesehene Reparaturarbeiten infolge von Erdbeben, Taifunen oder ähnlichen Ereignissen
3. Verbesserung und Modernisierung von Gemeinschaftsbereichen, etwa durch automatische Schließsysteme oder barrierefreie Umgestaltung
4. Untersuchungskosten im Zusammenhang mit der Prüfung eines Neubaus

Eine Verwendung fürSondereigentum, also den Innenbereich der einzelnen Wohnung, ist grundsätzlich nicht zulässig. Für integrierte Anlagen wie Rohrleitungen oder Brandmelder, die mit Gemeinschaftsbereichen verbunden sind, kann es jedoch Ausnahmen geben.

Wie hoch sind die üblichen Instandhaltungsrücklagen?

Laut der „Umfassenden Eigentumswohnungsumfrage 2018“ des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus beträgt derlandesweite Durchschnitt der Instandhaltungsrücklage pro Einheit 12.268 Yen pro Monat, einschließlich des aus Parkgebühren gedeckten Anteils.

Richtwerte nach Gebäudegröße

• Einzimmerwohnungen: 1.400 bis 3.660 Yen pro Monat
• Kleine Wohnanlagen (bis 100 Einheiten): 1.820 bis 28.620 Yen pro Monat
• Große Wohnanlagen (mehr als 100 Einheiten, keine Türme): 2.500 bis 12.690 Yen pro Monat
• Turmwohnungen (20 Etagen oder mehr, mehr als 100 Einheiten): 2.330 bis 27.900 Yen pro Monat
• Durchschnitt bei gebrauchten Eigentumswohnungen im Großraum Tokio (East Japan REINS, Erhebung 2018): 10.392 Yen pro Monat

Berechnungsformel für einen angemessenen Betrag (Leitlinie des Ministeriums)

Richtwert für die Instandhaltungsrücklage (Y) = A (Betrag der Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter Sondereigentumsfläche) × X (Sondereigentumsfläche in Quadratmetern) + B (Zuschlag für mechanische Parkplätze)

Bei Gebäuden mit weniger als 15 Etagen liegt der durchschnittliche Richtwert pro Quadratmeter Sondereigentumsfläche bei178 bis 218 Yen pro Quadratmeter und Monat.

Unter welchen Voraussetzungen können Instandhaltungsrücklagen als Aufwand verbucht werden?

Aus Sicht der Immobilieninvestition beeinflusstdie Frage, ob Instandhaltungsrücklagen als Aufwand angesetzt werden können, die Ertragsplanung. Die Voraussetzungen dafür sind wie folgt:

1. Das Buchungskonto muss „Reparaturaufwand“ sein, nicht Verwaltungsgebühr
2. Der Wohnungseigentümer muss die Rücklage tatsächlich gezahlt haben
3. Die Instandhaltungsrücklage darf kein rückzahlungspflichtiges Geld sein, was in der Verwaltungsordnung geregelt sein muss
4. Die Rücklage darf ausschließlich für Reparaturen an Gemeinschaftsbereichen verwendet werden
5. Die Berechnung muss auf einer sachgerechten Methode beruhen, entsprechend den Vorgaben der japanischen Steuerbehörde

Warum steigen Instandhaltungsrücklagen?

Steigende Instandhaltungsrücklagen sind ein Risikofaktor, der die Rendite einer Anlageimmobilie belastet. Die drei Hauptgründe dafür sind:

• Einführung eines stufenweisen Erhöhungsmodells: Bei Neubauten werden die Beträge zunächst niedrig angesetzt und anschließend alle fünf Jahre stufenweise erhöht. Dieses Modell wurde seit 2010 bei rund 68 % der Wohnanlagen eingeführt. Laut einer Untersuchung des Ministeriums aus dem Jahr 2021 lag der Durchschnittswert damit 3,6-mal so hoch wie zehn Jahre zuvor, also um rund 7.000 Yen pro Monat höher
• Steigende Marktpreise für Sanierungsarbeiten: Durch höhere Preise, steigende Löhne und teurere Materialien nehmen die Kosten für Großsanierungen zu
• Zusätzliche außerplanmäßige Reparaturen: Wenn Arbeiten hinzukommen, die im ursprünglichen Plan nicht enthalten waren, etwa Erdbebenverstärkungen oder zusätzliche Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge, entsteht ein Rücklagenmangel

Laut Untersuchungen bestehtbei etwa jeder dritten Wohnanlage in Japan ein Mangel an Instandhaltungsrücklagen. Bei der Auswahl einer Investitionsimmobilie sollten Sie deshalb den Restbestand des langfristigen Instandhaltungsplans und die künftige Rücklagenplanung unbedingt prüfen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Woran erkennt man, ob die Instandhaltungsrücklage einer Wohnanlage unzureichend ist?

Dazu werden der Rücklagenstand im langfristigen Instandhaltungsplan und die künftig geplanten Sanierungskosten miteinander abgeglichen. Da etwa jede dritte Anlage als unterdeckt gilt, ist die Prüfung der Verwaltungsordnung und der Protokolle der Eigentümerversammlungen unverzichtbar.

Ist die Zustimmung der Wohnungseigentümer erforderlich, wenn die Eigentümergemeinschaft eine Erhöhung der Instandhaltungsrücklage beschließt?

Für eine Änderung der Ordnung ist ein Beschluss von mindestens drei Vierteln der Wohnungseigentümer erforderlich. In manchen Fällen kann eine Änderung auch mit einfacher Mehrheit beschlossen werden, daher sollte die Verwaltungsordnung geprüft werden.

Warum ist die Instandhaltungsrücklage bei Neubauwohnungen niedrig?

Häufig wird sie niedrig angesetzt, um den Verkauf zu erleichtern, und in der Regel sind stufenweise Erhöhungen nach einigen Jahren vorgesehen. Deshalb ist es wichtig, vor dem Kauf den langfristigen Instandhaltungsplan unbedingt zu prüfen.

Sind Instandhaltungsrücklagen in der Steuererklärung als Aufwand abzugsfähig?

Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, etwa die Verbuchung als Reparaturaufwand, keine Rückzahlungspflicht besteht und die Mittel ausschließlich für Reparaturzwecke verwendet werden, können sie als Aufwand angesetzt werden. Eine Rücksprache mit einem Steuerberater wird empfohlen.

Warum sind die Instandhaltungsrücklagen bei Turmwohnungen hoch?

Weil für Fassadenreparaturen in großen Höhen spezielle Gerüste und besondere Verfahren erforderlich sind, fallen die Baukosten höher aus. Entsprechend werden auch die Rücklagen tendenziell höher angesetzt.