Für ein gerade gestartetes Unternehmen ist ein Büroumzug ein wichtiges Ereignis, das die Entwicklung des Unternehmens entscheidend beeinflussen kann. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den richtigen Partner zu finden – einen, der alles von der Immobiliensuche über die Bürogestaltung bis hin zur Netzwerkinfrastruktur abwickeln kann.
Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Punkte vor, auf die Start-ups bei der Auswahl eines Immobilienunternehmens für den Büroumzug achten sollten, sowie den Ablauf des Umzugs.
Worauf Sie beim Büroumzug eines Start-ups achten sollten
Um einen Umzug erfolgreich zu gestalten, müssen Sie zunächst den richtigen Bürotyp für Ihr Unternehmen wählen und Ihre Entscheidungen mit Blick auf Ihren zukünftigen Geschäftsplan treffen.
Büroform festlegen
Es gibt drei Büroformen: Mietbüros, Mietbüros (Serviced Offices) und Coworking Spaces, die sich in Kosten, Flexibilität und Komfort unterscheiden.
Mietbüro
Ein Mietbüro ist eine Fläche, die über einen Mietvertrag gesichert wird. Da Sie ein Zimmer im Gebäude exklusiv nutzen, ist es einfacher, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen und Sie haben die Freiheit, Innenausstattung und Bürogestaltung anzupassen. Allerdings müssen Sie neben Kaution, Provision und monatlicher Miete auch in die Infrastruktur wie Bürogeräte und Internetanschluss investieren.
Serviced Office
Ein Serviced Office ist mit Büromöbeln wie Schreibtischen und Schränken sowie einem Internetanschluss ausgestattet. Da Nutzungsgebühren für Möbel und Einrichtungen enthalten sind, sind die Startkosten geringer als bei einem Mietbüro. Die gemeinsamen Bereiche können mit Trennwänden oder als Privaträume gestaltet sein, und einige erlauben die Unternehmensregistrierung.
Coworking Space
Ein Coworking Space bietet eine offene Umgebung ähnlich einem Café oder einer Bibliothek. Sie können jeden freien Platz nutzen und mit Menschen außerhalb Ihres Unternehmens interagieren, was neue Geschäftsmöglichkeiten schaffen kann. Es ist die günstigste Option, aber einige Standorte ermöglichen keinen Postempfang oder keine Unternehmensregistrierung.
Wichtige Punkte bei der Umzugsplanung
Besprechungsräume
Start-ups halten häufig Meetings für neue Projekte und Geschäftserweiterungen ab. In Serviced Offices und Coworking Spaces sind Besprechungsräume oft gemeinsam genutzt oder reservierungspflichtig, daher sollten Sie bei der Auswahl die Häufigkeit der Meetings, die Teilnehmerzahl und die Kosten berücksichtigen.
Personalgewinnung
Für eine effektive Personalgewinnung sind ein erstklassiger zentraler Standort, die Büroatmosphäre und ein hohes Maß an Kommunikationsfreiheit entscheidend. Viele Stellensuchende legen großen Wert auf Pendelbequemlichkeit und die Büroumgebung.
Zukünftiger Geschäftsplan
Indem Sie das zukünftige Unternehmenswachstum und die Personalaufstockung vorhersagen und einen mittel- bis langfristigen Geschäftsplan erstellen, können Sie die Anzahl der Büroumzüge reduzieren und Kosten besser planen.
Was vor dem Büroumzug erledigt werden muss
Eine gründliche Vorbereitung ist für einen erfolgreichen Umzug unerlässlich. Überprüfen Sie der Reihe nach, was getan werden muss – von der Klärung der Ziele über die Bauplanung bis hin zur Wiederherstellung der Räumlichkeiten.
Zweck des Umzugs klären
- Geschäftserweiterung
- Verbesserung der Betriebseffizienz
- Verbesserung der Büroumgebung
- Einführung flexibler Arbeitsmethoden
- Stärkung des Unternehmensimages
- Einrichtung einer neuen Niederlassung
Ein klarer Zweck erleichtert die Suche nach der neuen Immobilie, die Gestaltung des Grundrisses und die Auswahl der Büromöbel. Die Benennung eines dedizierten Teams oder einer verantwortlichen Person macht die Dinge noch effizienter.
Auswahl des neuen Büros
- Lage und Anbindung an den nächsten Bahnhof
- Umgebung (Behörden, Banken, Supermärkte usw.)
- Preisrahmen der Immobilie, Kaution und monatliche Miete
- Ausstattung wie Klimaanlage, Stromkapazität und Internetanschluss
- Nutzbare Grundfläche und Raumgestaltung
- Verfügbarkeit von Parkplätzen oder Fahrradstellplätzen
Kündigungsfrist bestätigen
Eine Kündigungsankündigung ist im Allgemeinen 6 Monate vor dem Kündigungsdatum erforderlich. Stellen Sie die Wiederherstellung der Räumlichkeiten bis zum Auszugsdatum fertig und bestätigen Sie im Voraus die Bedingungen für die Rückgabe der Kaution.
Bauarbeiten frühzeitig beauftragen
Innenausbau und Elektroarbeiten im neuen Büro können je nach Umfang 1–2 Monate dauern. Sobald Grundriss und Bürogestaltung feststehen, beauftragen Sie dies umgehend.
Wiederherstellungsarbeiten nicht vergessen
Wiederherstellung bedeutet, die Räumlichkeiten in den Zustand bei Einzug zurückzuversetzen; normale Abnutzung und Verschleiß sind ausgeschlossen. Klären Sie mit dem Vermieter, ob bestimmte Auftragnehmer vorgegeben sind und ob die Kaution angerechnet werden kann.
Erforderliche Verfahren für den Umzug
- Umzugsbenachrichtigungen an Geschäftspartner
- Änderung von Telefonanschluss und Internet
- Nachsendeauftrag für Post
- Verfahren für Leasinggeräte
- Benachrichtigung von Finanzinstituten und Buchhaltungsbüros
- Ankündigung auf der Unternehmenswebsite
- Adressänderungen auf Firmenstempeln, Visitenkarten, Verträgen und Rechnungen
Welche Verfahren sind nach dem Büroumzug erforderlich?
Auch nach Abschluss des Umzugs sind verschiedene Meldungen erforderlich. Viele haben Anmeldefristen, daher beginnen Sie frühzeitig.
Adressänderungen bei Bankkonten und Kreditkarten
Bankkontenwechsel können online durchgeführt werden, aber die erforderlichen Dokumente variieren je nach Methode. Vergessen Sie nicht, auch die Adresse der Firmenkreditkarten zu aktualisieren.
Rechtliche Verfahren
Anmeldung der Hauptniederlassungsverlagerung
Der Antrag auf Eintragung der Hauptniederlassungsverlagerung muss innerhalb von 2 Wochen nach dem Umzugsdatum beim zuständigen Amtsgericht für den neuen Hauptniederlassungsstandort eingereicht werden. Für Filialen beträgt die Frist 2–4 Wochen je nach Zuständigkeit.
Verfahren für Berufsunfallversicherung und Arbeitslosenversicherung
Eine Meldung muss innerhalb von 10 Tagen nach dem Tag der Adressänderung bei dem zuständigen Arbeitsinspektionsamt und Hello Work eingereicht werden. Beachten Sie, dass die Verfahren für einheitliche und duale Antragsunternehmen unterschiedlich sind.
Verfahren für Krankenversicherung und Rentenversicherung
Reichen Sie die Meldung innerhalb von 5 Tagen nach dem Umzug bei dem für die frühere Adresse zuständigen Rentenamt ein.
Änderungen beim Finanzamt und bezüglich der Gehaltsabrechnung
Reichen Sie die „Meldung von Änderungen" so schnell wie möglich beim für die frühere Adresse zuständigen Finanzamt ein. Die Frist für die Meldung der Verlagerung der Gehaltszahlungsstelle beträgt 1 Monat nach dem Umzug.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Immobilienunternehmens
Ein vertrauenswürdiges Immobilienunternehmen zu finden, ist der wichtigste Faktor für einen erfolgreichen Büroumzug. Konzentrieren Sie sich auf diese drei Punkte.
Hat das Unternehmen Erfahrung im Bürovermittlungsbereich?
Ein im Bürovermittlungsbereich erfahrenes Immobilienunternehmen hat Zugang zu nicht öffentlich gelisteten Immobilien und Know-how bei Umzügen. Überprüfen Sie die Erfolgsbilanz und wählen Sie ein Unternehmen mit hoher Spezialisierung.
Verfügt das Unternehmen über eine umfangreiche Immobiliendatenbank?
Die Wahl eines Immobilienunternehmens mit Informationen über verschiedene Büroarten – Designerbüros, Gebäudevermietungen und möblierte Büros – erhöht die Chancen, Ihre ideale Immobilie zu finden.
Kann das Unternehmen Ihre Zukunftsvision teilen?
Es ist wichtig, einen Partner zu finden, der nicht nur Ihre Anforderungen, sondern auch Ihren Zweck und Ihre Vision für den Umzug teilen kann. Vermeiden Sie Unternehmen, die Vertragsabschlüsse aufgrund von Verkaufsquoten vorantreiben, und wählen Sie eines, das gemeinsam mit Ihnen Herausforderungen löst.
Fazit
Ein Büroumzug für ein Start-up ist ein großes Projekt, das neben der Immobiliensuche viele rechtliche Verfahren erfordert. Einen zuverlässigen Immobilienverwaltungspartner vor dem Umzug zu finden, ermöglicht einen reibungslosen Übergang. Die Wahl eines Immobilienunternehmens mit starker Bürovermittlungserfahrung und der Fähigkeit, Ihre Zukunftsvision zu teilen, führt zum Erfolg Ihres Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F. Welche Büroform ist am besten für ein Start-up?
Das hängt von der Unternehmensphase ab. In der Anfangsphase ist es üblich, Kosten mit einem Coworking Space oder Serviced Office zu senken und dann mit dem Wachstum des Unternehmens in ein Mietbüro zu wechseln.
F. Wie lange dauert ein Büroumzug?
Da eine Kündigungsankündigung 6 Monate im Voraus erforderlich ist und Innenausbauarbeiten 1–2 Monate dauern, ist es ideal, mindestens 8–10 Monate vor dem geplanten Umzug mit der Vorbereitung zu beginnen.
F. Was ist die Frist für die Anmeldung der Hauptniederlassungsverlagerung?
Die Eintragung der Hauptniederlassungsverlagerung muss innerhalb von 2 Wochen nach dem Umzugsdatum beim Amtsgericht beantragt werden. Für Filialen beträgt die Frist 2–4 Wochen je nach Zuständigkeit.
F. Was ist der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines Immobilienunternehmens für den Büroumzug?
Am wichtigsten sind umfangreiche Erfahrung im Bürovermittlungsbereich und die Fähigkeit, die Zukunftsvision Ihres Unternehmens zu teilen. Wählen Sie einen Partner, der bei der Lösung von Herausforderungen berät und nicht nur Immobilien vermittelt.
