As empresas de administração imobiliária ajudam com as tarefas complexas da gestão de locações, mas, de forma talvez inesperada, os casos de problemas entre elas e os proprietários não são poucos.
Neste artigo, explicamos o papel e o escopo de trabalho das administradoras, os problemas mais comuns e como escolher uma empresa confiável.
Que tipos de problemas podem ocorrer na gestão de locação?
A vacância não é preenchida
É necessário identificar os fatores, como baixa visibilidade do imóvel, problemas na definição do aluguel, localização ou condições de gestão inadequadas, e adotar as medidas cabíveis.
Como lidar com a inadimplência do aluguel
Se a inadimplência estiver se tornando recorrente, a ordem de desocupação também pode ser considerada, mas, se o procedimento for conduzido de forma inadequada, há risco de evoluir para problemas jurídicos.
Problemas entre moradores
Conflitos entre moradores causados por barulho ou violação de regras podem levar à saída de bons inquilinos se a resposta demorar.
Disputas sobre os custos de restauração do imóvel
Para evitar conflitos sobre a divisão dos custos na desocupação, é importante compreender corretamente os casos de responsabilidade do proprietário e do inquilino que sai e explicá-los de forma adequada.
Como prevenir problemas ao contratar uma administradora?
Principais tarefas da gestão de locação
- Captação de inquilinos: reduzir o período de vacância com capacidade comercial e know-how
- Procedimentos contratuais: atendimento de visitas, explicação de pontos essenciais e entrega das chaves em um único fluxo
- Cobrança e acompanhamento do aluguel: garantir receita estável em parceria com a empresa garantidora de aluguel
- Atendimento de reclamações: evitar reclamações secundárias com conhecimento e know-how adequados
- Vistoria de saída e acerto final: realizar corretamente a devolução do depósito e o cálculo dos custos de restauração
Principais tarefas da gestão do edifício
- Manutenção do edifício: inspeções periódicas e reparos da fachada e das áreas comuns
- Manutenção de equipamentos: inspeções obrigatórias (equipamentos contra incêndio, água, fossa séptica etc.) e inspeções opcionais
- Serviços de limpeza: manter a boa aparência com limpeza diária e periódica
- Plano de manutenção de longo prazo: elaborar um cronograma de reparos para 10 a 30 anos
Quais são os tipos de contrato com uma administradora?
Contrato de intermediação
É possível contratar várias administradoras. Há o modelo de terceirização integral (todos os serviços) e o de terceirização parcial (serviços específicos). A seleção dos inquilinos fica a critério do proprietário.
Contrato de representação
Não é possível contratar mais de uma empresa, mas é viável delegar todo o processo, da análise do candidato à assinatura do contrato, reduzindo de forma significativa o trabalho do proprietário. É importante comunicar claramente as condições desejadas com antecedência.
Quais problemas tendem a ocorrer entre a administradora e o proprietário?
Problemas relacionados à gestão do edifício
Em muitos casos, atrasos na resposta a falhas de equipamentos evoluem para reclamações secundárias. É importante estruturar um sistema que permita decidir rapidamente sobre reparos.
Problemas relacionados ao atendimento e à comunicação
Insatisfações como não conseguir falar com o responsável ou receber respostas lentas afetam diretamente o aumento da taxa de saída dos inquilinos. Ao escolher a administradora, verifique a agilidade no atendimento.
Quais são os pontos para escolher uma administradora confiável?
- Histórico de taxa de ocupação: escolher uma empresa que mantenha alta taxa de ocupação
- Capacidade de lidar com problemas: estrutura de contato em emergências e velocidade de resposta
- Clareza no escopo de trabalho: confirmar em detalhes as atividades no contrato de prestação de serviços
- Frequência dos relatórios: existência de relatório mensal e qualidade do seu conteúdo
- Adequação da taxa de administração: comparação com a média de mercado (cerca de 5% do aluguel)
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a diferença entre intermediação e representação no contrato com a administradora?
No contrato de intermediação, é possível contratar várias empresas, e o proprietário decide sobre a seleção dos inquilinos. No contrato de representação, a contratação fica limitada a uma empresa, mas é possível delegar desde a análise do candidato até a assinatura do contrato, reduzindo bastante o trabalho.
Se eu tiver problemas com a administradora, posso trocá-la?
Sim. No entanto, se o contrato ainda estiver vigente, confirme as condições de rescisão. Também é necessário considerar o período de transição para a nova administradora.
Se a administradora demora para responder, como devo pedir melhorias?
Primeiro, apresente ao responsável pedidos concretos de melhoria. Se não houver avanço, considere consultar um superior da administradora ou avaliar a troca de empresa.
Com que frequência os serviços de limpeza são realizados?
Em geral, a limpeza cotidiana é feita diariamente ou uma vez a cada dois dias, e a limpeza periódica ocorre cerca de uma vez por mês. A administradora também providencia a limpeza completa após a desocupação.
Leitura recomendada
- Como escolher uma empresa de administração de locação imobiliária | 7 pontos que o proprietário deve priorizar
- Guia completo de "verificação antes da mudança" que define o sucesso da gestão de locação
- Gestão de locação não é apenas investimento patrimonial! Conhecimentos essenciais para ter sucesso tratando-a como um negócio
