Lorsque l’on achète une copropriété en condominium, on adhère automatiquement à l’"association de gestion", mais il est étonnamment rare que les propriétaires en comprennent précisément la réalité. Le fonctionnement de l’association de gestion est un mécanisme essentiel pour préserver la valeur patrimoniale de la copropriété et maintenir un cadre de vie de qualité. Dans cet article, nous expliquons le rôle de l’association de gestion, les missions des administrateurs du conseil et sa relation avec la société de gestion.
Quel type d’organisation est une association de gestion de copropriété ?
L’association de gestion de copropriété est une organisation syndicale fondée sur la loi japonaise sur la copropriété, dans laquelle tous les acquéreurs d’un immeuble en copropriété (copropriétaires) deviennent membres et assurent la gestion du bâtiment, du terrain et des équipements annexes. Sa création est obligatoire en vertu de la loi, et elle est constituée automatiquement dès lors que plusieurs copropriétaires existent. Les locataires ne peuvent pas en être membres.
Les 5 principaux rôles de l’association de gestion de copropriété
- Gestion du terrain et du bâtiment : nettoyage, inspection, planification et mise en oeuvre des réparations des parties communes telles que les couloirs, les ascenseurs et l’entrée
- Gestion des charges de copropriété et du fonds de réserve pour réparations : gestion appropriée et comptabilité des sommes perçues auprès des copropriétaires
- Rédaction et révision du règlement de gestion : élaboration des règles sur la base du « règlement standard de gestion des copropriétés » du ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme, ainsi que leur révision régulière
- Conservation des documents : gestion des documents importants, tels que les plans et l’historique des réparations (documents indispensables lors d’une reconstruction ou de travaux de grande ampleur)
- Mesures de sécurité et de prévention des sinistres : rondes, exercices d’évacuation, élaboration de manuels de prévention des catastrophes et sensibilisation des résidents à la sécurité
Quels sont les postes et les rôles du conseil, et à quelle fréquence intervient-il ?
Principaux postes et rôles
| Poste | Rôle principal |
|---|---|
| Président du conseil | Représentant de l’association de gestion, convocation de l’assemblée générale, interface avec les prestataires externes. Toutefois, il ne dispose pas d’un pouvoir de décision unilatéral et un accord du conseil et de l’assemblée générale est nécessaire |
| Vice-président | Assistance au président et suppléance en cas d’absence |
| Administrateur chargé de la comptabilité | Encaissement, conservation et gestion des charges et du fonds de réserve. En gestion autonome, il traite lui-même l’ensemble de la comptabilité |
| Commissaire aux comptes | Audit des opérations dans une position neutre. Dispose du droit de convoquer une assemblée générale extraordinaire en cas de soupçon d’irrégularité |
| Administrateur chargé de la prévention des sinistres | Responsable de la sécurité incendie et de la prévention des sinistres titulaire des qualifications requises (poste facultatif) |
Fréquence d’activité indicative
La fréquence de réunion du conseil est généralement d’une fois par mois à une fois tous les quelques mois. Lorsque les opérations sont confiées à une société de gestion, celle-ci prend en charge la majeure partie des tâches quotidiennes, ce qui allège relativement la charge des administrateurs. Toutefois, la décision finale relève toujours de l’association de gestion.
Quelle est la relation entre l’association de gestion et la société de gestion ?
L’association de gestion est le « principal » de la gestion de la copropriété (organe de décision), tandis que la société de gestion est l’« organe d’exécution opérationnelle » mandaté par l’association de gestion. Les deux parties ne sont pas liées par une relation d’emploi, mais par un contrat de prestation de services.
Point important : même après avoir délégué des missions à une société de gestion, il est fondamental, pour maintenir la valeur patrimoniale, que l’association de gestion n’abandonne pas le suivi et contrôle régulièrement l’exécution des opérations. Le choix de la société de gestion, son remplacement et la révision du contenu de la délégation relèvent également de l’autorité de l’association de gestion.
Les avantages de la création d’une association de gestion
- Maintien d’un cadre de vie confortable : gestion appropriée des parties communes et mise en place de règles de vie pour les résidents
- Préservation de la valeur patrimoniale : maintien de la valeur du bien grâce à un entretien approprié et à une planification des réparations
- Prévention et résolution des conflits entre propriétaires : résolution plus fluide des problèmes grâce à un processus décisionnel démocratique (assemblée générale et vote majoritaire)
Qu’entend-on par transformation de l’association de gestion en personne morale ?
L’association de gestion peut également devenir une personne morale, ce qui lui permet d’effectuer en son nom propre des démarches juridiques et sociales (comme l’immatriculation immobilière). Lorsqu’il est envisagé de mener des travaux de grande ampleur, une reconstruction ou une gestion d’actifs, les avantages d’une telle transformation méritent également d’être étudiés.
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Questions fréquentes (FAQ)
Q1. Comment les administrateurs de l’association de gestion sont-ils sélectionnés ?
Ils sont élus lors de l’assemblée générale parmi l’ensemble des membres. Trois méthodes sont généralement utilisées : la candidature volontaire, la recommandation et la rotation. Tant qu’une personne est copropriétaire, elle peut être tenue, dans le cadre d’un système de rotation, d’assumer une fonction d’administrateur.
Q2. Les administrateurs de l’association de gestion perçoivent-ils une rémunération ?
Dans de nombreuses copropriétés, ces fonctions sont non rémunérées, mais certains règlements de gestion prévoient une rémunération. Veuillez vérifier votre règlement de gestion.
Q3. Que faut-il faire si l’association de gestion ne fonctionne pas correctement ?
Si plus de la moitié des membres approuvent, il est possible de soumettre une résolution et de la faire voter en assemblée générale. Lorsque le problème est grave, il peut également être pertinent de solliciter l’intervention d’un expert tiers, tel qu’un consultant certifié en gestion de copropriété.
Q4. Est-il utile de voter contre une hausse des charges de copropriété ou du fonds de réserve pour réparations ?
Oui, cela a du sens. Les résolutions de l’assemblée générale étant décidées à la majorité des copropriétaires, une participation active et l’expression de son avis contribuent à améliorer la gestion de l’association.
