Una de las obligaciones legales más importantes que deben comprenderse en la gestión de alquileres es el "deber de diligencia del buen administrador". Para prevenir problemas relacionados con el contrato, la desocupación y la restitución al estado original con los inquilinos, es fundamental comprender con precisión el contenido del deber de diligencia del buen administrador, los casos de infracción y cómo debe actuar una empresa administradora.
¿Qué es el deber de diligencia del buen administrador?
El deber de diligencia del buen administrador (la obligación de diligencia propia de un buen gestor) es una obligación prevista en el artículo 400 del Código Civil. Significa la "obligación de gestionar el inmueble prestando el nivel de atención que, conforme a las normas sociales, generalmente se exige". En un contrato de arrendamiento, se impone al inquilino durante todo el período comprendido entre la celebración del contrato y la entrega del inmueble.
Alcance al que se aplica el deber de diligencia del buen administrador
Su ámbito comprende toda la parte de uso exclusivo (paredes, suelos, ventanas y zonas húmedas) y las zonas comunes de uso exclusivo (balcón, jardín de uso exclusivo y plaza de aparcamiento de uso exclusivo). Si se producen suciedad, daños o desperfectos, se exige atenderlos con prontitud o informar a la empresa administradora y solicitar la reparación.
¿Qué casos constituyen una infracción del deber de diligencia del buen administrador?
Existe infracción cuando el arrendatario descuida la gestión que se exige conforme a las normas sociales y, como consecuencia, se acelera el deterioro del inmueble o se producen daños. Algunos ejemplos concretos son los siguientes.
- Dejar sin limpiar una bebida derramada y provocar moho en el suelo de madera
- Descuidar la limpieza de las zonas húmedas y generar moho o suciedad grave
- Dejar la condensación sin tratar y provocar manchas o putrefacción
- Hacer agujeros en la pared y dañar el tablero base
- Descuidar la limpieza del filtro del aire acondicionado y averiarlo
- Descuidar la limpieza del desagüe y provocar una obstrucción
- No comunicar al propietario o a la empresa administradora una fuga de agua al piso inferior y dejarla sin atender, causando daños al edificio
Estos casos también están estrechamente relacionados con las normas de restitución al estado original en inmuebles de alquiler.
¿Qué consecuencias puede tener una infracción?
Si se reconoce una infracción del deber de diligencia del buen administrador, surgen principalmente los dos riesgos siguientes.
Negativa a la devolución del depósito y reclamación de gastos de reparación
Los gastos de reparación por daños o deterioros causados por la infracción se deducen del depósito. Si el deterioro es grave, también puede reclamarse un coste adicional que exceda el depósito.
Reclamación por daños y perjuicios
Si se producen daños importantes en el edificio, como una fuga de agua al piso inferior, puede surgir una reclamación por daños y perjuicios. Salvo que exista dolo o negligencia grave, no se exige una indemnización por los daños causados por incendio.
¿Cuál es la diferencia entre el deber de diligencia del buen administrador y la obligación de restitución al estado original?
Ambos se diferencian por el momento en que surgen.
- Deber de diligencia del buen administrador: obligación continua desde el inicio de la ocupación hasta la finalización de la entrega
- Obligación de restitución al estado original: obligación que surge al desocupar el inmueble para devolverlo a su estado previo a la ocupación
Si el deber de diligencia del buen administrador se cumple de forma cotidiana, es posible reducir al mínimo los costes de restitución al estado original al momento de la salida. Los daños extraordinarios (daños derivados de una infracción del deber de diligencia del buen administrador) están sujetos a restitución al estado original, mientras que el desgaste normal y el deterioro por el paso del tiempo quedan fuera de ese alcance.
Medidas de la empresa administradora para prevenir infracciones del deber de diligencia del buen administrador
En la práctica de la gestión de alquileres, los siguientes enfoques resultan eficaces.
Aplicación rigurosa de la explicación del documento de información importante y de la revisión con el inquilino
En el momento de la contratación, es esencial explicar cuidadosamente el contenido del deber de diligencia del buen administrador y confirmar y registrar con fotografías, junto con el personal de la inmobiliaria, el estado de la habitación antes de la ocupación para prevenir conflictos.
Comunicación habitual e inspecciones periódicas
Es importante contar con un sistema que permita al inquilino informar con facilidad. Detectar y actuar frente a los problemas en una etapa temprana ayuda a reducir el riesgo de que se conviertan en daños mayores.
Lecturas relacionadas
¿Dónde surge el riesgo de infracción?
Es más probable que surjan problemas relacionados con violaciones del deber de diligencia de un administrador prudente cuando no está claro cuándo se notó el daño y cómo se manejó, en lugar del daño en sí. Si el inquilino se hubiera puesto en contacto con nosotros inmediatamente, habría sido una reparación menor, pero si la reparación se deja desatendida y se extiende hasta el fondo del piso o dentro de las paredes, resulta difícil explicar la clasificación de la carga.
En la práctica de la gestión, separamos y verificamos los siguientes cuatro puntos.
| Elementos para comprobar | Puntos a mirar | Registros de la empresa gestora |
|---|---|---|
| Causa | Intencional/negligente, uso normal, equipo antiguo, defecto en el edificio | Fotografías tomadas al mudarse, historial de reparaciones, antigüedad del equipo |
| Cuando fue descubierto | ¿Cuándo se reconoció la anomalía? | Contacto con inquilinos, registros de patrulla, registros de inspección |
| Notificación | ¿El inquilino informó con prontitud? Correo electrónico, nota telefónica, historial de chat | |
| Prevenir la propagación | ¿Se ha extendido el daño debido a la negligencia? | Fotos, estimaciones y comentarios del contratista |
Si le dice al inquilino: "Esto es una violación del deber de diligencia de un administrador prudente", sin solucionarlo, el inquilino no quedará satisfecho. Primero separaremos los hechos, para luego explicar la clasificación de cargas. Este orden es importante.
Flujo inicial al recibir una notificación anormal
Para determinar el deber de cuidado de un administrador prudente, el registro de la respuesta inicial es de gran importancia. En particular, cuando se trata de fugas de agua, moho y mal funcionamiento de los equipos, el desfase entre el informe inicial y la respuesta conduce directamente a un aumento de los daños.
Será más fácil para la sociedad gestora explicar el siguiente proceso estandarizándolo.
| Respuesta inicial | Detalles de implementación | Registros que deben mantenerse |
|---|---|---|
| Recepción | Compruebe cuándo, de quién y con qué síntomas | Fecha y hora de recepción, persona de contacto y notas de síntomas |
| Solicitud de foto | Solicitar fotos generales y de primeros planos al inquilino | Fotos, vídeos, fecha y hora del rodaje |
| Instrucciones de emergencia | Transmitir acciones para evitar la propagación de daños, como corte de agua, ventilación y suspensión de uso | Instrucciones e historial de transmisión |
| Organizar una empresa de reparación | Contratar una empresa de reparación según el grado de urgencia | Fecha y hora de concertación, visita programada, nombre de la empresa |
| Confirmar causa | Verificar deterioro del equipo, método de uso y tiempo de permanencia sin uso | Informe del contratista, fotografías del sitio, cotización |
| Clasificación de costos | Clasificación de la carga del propietario, la carga del inquilino y la posibilidad de reparto | Memorándum de sentencia, términos del contrato, historial de explicaciones |
Esta tendencia no pretende perseguir a los inquilinos. Es importante mantener como registro tanto el hecho de que el inquilino se comunicó con nosotros rápidamente como la pronta respuesta de la empresa administradora. Cuantos más registros mantenga, menos probable será que se emocione al explicar el pago en una fecha posterior.
Cuadro de valoración del deber de diligencia de un gestor prudente por caso
Resumiremos los casos que se suelen presentar en la gestión del alquiler desde la perspectiva de la sociedad gestora. La siguiente es una guía práctica, ya que los juicios individuales variarán según los detalles del contrato, la condición de la propiedad y las pruebas.
| Casos | Ejemplos en los que es probable que la carga recaiga en el inquilino | Ejemplos en los que es probable que la carga recaiga en el propietario | Respuestas de la sociedad gestora |
|---|---|---|---|
| Fuga de agua | Fuga de agua quedó desatendida, provocando daños en el pavimento y plantas inferiores | Las principales causas fueron el deterioro de las tuberías y fallos en los equipos. Fecha y hora del primer informe, fotografías y diagnóstico del contratista guardados | |
| Molde | La condensación se deja desatendida y hay poca limpieza o ventilación | Las causas incluyen aislamiento estructural insuficiente o fugas de agua | Verifique el ambiente interior, la explicación de la ventilación y el historial de reparaciones |
| Mal funcionamiento del equipo | Desatender ruidos y anormalidades para causar más daño | Fallos naturales por deterioro con el tiempo | Mantener el historial de contactos y el año del modelo del equipo |
| Mascotas | Crianza en violación del contrato, olores fuertes, rayones en pisos y accesorios | Señales menores de uso que normalmente se esperarían dentro de las condiciones del permiso | Comparación de disposiciones especiales para mascotas, explicación al momento de la entrada y fotos de la salida |
| Renovación no autorizada | Agujeros en la pared, instalación de estanterías, trabajos de cableado, etc. realizados sin permiso | Obra que ya ha sido aprobada por el arrendador | Verificar si existe un registro de aprobación |
No se trata de ubicar de manera amplia la responsabilidad del inquilino. Reclama sólo lo que se puede explicar y no te fuerces a reclamar lo que no se puede explicar. Esto protegerá la confianza entre la sociedad gestora y el propietario a largo plazo.
¿Cómo deberían dividirse los roles de los propietarios, las sociedades gestoras y los inquilinos?
Hablar del deber de diligencia de un administrador prudente suena injusto si se dirige únicamente a los inquilinos. En la práctica, será más fácil de entender si se explican por separado las funciones del propietario, la sociedad gestora y el inquilino.
| Posición | Papel principal | Problemas causados por la escasez |
|---|---|---|
| Propietario | Mantenimiento de equipos, reparaciones necesarias e intercambio de información con la empresa gestora | Incluso los equipos viejos y defectuosos pueden considerarse fácilmente responsabilidad del inquilino |
| Sociedad gestora | Explicación en el momento de la contratación, recepción de comunicaciones, registros, arreglos de reparación, explicación de liquidación | Los criterios de juicio se individualizan y las explicaciones se vuelven borrosas al mudarse |
| Inquilinos | Úselo con el cuidado normal, notifique las anomalías a tiempo y evite que los daños se propaguen | Es probable que los crecientes daños debidos a la negligencia se conviertan en un problema para los inquilinos. |
Si comunicas esta división de roles en el momento de firmar el contrato o en la guía de mudanza, será más fácil para los inquilinos entender qué deben hacer. La empresa administradora también puede guiarlo utilizando los mismos estándares desde el momento en que se muda, en lugar de mencionar repentinamente la jerga legal cuando se muda.
¿Cómo se explica el límite entre el desgaste normal y el deterioro por envejecimiento?
La explicación más fácilmente malentendida del deber de cuidado de un gerente prudente es el límite entre el desgaste normal y el desgaste. Si lleva una vida normal, sus pisos, papel tapiz y equipos se dañarán gradualmente. Si el inquilino es responsable de esos cambios naturales, mudarse creará una fuerte sensación de desconfianza.
Las directrices del Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo para restaurar la propiedad a su estado original también distinguen entre el desgaste normal y el envejecimiento, y el desgaste causado por la intención o negligencia del inquilino. La empresa gestora no debe adoptar la postura de "facturarle porque está sucio", sino "hay una causa que excede el uso normal, por lo que le daremos una explicación y proporcionaremos pruebas".
Por ejemplo, el daño causado por el sol al papel tapiz generalmente se considera desgaste, mientras que las manchas de alquitrán y los olores causados por el tabaquismo pueden considerarse una responsabilidad para el inquilino. No son lo mismo las marcas ligeras que dejan los muebles que los rayones profundos provocados por el arrastre de objetos pesados.
Para obtener más información sobre el alcance y los costos de los trabajos de restauración, también puede ser útil consultar ¿Qué es el trabajo de restauración? Contenidos, costos y solución de problemas que los propietarios de alquileres deben conocer.
Rutas y flujo de notificaciones que deben dejar las gestoras
Para evitar problemas relacionados con el deber de diligencia de un administrador prudente, la redacción del contrato por sí sola no es suficiente. Se requieren explicaciones que los residentes puedan entender y registros que puedan verificarse más adelante.
Es una buena idea que la sociedad gestora estandarice el siguiente flujo.
| Tiempo | Detalles de implementación | Registros que deben mantenerse |
|---|---|---|
| Antes de mudarse | Ver fotos del interior, estado del equipamiento, rayones y suciedad | Fotos, hoja de cheque, firma |
| En el momento del contrato | Explique el deber de diligencia de un administrador prudente, el deber de notificar y los asuntos prohibidos | Explicación de asuntos importantes, contrato, nota explicativa |
| Mientras se muda | Si recibe un informe de un problema, registre la fecha y hora de recepción y los detalles | Correo electrónico, nota de llamada, solicitud de reparación |
| En el momento de la reparación | Organizar causas, medidas de emergencia y estimaciones de costos | Informes, estimaciones y fotografías del contratista |
| Al momento de mudarse | Comparar con el registro al momento de mudarse y explicar la clasificación de la carga | Registro de testigos de la mudanza, detalles del acuerdo |
Es especialmente importante no simplemente decirle al residente: "Si hay algo inusual, comuníquese con nosotros lo antes posible". Al especificar claramente la información de contacto, los métodos de recepción y el alcance de la respuesta de emergencia, será más fácil evitar que los daños aumenten debido a la negligencia.
¿Cómo puedo explicar esto a los inquilinos para que se convenzan fácilmente?
Al explicar el deber de diligencia de un buen administrador a un inquilino, es importante no imponerle terminología legal. En la práctica, se pueden utilizar las siguientes expresiones:
- Deber de diligencia: “Deber de diligencia de utilizar el inmueble con el cuidado que generalmente se requiere durante el periodo de alquiler”.
- Obligación de notificar: "Debemos notificarle lo antes posible cualquier incidencia que pueda causar daños generalizados, como fugas de agua o mal funcionamiento de los equipos".
- Desgaste normal: “Por regla general, el inquilino no tiene que soportar el peso de piezas que envejecen naturalmente con la vida normal”.
- Responsabilidad del inquilino: ``En caso de daño que exceda el uso normal o daño que se extienda debido a negligencia, podemos pedirle que se haga cargo del costo después de confirmar la base.''
El propósito de la explicación no es facilitar el reclamo cuando se muda. Para evitar que los daños se extiendan durante la ocupación, el propietario, el inquilino y la empresa administradora deben estar en sintonía. Se confiará en una empresa de gestión que haga esto con cuidado no sólo para solucionar problemas, sino también para proteger los activos del propietario.
El texto de la notificación será más fácil de transmitir si se especifica de la siguiente manera.
Si descubre fugas de agua, moho, ruidos inusuales o daños en el equipo, comuníquese con la empresa administradora antes de que el daño se extienda. Cuando se comunique con nosotros, envíenos una fotografía que muestre la fecha y hora del descubrimiento, la ubicación y el estado para que podamos organizar las reparaciones rápidamente y confirmar la causa. El inquilino no estará obligado a hacerse cargo del coste hasta que la propiedad se deteriore debido al uso normal, pero si el daño se ha extendido por negligencia, podremos pedirle al inquilino que cubra el coste después de confirmar la situación.
El objetivo de este texto no es imponer únicamente obligaciones al inquilino. Al decirles de antemano que el producto no tiene que soportar la carga del deterioro debido al uso normal, será más fácil fomentar el contacto temprano.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Q. ¿El deterioro por el paso del tiempo también constituye una infracción del deber de diligencia del buen administrador?
No. El deterioro por el paso del tiempo y el desgaste normal producidos pese a haber cumplido con el deber de diligencia del buen administrador no son responsabilidad del inquilino y quedan fuera del alcance de la restitución al estado original.
Q. ¿En qué se diferencian la infracción del deber de diligencia del buen administrador y la obligación de restitución al estado original?
El deber de diligencia del buen administrador es una obligación que se mantiene durante toda la ocupación, mientras que la obligación de restitución al estado original surge al desocupar el inmueble. Los daños causados por una infracción del deber de diligencia del buen administrador pasan a ser objeto de la restitución al estado original.
Q. ¿Una avería del aire acondicionado constituye una infracción del deber de diligencia del buen administrador?
Si la avería se produjo por descuidar la limpieza del filtro, sí constituye una infracción. Las averías derivadas del envejecimiento normal del equipo no son responsabilidad del inquilino.
Q. ¿Los arañazos y olores causados por mascotas están sujetos a restitución al estado original?
Sí. Incluso en inmuebles que permiten mascotas, los arañazos en pilares y los olores causados por mascotas se consideran daños extraordinarios y están sujetos a restitución al estado original.
Q. Como empresa administradora, ¿cómo podemos informar adecuadamente a los inquilinos sobre el deber de diligencia del buen administrador?
Es eficaz ofrecer una explicación cuidadosa en el documento de información importante, utilizar una lista de verificación al momento de la ocupación y enviar avisos periódicos de mantenimiento.
Q2. Si aparece moho, ¿es siempre una violación del deber de diligencia de un buen administrador?
R. No es necesariamente una infracción. Si el problema se extiende debido a la falta de limpieza o ventilación, es probable que se convierta en un problema, pero si la causa se debe a la estructura del edificio, fugas de agua o mal funcionamiento del equipo, es posible que el propietario deba tomar medidas.
Q3. Si los defectos del equipo no se tratan, ¿será responsable el inquilino?
R. Si el inquilino no se comunica con nosotros durante un tiempo prolongado después de notar algo anormal y el daño aumenta, el inquilino será considerado responsable de la responsabilidad. Sin embargo, si la causa principal es el envejecimiento del equipo o una falla inicial, verificaremos los registros y tomaremos una decisión.
Q4. ¿Qué debe registrar la sociedad gestora?
R. Deberás dejar una serie de fotos al momento de la mudanza, hojas de chequeo, explicaciones al momento de la contratación, historial de contactos al momento de la mudanza, informe de la empresa reparadora, fotos al momento de la mudanza y detalles de pago. Cuantos más registros estén conectados, más objetiva será la explicación.
P5. ¿El deber de diligencia de un administrador prudente se aplica también a los propietarios?
R. Sí. Si el propietario descuida el mantenimiento del equipo, realiza las reparaciones necesarias y comparte información con la empresa administradora, será difícil explicar cómo asignar la responsabilidad únicamente al inquilino.
Citas/Referencias
- Búsqueda de leyes de gobierno electrónico "Derecho civil"
- Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo "Problemas y directrices relacionadas con la restauración a su estado original"
- Sitio del portal de derecho empresarial de gestión de viviendas de alquiler" del Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo"
