Pour une startup qui vient de se lancer, le déménagement de bureau est un événement important qui peut déterminer la trajectoire de l'entreprise. La clé du succès réside dans la recherche du bon partenaire — capable de tout gérer, de la recherche de propriété à la conception de bureau en passant par l'infrastructure réseau.
Voici les points clés sur lesquels les startups doivent se concentrer lors du choix d'une agence immobilière pour le déménagement de bureau, ainsi que la procédure de déménagement.
Points clés à surveiller lors du déménagement de bureau d'une startup
Pour réussir un déménagement, vous devez d'abord choisir le type de bureau adapté à votre entreprise et prendre vos décisions en tenant compte de votre plan d'affaires futur.
Décider du type de bureau
Il existe trois types de bureaux : les bureaux loués, les bureaux en location et les espaces de coworking, qui diffèrent en termes de coût, de flexibilité et de commodité.
Bureau loué
Un bureau loué est un espace sécurisé via un contrat de location. En ayant l'usage exclusif d'une pièce dans le bâtiment, il est plus facile de gagner la confiance des clients et vous avez la liberté de personnaliser l'aménagement intérieur et l'aspect du bureau. Cependant, en plus du dépôt de garantie, des honoraires et du loyer mensuel, vous devrez investir dans l'infrastructure telle que les équipements de bureau et les connexions internet.
Bureau en location
Un bureau en location est équipé de mobilier de bureau tel que des bureaux et des armoires, ainsi que d'une connexion internet. Les frais d'utilisation du mobilier et des équipements étant inclus, les coûts de démarrage sont inférieurs à ceux d'un bureau loué. Les espaces communs peuvent être cloisonnés ou privatifs, et certains permettent l'immatriculation de l'entreprise.
Espace de coworking
Un espace de coworking offre un environnement open space similaire à un café ou une bibliothèque. Vous pouvez utiliser n'importe quelle place disponible librement et interagir avec des personnes extérieures à votre entreprise, ce qui peut créer de nouvelles opportunités commerciales. C'est l'option la plus abordable, mais certains lieux ne permettent pas de recevoir du courrier ou d'immatriculer une entreprise.
Points clés lors de la planification du déménagement
Salles de réunion
Les startups tiennent fréquemment des réunions pour de nouveaux projets et l'expansion commerciale. Dans les bureaux en location et les espaces de coworking, les salles de réunion sont souvent partagées ou sur réservation, alors tenez compte de la fréquence des réunions, du nombre de participants et du coût lors de votre choix.
Recrutement
Pour améliorer l'efficacité du recrutement, les facteurs clés sont un emplacement central de premier plan, l'atmosphère du bureau et un environnement de communication à haute liberté. De nombreux demandeurs d'emploi accordent de l'importance à la commodité des trajets et à l'environnement de bureau.
Plan d'affaires futur
En prévoyant la croissance future de l'entreprise et l'augmentation du personnel et en élaborant un plan d'affaires à moyen et long terme, vous pouvez réduire le nombre de déménagements de bureau et mieux prévoir les coûts.
Que faut-il faire avant le déménagement de bureau ?
Une préparation minutieuse est essentielle pour un déménagement réussi. Vérifiez dans l'ordre ce qui doit être fait — de la clarification des objectifs à l'organisation des travaux et à la restauration des locaux.
Clarifier l'objectif du déménagement
- Expansion de l'entreprise
- Amélioration de l'efficacité opérationnelle
- Amélioration de l'environnement de bureau
- Adoption d'un mode de travail flexible
- Amélioration de l'image de l'entreprise
- Établissement d'une nouvelle base
Un objectif clair facilite la recherche de la nouvelle propriété, la conception du plan et la sélection des meubles de bureau. Désigner une équipe dédiée ou une personne responsable rendra les choses plus efficaces.
Sélection du nouveau bureau
- Emplacement et accès depuis la gare la plus proche
- Environnement immédiat (administrations, banques, épiceries, etc.)
- Gamme de prix de la propriété, dépôt de garantie et loyer mensuel
- Équipements tels que la climatisation, la capacité électrique et la connexion internet
- Surface utile et disposition des pièces
- Disponibilité de stationnement ou de stockage de vélos
Confirmer le délai de préavis de résiliation
Un préavis de résiliation est généralement requis 6 mois avant la date de résiliation. Terminez la restauration de la propriété avant la date de déménagement et confirmez à l'avance les conditions de restitution du dépôt de garantie.
Organiser les travaux à l'avance
Les travaux d'aménagement intérieur et d'électricité dans le nouveau bureau peuvent prendre 1 à 2 mois selon l'ampleur. Une fois le plan et la conception du bureau finalisés, organisez cela rapidement.
Ne pas oublier les travaux de restauration
La restauration signifie ramener l'espace à son état d'origine lors de l'emménagement ; l'usure et le vieillissement normaux ne sont pas inclus. Confirmez avec le propriétaire si des entrepreneurs sont spécifiés et si le dépôt de garantie peut être appliqué.
Procédures requises pour le déménagement
- Lettres de notification aux partenaires commerciaux
- Modifications de la ligne téléphonique et d'internet
- Procédures de réexpédition du courrier
- Procédures pour les équipements en leasing
- Notification aux institutions financières et aux cabinets comptables
- Annonce sur le site web de l'entreprise
- Changements d'adresse sur les tampons, cartes de visite, contrats et factures
Quelles procédures sont requises après le déménagement de bureau ?
Diverses notifications sont requises même après la fin du déménagement. Beaucoup ont des délais de demande, alors commencez tôt.
Changements d'adresse pour les comptes bancaires et les cartes de crédit
Les changements de compte bancaire peuvent être traités en ligne, mais les documents requis varient selon la méthode. N'oubliez pas non plus de mettre à jour l'adresse des cartes de crédit d'entreprise.
Procédures légales
Enregistrement du transfert du siège social
La demande d'enregistrement du transfert du siège social doit être soumise dans les 2 semaines suivant la date de déménagement au bureau des affaires juridiques compétent pour le nouvel emplacement du siège social. Pour les succursales, le délai est de 2 à 4 semaines selon la juridiction.
Procédures d'assurance accidents du travail et d'assurance emploi
La notification doit être soumise au bureau d'inspection des normes du travail et à Hello Work dans les 10 jours suivant le lendemain du changement d'adresse. Notez que les procédures diffèrent pour les entreprises à demande unique et double.
Procédures d'assurance maladie et de pension des employés
Soumettez la notification au bureau de pension compétent pour l'adresse précédente dans les 5 jours suivant le déménagement.
Modifications au bureau des impôts et concernant la paie
Soumettez la « Notification de modifications des éléments » au bureau des impôts compétent pour l'adresse précédente dès que possible. Le délai pour la notification de transfert du bureau de paiement des salaires est d'1 mois après le déménagement.
Points clés à prioriser lors du choix d'une agence immobilière
Trouver une agence immobilière digne de confiance est le facteur le plus important pour un déménagement de bureau réussi. Concentrez-vous sur ces trois points.
L'agence a-t-elle de l'expérience dans le courtage de bureaux ?
Une agence immobilière expérimentée dans le courtage de bureaux aura accès à des propriétés non listées publiquement et un savoir-faire en matière de déménagement. Vérifiez son bilan et choisissez une agence hautement spécialisée.
L'agence dispose-t-elle d'une vaste base de données de propriétés ?
Choisir une agence immobilière disposant d'informations sur divers types de bureaux — bureaux design, locations de bâtiments entiers et bureaux meublés — augmente les chances de trouver votre propriété idéale.
L'agence peut-elle partager votre vision d'avenir ?
Il est important de trouver un partenaire qui peut partager non seulement vos exigences, mais aussi votre objectif et votre vision pour le déménagement. Évitez les agences qui accélèrent les contrats en raison de quotas de vente, et choisissez-en une qui travaillera avec vous pour résoudre les défis.
Conclusion
Le déménagement de bureau pour une startup est un projet important qui nécessite de nombreuses procédures légales en plus de la recherche de propriété. Trouver un partenaire fiable de gestion immobilière avant le déménagement permettra une transition en douceur. Choisir une agence immobilière avec une solide expérience en courtage de bureaux et la capacité de partager votre vision d'avenir mènera au succès de votre entreprise.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Q. Quel type de bureau est le meilleur pour une startup ?
Cela dépend de la phase de l'entreprise. Au début, il est courant de réduire les coûts avec un espace de coworking ou un bureau en location, puis de passer à un bureau loué à mesure que l'entreprise se développe.
Q. Combien de temps prend un déménagement de bureau ?
Étant donné qu'un préavis de résiliation est requis 6 mois à l'avance et que les travaux d'aménagement intérieur prennent 1 à 2 mois, il est idéal de commencer à se préparer au moins 8 à 10 mois avant le déménagement prévu.
Q. Quel est le délai pour l'enregistrement du transfert du siège social ?
L'enregistrement du transfert du siège social doit être soumis au bureau des affaires juridiques dans les 2 semaines suivant la date de déménagement. Pour les succursales, le délai est de 2 à 4 semaines selon la juridiction.
Q. Quel est le facteur le plus important lors du choix d'une agence immobilière pour le déménagement de bureau ?
Les facteurs les plus importants sont une vaste expérience en courtage de bureaux et la capacité de partager la vision d'avenir de votre entreprise. Choisissez un partenaire qui conseille sur la résolution des défis, et pas seulement sur la présentation de propriétés.
