Avant la pandémie de coronavirus, le Japon connaissait une demande de bureaux sans précédent. Mais la crise sanitaire a bouleversé la donne : la généralisation du télétravail a inversé la tendance, entraînant une hausse du taux de vacance des bureaux. Cet article se propose d'analyser les transformations que le développement du télétravail a apportées au marché des bureaux, ainsi que la place que les bureaux sont amenés à occuper à l'avenir.
Quel impact le télétravail a-t-il eu sur le marché des bureaux ?
Avec la généralisation du télétravail, la demande de bureaux est orientée à la baisse. Dans le même temps, les mesures de distanciation sociale ont entraîné un mouvement inverse, avec une augmentation de la surface allouée par salarié, si bien que certains analystes estiment qu'à court terme, la demande globale de bureaux pourrait rester globalement stable, ces deux effets se compensant.
L'évolution de la demande de bureaux liée à la généralisation du télétravail
Début juin 2020, environ 30 % des salariés en contrat à durée indéterminée pratiquaient le télétravail au Japon. Pour un pays où la culture d'entreprise reposait traditionnellement sur une présence physique quotidienne au bureau, il s'agit d'un changement considérable. Si la plupart des entreprises avaient initialement adopté le télétravail par nécessité, l'absence d'impact négatif sur la satisfaction client et la productivité des salariés a été démontrée dans les faits, ce qui a conduit un nombre croissant d'entreprises à pérenniser cette pratique.
La promotion du télétravail a également permis de réduire le stress lié aux trajets domicile-travail dans des transports bondés et d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, devenant ainsi une occasion de repenser en profondeur l'organisation du travail.
Exemples d'entreprises ayant adopté le télétravail
Fujitsu, qui emploie environ 80 000 salariés, a fait du télétravail son mode de travail de référence. Le groupe a mis fin au remboursement de l'abonnement de transport et instauré à la place une indemnité de télétravail, tout en annonçant un objectif de réduction d'environ 50 % de sa surface de bureaux à l'horizon 2023.
De son côté, ENECHANGE, une jeune entreprise spécialisée dans l'énergie, a constaté, après avoir mis en place le télétravail, qu'il n'avait eu aucun impact négatif sur la satisfaction de ses clients, tandis que la productivité et l'état de santé de ses salariés restaient bons. Ces effets s'étant également révélés positifs sur les résultats de l'entreprise, celle-ci a décidé de réduire sa surface de bureaux d'environ 40 %.
Le travail de bureau à l'avenir
À l'avenir, c'est vraisemblablement un mode de travail hybride, combinant de façon optimale présence au bureau et télétravail, qui devrait s'imposer comme la norme. En effet, la plupart des inconvénients du télétravail peuvent être surmontés, et les progrès des technologies de l'information et de la communication rendent le travail à domicile de plus en plus confortable ; pour autant, la communication en face à face reste essentielle au maintien de la compétitivité des entreprises.
Comment la perception des entreprises à l'égard du bureau a-t-elle évolué ?
L'objectif de la réduction des surfaces de bureaux n'est plus une simple recherche d'économies : il s'agit désormais de « rationaliser les coûts en redéfinissant le rôle du bureau ». Un nombre croissant d'entreprises reversent les économies réalisées aux salariés, sous forme d'indemnités ou de primes, considérant cette démarche comme une forme d'investissement destinée à améliorer la performance collective.
Comment le marché des bureaux va-t-il évoluer à l'avenir ?
Le bureau, longtemps considéré comme une « charge fixe », tend désormais à devenir « une dépense proportionnelle à l'usage ». L'essor des espaces de coworking et des bureaux partagés en est le symbole le plus visible.
D'une charge fixe à un paiement à l'usage
Le bureau partagé est une forme de bureau où l'on paie à l'heure ou par abonnement mensuel, en fonction du besoin réel. Cette formule ne s'adresse pas seulement aux petites structures ou aux indépendants pour qui louer un bureau classique représente un obstacle financier : elle constitue également une option pertinente pour les entreprises souhaitant réduire leur surface de bureaux. Salle de réunion, équipements, Wi-Fi, et parfois même domiciliation d'entreprise : ces espaces réunissent tout le nécessaire pour un fonctionnement de bureau à haut rendement économique.
Du simple espace de travail au lieu de collaboration
Le bureau conserve toute son importance en tant que lieu. En effet, c'est de la communication et de la collaboration en présentiel que naît une grande partie de la valeur nouvelle. Le bureau reste un lieu indispensable pour construire la culture d'entreprise et faire émerger l'innovation et de nouvelles idées.
Ces dernières années, on observe l'apparition d'espaces de bureau qui rompent avec les codes traditionnels : installation de jeux, mise à disposition de collations, création d'espaces libres. L'objectif est de créer un environnement propice aux échanges, à la collaboration et à la détente entre collègues, dans le but d'améliorer la performance globale.
Sur quoi repose l'idée que les rencontres fortuites stimulent l'innovation ?
L'expérience « Westgate West » menée par le MIT a démontré que la formation des liens d'amitié dépend moins des valeurs ou des croyances partagées que de la proximité physique. Cette découverte a profondément influencé la conception des bureaux de groupes tels qu'Apple, Google ou Pixar.
Chez Pixar, Steve Jobs a fait fusionner trois bâtiments distincts en un seul et vaste immeuble de bureaux, favorisant ainsi le brassage de collaborateurs aux métiers variés et créant un espace propice à la collaboration et à la créativité. Sur son campus de New York, Google a conçu ses bureaux de façon que tout point de nourriture soit accessible en moins de 45 mètres de marche depuis n'importe quel poste de travail, encourageant ainsi les rencontres fortuites entre collaborateurs.
Quelles sont les nouvelles formes de bureaux qui apparaissent ?
Bureaux loués à la journée de la semaine, nouvelles formules de bureaux partagés, espaces de travail installés dans des hôtels : de nombreuses formes nouvelles voient le jour.
- Location de bureau par jour de la semaine : un service permettant de louer un bureau pour un ou plusieurs jours fixes chaque semaine, sur une base mensuelle. On ne paie que pour les jours effectivement utilisés, charges d'eau, d'électricité et de communication comprises
- Bureaux partagés multi-sites : la possibilité de circuler librement entre plusieurs implantations réparties dans différentes villes, avec, en prime, des opportunités de mise en réseau avec d'autres entreprises
- Espaces de travail installés dans des hôtels : des infrastructures hôtelières existantes réaffectées en espaces de travail, proposées à des tarifs avantageux
Pour mieux appréhender les tendances futures du marché des bureaux, il est également utile de se familiariser avec la réglementation japonaise applicable à la gestion locative. De même, pour ceux qui envisagent un investissement dans des bureaux, l'article « Qu'est-ce que les six arrondissements centraux de Tokyo ? Différences avec les zones à 3, 5 et 7 arrondissements, et comment choisir sa zone d'investissement » constitue une référence utile.
Questions fréquentes (FAQ)
Q. La généralisation du télétravail va-t-elle rendre les bureaux inutiles ?
La demande de bureaux en tant que telle ne va pas disparaître. C'est la demande liée au « bureau conçu comme simple espace de travail » qui diminue, tandis que l'importance du bureau comme lieu de collaboration et d'échanges ne cesse de croître.
Q. Qu'entend-on par travail hybride ?
Le travail hybride désigne un mode d'organisation combinant, dans une proportion optimale, la présence au bureau et le télétravail. Chaque entreprise cherche l'équilibre le plus adapté, en fonction de la nature de son activité et du niveau de maturité numérique de ses équipes.
Q. Quels sont les avantages d'un bureau partagé ?
Le principal avantage réside dans la possibilité de ne l'utiliser qu'en cas de besoin réel, ce qui permet une réduction substantielle des charges fixes. Ces espaces disposent généralement de salles de réunion et d'équipements complets, et proposent parfois une domiciliation d'entreprise. Ils sont aussi souvent utilisés comme espace complémentaire par les entreprises ayant réduit leur surface de bureaux principale.
Q. Comment va évoluer le taux de vacance des bureaux à l'avenir ?
À court terme, la tendance reste à la hausse, mais les prévisions n'anticipent pas une envolée comparable à celle observée après la crise financière de 2008. La reprise économique devrait s'accompagner d'un redressement de la demande de bureaux, bien que l'ancrage durable du télétravail rende peu probable un retour complet aux niveaux d'avant la pandémie.
