Al comprar un condominio en régimen de propiedad, se pasa a formar parte automáticamente de la "asociación de gestión", pero sorprendentemente son pocos los propietarios que comprenden con precisión su verdadera naturaleza. La gestión de la asociación es un mecanismo importante para proteger el valor patrimonial del condominio y mantener un entorno de vida adecuado.En este artículo explicamos las funciones de la asociación de gestión, el trabajo de los directivos del consejo y su relación con la empresa administradora.
¿Qué tipo de organización es una asociación de gestión de condominios?
La asociación de gestión de condominios es una organización asociativa en la que, con base en la Ley de Propiedad Horizontal japonesa, todos los compradores del condominio (copropietarios por unidad) pasan a ser miembros y se encargan de la gestión del edificio, el terreno y las instalaciones anexas.Su constitución es obligatoria por ley y se forma automáticamente en el momento en que se reúnen varios copropietarios por unidad. Los arrendatarios no pueden ser miembros de la asociación.
Las 5 funciones principales de la asociación de gestión de condominios
- Gestión del terreno y del edificio：limpieza, inspección, planificación y ejecución de reparaciones de las zonas comunes, como pasillos, ascensores y entradas
- Gestión de las cuotas de administración y del fondo de reserva para reparaciones：uso adecuado y gestión contable de los importes recaudados a los copropietarios por unidad
- Redacción y revisión del reglamento de gestión：establecimiento de normas con base en el "Reglamento Estándar de Gestión de Condominios" del Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo de Japón, y revisión periódica
- Conservación de documentos：gestión de documentos importantes, como planos y registros de reparaciones (materiales imprescindibles en caso de reconstrucción o grandes obras de reparación)
- Medidas de seguridad y prevención de desastres：rondas de vigilancia, simulacros de evacuación, elaboración de manuales de prevención y mejora de la concienciación de los residentes en materia de seguridad
¿Cuáles son los cargos y funciones del consejo directivo y con qué frecuencia actúa?
Principales cargos y funciones
| Cargo | Función principal |
|---|---|
| Presidente | Representante de la asociación de gestión, convocatoria de la asamblea general y punto de contacto con proveedores externos. No obstante, no tiene potestad de decisión unilateral y se requiere el acuerdo del consejo directivo y de la asamblea general |
| Vicepresidente | Apoyo al presidente y sustitución en su ausencia |
| Director responsable de contabilidad | Ingresos y pagos, custodia y administración de las cuotas de gestión y del fondo de reserva. En la autogestión, procesa personalmente toda la contabilidad |
| Auditor | Auditoría de funciones desde una posición neutral. Tiene la facultad de convocar una asamblea general extraordinaria en caso de sospecha de irregularidades |
| Director responsable de prevención de desastres | Responsable de prevención de desastres con certificación de administrador de prevención de incendios (su designación es opcional) |
Frecuencia orientativa de actividad
La frecuencia de celebración del consejo directivo suele ser de una vez al mes a una vez cada varios meses. Cuando las tareas se externalizan a una empresa administradora, esta asume la mayor parte de las operaciones cotidianas, por lo que la carga de los directivos suele ser relativamente ligera.Sin embargo, la decisión final siempre queda a discreción de la asociación de gestión.
¿Qué relación existe entre la asociación de gestión y la empresa administradora?
La asociación de gestión es el "órgano principal" de la gestión del condominio (órgano de toma de decisiones), mientras que la empresa administradora es el "órgano de ejecución operativa" que recibe de la asociación la delegación de tareas.No existe una relación laboral entre ambas partes, sino una relación contractual de prestación de servicios.
Punto importante: incluso después de delegar tareas en una empresa administradora, la base para mantener el valor patrimonial es que la asociación de gestión no "deje todo en manos de la administradora" y supervise periódicamente la ejecución de las tareas. La selección y sustitución de la empresa administradora, así como la revisión del contenido del encargo, también son competencias de la asociación de gestión.
Ventajas de la creación de una asociación de gestión
- Mantenimiento de un entorno de vida confortable：gestión adecuada de las zonas comunes y establecimiento de normas para los residentes
- Preservación del valor patrimonial：mantenimiento del valor del inmueble mediante un mantenimiento adecuado y una planificación apropiada de las reparaciones
- Prevención y resolución de conflictos entre propietarios：resolución fluida de problemas mediante un proceso democrático de toma de decisiones (asamblea general y votación por mayoría)
¿Qué significa la constitución como persona jurídica de la asociación de gestión?
La asociación de gestión también puede constituirse como persona jurídica, lo que permite que los trámites sociales (como la inscripción registral de inmuebles) se realicen en nombre de la entidad. Si se estudian grandes reparaciones, reconstrucción o gestión patrimonial, conviene valorar también las ventajas de la constitución como persona jurídica.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Q1. ¿Cómo se eligen los directivos de la asociación de gestión?
Se eligen en la asamblea general entre todos los miembros de la asociación. Los tres métodos más habituales son la candidatura voluntaria, la recomendación y la rotación por turnos. Mientras se sea copropietario por unidad, en un sistema rotativo puede existir la obligación de asumir un cargo directivo.
Q2. ¿Los directivos de la asociación de gestión reciben remuneración?
En muchos condominios no reciben remuneración, aunque también hay casos en los que esta se establece en el reglamento de gestión. Revise el reglamento de gestión.
Q3. ¿Qué se debe hacer si la asociación de gestión no está funcionando?
Si la mayoría simple de los miembros de la asociación está de acuerdo, se pueden presentar propuestas y aprobar resoluciones en la asamblea general.Si el problema es grave, también puede ser eficaz solicitar la participación de un especialista externo, como un asesor de gestión de condominios.
Q4. ¿Tiene sentido votar en contra de un aumento de las cuotas de gestión o del fondo de reserva para reparaciones?
Sí, lo tiene. Como las propuestas de la asamblea general se deciden por mayoría de los copropietarios por unidad, la participación activa y la expresión de opiniones contribuyen a mejorar la gestión de la asociación.
