Para una startup que acaba de lanzarse, la reubicación de oficinas es un evento importante que puede determinar la trayectoria del negocio. La clave del éxito está en encontrar al socio adecuado: uno que pueda manejar todo, desde la búsqueda de propiedades hasta el diseño de oficinas y la infraestructura de red.
A continuación, presentamos los puntos clave en los que las startups deben enfocarse al elegir una empresa inmobiliaria para la reubicación de oficinas, junto con el procedimiento de reubicación.
Puntos clave a tener en cuenta al reubicar la oficina de una startup
Para lograr una reubicación exitosa, primero debe elegir el tipo de oficina adecuado para su empresa y tomar decisiones teniendo en cuenta su plan de negocio futuro.
Decidir el tipo de oficina
Existen tres tipos de oficinas: oficinas arrendadas, oficinas de alquiler y espacios de coworking, que difieren en costo, flexibilidad y comodidad.
Oficina arrendada
Una oficina arrendada es un espacio asegurado mediante un contrato de arrendamiento. Al tener uso exclusivo de una habitación en el edificio, es más fácil ganar la confianza de los clientes y tiene libertad para personalizar el diseño interior y el aspecto de la oficina. Sin embargo, además del depósito de seguridad, la comisión y el alquiler mensual, necesitará invertir en infraestructura como equipos de oficina y conexiones a internet.
Oficina de alquiler
Una oficina de alquiler viene equipada con muebles de oficina como escritorios y armarios, así como conexión a internet. Dado que las tarifas de uso de muebles e instalaciones están incluidas, los costos de inicio son menores en comparación con una oficina arrendada. Los espacios compartidos pueden estar divididos o ser privados, y algunos permiten el registro de empresas.
Espacio de coworking
Un espacio de coworking ofrece un entorno de planta abierta similar a una cafetería o biblioteca. Puede usar cualquier lugar disponible libremente e interactuar con personas fuera de su empresa, lo que puede crear nuevas oportunidades de negocio. Es la opción más asequible, pero algunos lugares no permiten recibir correo o registrar empresas.
Puntos clave durante la planificación de la reubicación
Salas de reuniones
Las startups celebran reuniones frecuentes para nuevos proyectos y expansión comercial. En las oficinas de alquiler y los espacios de coworking, las salas de reuniones suelen ser compartidas o de reserva, por lo que debe considerar la frecuencia de las reuniones, el número de participantes y el costo al elegir.
Contratación
Para mejorar la eficacia de la contratación, los factores clave son una ubicación central de primera, el ambiente de la oficina y un entorno de comunicación con alta libertad. Muchos solicitantes de empleo valoran la comodidad del desplazamiento y el entorno de la oficina.
Plan de negocio futuro
Al prever el crecimiento futuro del negocio y el aumento de personal y construir un plan de negocio a medio y largo plazo, puede reducir el número de reubicaciones de oficinas y predecir mejor los costos.
¿Qué debe hacerse antes de la reubicación de la oficina?
La preparación exhaustiva es esencial para una reubicación exitosa. Verifique en orden lo que debe hacerse, desde aclarar los objetivos hasta organizar la construcción y restaurar las instalaciones.
Aclarar el propósito de la reubicación
- Expansión del negocio
- Mejora de la eficiencia operativa
- Mejora del entorno de la oficina
- Adopción de un estilo de trabajo flexible
- Mejora de la imagen corporativa
- Establecimiento de una nueva base
Un propósito claro facilita la búsqueda de la nueva propiedad, el diseño del plano y la selección de muebles de oficina. Designar un equipo dedicado o una persona responsable hará las cosas más eficientes.
Selección de la nueva oficina
- Ubicación y acceso desde la estación de tren más cercana
- Entorno circundante (oficinas gubernamentales, bancos, tiendas de conveniencia, etc.)
- Rango de precios de la propiedad, depósito de seguridad y alquiler mensual
- Instalaciones como aire acondicionado, capacidad eléctrica y conexión a internet
- Área de piso utilizable y distribución de habitaciones
- Disponibilidad de estacionamiento o almacenamiento de bicicletas
Confirmar el período de aviso de rescisión
El aviso de rescisión generalmente se requiere con 6 meses de anticipación a la fecha de rescisión. Complete la restauración de la propiedad antes de la fecha de mudanza y confirme las condiciones para la devolución del depósito de seguridad por adelantado.
Organizar la construcción con anticipación
Las obras de interiorismo y electricidad en la nueva oficina pueden tardar 1-2 meses dependiendo del alcance. Una vez finalizados el plano y el diseño de la oficina, organice esto de inmediato.
No olvidar los trabajos de restauración
La restauración significa devolver el espacio a su estado original al mudarse; el desgaste normal y el envejecimiento no están incluidos. Confirme con el propietario si los contratistas están especificados y si se puede aplicar el depósito de seguridad.
Procedimientos requeridos para la reubicación
- Cartas de notificación a socios comerciales
- Cambios en la línea telefónica e internet
- Procedimientos de reenvío de correo
- Procedimientos para equipos arrendados
- Notificación a instituciones financieras y oficinas de contabilidad
- Anuncio en el sitio web de la empresa
- Cambios de dirección en sellos, tarjetas de visita, contratos y facturas
¿Qué procedimientos se requieren después de la reubicación de la oficina?
Se requieren diversas notificaciones incluso después de completar la reubicación. Muchas tienen plazos de solicitud, así que comience con anticipación.
Cambios de dirección para cuentas bancarias y tarjetas de crédito
Los cambios de cuenta bancaria se pueden procesar en línea, pero los documentos requeridos varían según el método. No olvide también actualizar la dirección de las tarjetas de crédito corporativas.
Procedimientos legales
Registro de reubicación de la sede central
La solicitud de registro de reubicación de la sede central debe presentarse dentro de las 2 semanas posteriores a la fecha de reubicación en la Oficina de Asuntos Legales con jurisdicción sobre la nueva ubicación de la sede central. Para sucursales, el plazo es de 2-4 semanas según la jurisdicción.
Procedimientos de seguro de accidentes laborales y seguro de empleo
La notificación debe presentarse en la Oficina de Inspección de Normas Laborales y Hello Work dentro de los 10 días posteriores al día siguiente al cambio de dirección. Tenga en cuenta que los procedimientos difieren para empresas de solicitud única y dual.
Procedimientos de seguro médico y pensión de empleados
Presente la notificación en la oficina de pensiones con jurisdicción sobre la dirección anterior dentro de los 5 días posteriores a la reubicación.
Cambios en la oficina de impuestos y nómina
Presente la "Notificación de Cambios en Elementos" a la oficina de impuestos con jurisdicción sobre la dirección anterior lo antes posible. El plazo para la notificación de reubicación de la oficina de pago de nómina es de 1 mes después de la reubicación.
Puntos clave a priorizar al elegir una empresa inmobiliaria
Encontrar una empresa inmobiliaria de confianza es el factor más importante para un exitoso traslado de oficina. Concéntrese en estos tres puntos.
¿Tiene la empresa experiencia en corretaje de oficinas?
Una empresa inmobiliaria con experiencia en corretaje de oficinas tendrá acceso a propiedades no listadas públicamente y experiencia en reubicaciones. Verifique su historial y elija una empresa con alta especialización.
¿Tiene la empresa una amplia base de datos de propiedades?
Elegir una empresa inmobiliaria con información sobre varios tipos de oficinas—oficinas de diseñador, alquileres de edificios completos y oficinas amuebladas— aumenta las posibilidades de encontrar su propiedad ideal.
¿Puede la empresa compartir su visión futura?
Es importante encontrar un socio que pueda compartir no solo sus requisitos, sino también su propósito y visión para la reubicación. Evite empresas que aceleren contratos debido a cuotas de ventas, y elija una que trabajará con usted para resolver desafíos.
Conclusión
La reubicación de oficinas para una startup es un proyecto importante que requiere muchos procedimientos legales además de la búsqueda de propiedades. Encontrar un socio confiable de gestión de propiedades antes de la mudanza permitirá una transición fluida. Elegir una empresa inmobiliaria con sólida experiencia en corretaje de oficinas y capacidad para compartir su visión futura conducirá al éxito de su empresa.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P. ¿Qué tipo de oficina es mejor para una startup?
Depende de la fase del negocio. En las etapas iniciales, es común reducir costos con un espacio de coworking u oficina de alquiler, luego pasar a una oficina arrendada a medida que el negocio crece.
P. ¿Cuánto tiempo lleva la reubicación de una oficina?
Dado que se requiere un aviso de rescisión con 6 meses de anticipación y las obras de interiorismo tardan 1-2 meses, es ideal comenzar a prepararse al menos 8-10 meses antes de la mudanza planificada.
P. ¿Cuál es el plazo para el registro de reubicación de la sede central?
El registro de reubicación de la sede central debe presentarse en la Oficina de Asuntos Legales dentro de las 2 semanas posteriores a la fecha de reubicación. Para sucursales, el plazo es de 2-4 semanas según la jurisdicción.
P. ¿Cuál es el factor más importante al elegir una empresa inmobiliaria para la reubicación de oficinas?
Los factores más importantes son la amplia experiencia en corretaje de oficinas y la capacidad de compartir la visión futura de su empresa. Elija un socio que asesore sobre la resolución de desafíos, no solo que presente propiedades.
