Para uma startup que acabou de ser lançada, a mudança de escritório é um evento importante que pode determinar a trajetória do negócio. A chave do sucesso está em encontrar o parceiro certo — um que possa lidar com tudo, desde a busca de imóveis até o design do escritório e a infraestrutura de rede.
A seguir, apresentamos os pontos-chave nos quais as startups devem se concentrar ao escolher uma empresa imobiliária para a mudança de escritório, juntamente com o procedimento de mudança.
Pontos-chave a observar ao mudar o escritório de uma startup
Para tornar uma mudança bem-sucedida, você precisa primeiro escolher o tipo de escritório certo para sua empresa e tomar decisões levando em conta seu plano de negócios futuro.
Decidir o tipo de escritório
Existem três tipos de escritório: escritórios arrendados, escritórios de aluguel e espaços de coworking, que diferem em custo, flexibilidade e conveniência.
Escritório arrendado
Um escritório arrendado é um espaço garantido por meio de um contrato de locação. Ao ter uso exclusivo de uma sala no edifício, é mais fácil ganhar a confiança dos clientes e você tem liberdade para personalizar o design de interiores e o aspecto do escritório. No entanto, além do depósito de segurança, da taxa de agenciamento e do aluguel mensal, você precisará investir em infraestrutura como equipamentos de escritório e conexões de internet.
Escritório de aluguel
Um escritório de aluguel vem equipado com móveis de escritório como mesas e armários, além de conexão à internet. Como as taxas de uso de móveis e instalações estão incluídas, os custos iniciais são menores em comparação com um escritório arrendado. Os espaços compartilhados podem ser divididos ou privados, e alguns permitem o registro de empresas.
Espaço de coworking
Um espaço de coworking oferece um ambiente de planta aberta semelhante a um café ou biblioteca. Você pode usar qualquer lugar disponível livremente e interagir com pessoas de fora da sua empresa, o que pode criar novas oportunidades de negócios. É a opção mais acessível, mas alguns locais não permitem receber correspondência ou registrar empresas.
Pontos-chave durante o planejamento da mudança
Salas de reunião
Startups realizam reuniões frequentes para novos projetos e expansão dos negócios. Em escritórios de aluguel e espaços de coworking, as salas de reunião geralmente são compartilhadas ou por reserva, por isso considere a frequência das reuniões, o número de participantes e o custo ao escolher.
Recrutamento
Para melhorar a eficácia do recrutamento, os fatores-chave são uma localização central privilegiada, o ambiente do escritório e um ambiente de comunicação com alta liberdade. Muitos candidatos a emprego valorizam a comodidade do deslocamento e o ambiente do escritório.
Plano de negócios futuro
Ao prever o crescimento futuro dos negócios e o aumento de pessoal e construir um plano de negócios de médio a longo prazo, você pode reduzir o número de mudanças de escritório e prever melhor os custos.
O que deve ser feito antes da mudança de escritório?
A preparação minuciosa é essencial para uma mudança bem-sucedida. Verifique em ordem o que precisa ser feito — desde a clarificação dos objetivos até a organização da construção e a restauração das instalações.
Esclarecer o propósito da mudança
- Expansão dos negócios
- Melhoria da eficiência operacional
- Melhoria do ambiente do escritório
- Adoção de um estilo de trabalho flexível
- Melhoria da imagem corporativa
- Estabelecimento de uma nova base
Um propósito claro facilita a busca pelo novo imóvel, o design do layout e a seleção de móveis de escritório. Designar uma equipe dedicada ou uma pessoa responsável tornará as coisas mais eficientes.
Seleção do novo escritório
- Localização e acesso a partir da estação de trem mais próxima
- Ambiente circundante (órgãos governamentais, bancos, lojas de conveniência, etc.)
- Faixa de preço do imóvel, depósito de segurança e aluguel mensal
- Instalações como ar-condicionado, capacidade elétrica e conexão à internet
- Área de piso utilizável e layout dos cômodos
- Disponibilidade de estacionamento ou armazenamento de bicicletas
Confirmar o período de aviso de rescisão
O aviso de rescisão geralmente é necessário com 6 meses de antecedência à data de rescisão. Conclua a restauração do imóvel até a data de saída e confirme antecipadamente as condições para a devolução do depósito de segurança.
Organizar a construção com antecedência
As obras de decoração de interiores e elétrica no novo escritório podem levar 1 a 2 meses dependendo do escopo. Depois que o layout e o design do escritório forem finalizados, organize isso prontamente.
Não esquecer os trabalhos de restauração
Restauração significa devolver o espaço ao seu estado original na mudança; o desgaste normal e o envelhecimento não estão incluídos. Confirme com o proprietário se os empreiteiros estão especificados e se o depósito de segurança pode ser aplicado.
Procedimentos necessários para a mudança
- Cartas de notificação aos parceiros de negócios
- Alterações na linha telefônica e internet
- Procedimentos de reencaminhamento de correspondência
- Procedimentos para equipamentos arrendados
- Notificação a instituições financeiras e escritórios de contabilidade
- Anúncio no site da empresa
- Alterações de endereço em carimbos, cartões de visita, contratos e faturas
Quais procedimentos são necessários após a mudança de escritório?
Várias notificações são necessárias mesmo após a conclusão da mudança. Muitas têm prazos de solicitação, então comece cedo.
Alterações de endereço para contas bancárias e cartões de crédito
Alterações de conta bancária podem ser processadas online, mas os documentos necessários variam conforme o método. Não se esqueça também de atualizar o endereço dos cartões de crédito corporativos.
Procedimentos legais
Registro de transferência da sede
A solicitação de registro de transferência da sede deve ser apresentada dentro de 2 semanas após a data de mudança ao Escritório de Assuntos Jurídicos competente para o novo local da sede. Para filiais, o prazo é de 2 a 4 semanas conforme a jurisdição.
Procedimentos de seguro de acidentes de trabalho e seguro-desemprego
A notificação deve ser enviada ao Escritório de Inspeção das Normas Trabalhistas e ao Hello Work dentro de 10 dias após o dia seguinte à mudança de endereço. Observe que os procedimentos diferem para empresas de solicitação única e dupla.
Procedimentos de seguro saúde e previdência dos funcionários
Apresente a notificação ao escritório de previdência competente para o endereço anterior dentro de 5 dias após a mudança.
Alterações na repartição fiscal e folha de pagamento
Apresente a "Notificação de Alterações nos Itens" à repartição fiscal competente para o endereço anterior o mais rápido possível. O prazo para a notificação de transferência do escritório de pagamento de salários é de 1 mês após a mudança.
Pontos-chave a priorizar ao escolher uma empresa imobiliária
Encontrar uma empresa imobiliária confiável é o fator mais importante para uma mudança de escritório bem-sucedida. Concentre-se nestes três pontos.
A empresa tem experiência em corretagem de escritórios?
Uma empresa imobiliária experiente em corretagem de escritórios terá acesso a imóveis não listados publicamente e conhecimento em mudanças. Verifique seu histórico e escolha uma empresa com alta especialização.
A empresa tem um amplo banco de dados de imóveis?
Escolher uma empresa imobiliária com informações sobre vários tipos de escritório — escritórios de design, locações de edifícios inteiros e escritórios mobiliados — aumenta as chances de encontrar seu imóvel ideal.
A empresa pode compartilhar sua visão futura?
É importante encontrar um parceiro que possa compartilhar não apenas seus requisitos, mas também seu propósito e visão para a mudança. Evite empresas que aceleram contratos devido a cotas de vendas, e escolha uma que trabalhará com você para resolver desafios.
Conclusão
A mudança de escritório para uma startup é um projeto importante que requer muitos procedimentos legais além da busca de imóveis. Encontrar um parceiro confiável de gestão imobiliária antes da mudança permitirá uma transição tranquila. Escolher uma empresa imobiliária com forte experiência em corretagem de escritórios e capacidade de compartilhar sua visão futura levará ao sucesso da sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
P. Qual tipo de escritório é melhor para uma startup?
Depende da fase do negócio. Nas etapas iniciais, é comum reduzir custos com um espaço de coworking ou escritório de aluguel, depois mudar para um escritório arrendado à medida que o negócio cresce.
P. Quanto tempo leva a mudança de escritório?
Como o aviso de rescisão é necessário com 6 meses de antecedência e as obras de decoração de interiores levam 1 a 2 meses, é ideal começar a se preparar pelo menos 8 a 10 meses antes da mudança planejada.
P. Qual é o prazo para o registro de transferência da sede?
O registro de transferência da sede deve ser apresentado ao Escritório de Assuntos Jurídicos dentro de 2 semanas após a data de mudança. Para filiais, o prazo é de 2 a 4 semanas conforme a jurisdição.
P. Qual é o fator mais importante ao escolher uma empresa imobiliária para a mudança de escritório?
Os fatores mais importantes são a ampla experiência em corretagem de escritórios e a capacidade de compartilhar a visão futura da sua empresa. Escolha um parceiro que aconselha sobre a resolução de desafios, e não apenas apresenta imóveis.
