Problemfälle mit Mietverwaltungsunternehmen und wie man einen verlässlichen Partner auswählt

Eine Hausverwaltungsfirma unterstützt bei den komplexen Verwaltungsaufgaben im Vermietungsgeschäft. Dennoch kommt es überraschend häufig zu Problemen zwischen Verwaltung und Eigentümern.

In diesem Artikelerläutern wir die Rolle und den Aufgabenbereich von Verwaltungsfirmen, typische Probleme und die Auswahl einer vertrauenswürdigen Firma.

Welche Probleme treten im Vermietungsgeschäft auf?

Leerstand wird nicht abgebaut

Es ist notwendig, die Ursachen zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, etwa geringe Bekanntheit der Wohnung, Probleme bei der Miethöhe oder Nachteile bei Lage und Verwaltung.

Umgang mit Mietrückständen

Wenn Zahlungsrückstände zum Dauerzustand werden, kommt auch eine Räumungsanordnung in Betracht. Wird dabei jedoch falsch vorgegangen, kann sich dies zurechtlichen Problemenentwickeln.

Probleme zwischen Mietern

Konflikte zwischen Mietern durch Lärm oder Verstöße gegen Hausregeln können dazu führen, dass zuverlässige Mieter ausziehen, wenn die Reaktion zu spät erfolgt.

Streitigkeiten um Kosten der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands

Um Streit über die Kostenverteilung beim Auszug zu vermeiden, ist es wichtig, die jeweiligen Kostenfälle von Vermieter und ausziehender Person korrekt zu verstehen und angemessen zu erklären.

Wie lassen sich Probleme durch die Beauftragung einer Verwaltungsfirma vermeiden?

Wesentliche Aufgaben der Mietverwaltung

• Mietergewinnung: Verkürzung von Leerstandszeiten durch Vertriebskraft und Know-how
• Vertragsabwicklung: Umfassende Betreuung von der Besichtigung über die Erläuterung wichtiger Punkte bis zur Schlüsselübergabe
• Mieteinzug und Mahnwesen: Sicherung stabiler Einnahmen in Zusammenarbeit mit Mietgarantiegesellschaften
• Beschwerdemanagement: Vermeidung von Folge-Beschwerden durch angemessenes Wissen und Know-how
• Abnahme bei Auszug und Abrechnung: Ordnungsgemäße Durchführung der Kautionsrückzahlung und Berechnung der Kosten für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands

Wesentliche Aufgaben der Gebäudeverwaltung

• Gebäudeinstandhaltung: Regelmäßige Inspektionen und Reparaturen von Außenwänden und Gemeinschaftsbereichen
• Wartung der Anlagen: Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (Brandschutzeinrichtungen, Wasser, Klärgrube usw.) sowie freiwillige Kontrollen
• Reinigungsarbeiten: Erhalt eines gepflegten Erscheinungsbilds durch tägliche und regelmäßige Reinigung
• Langfristiger Instandhaltungsplan: Erstellung eines Instandhaltungsplans für 10 bis 30 Jahre

Welche Arten von Vertragsformen mit Verwaltungsfirmen gibt es?

Maklervertrag

Eine Beauftragung mehrerer Verwaltungsfirmen ist möglich. Es gibt das Modell der Gesamtbeauftragung (Auslagerung aller Aufgaben) und das Modell der Teilbeauftragung (Auslagerung einzelner Aufgaben). Die Auswahl der Mieter bleibt dem Eigentümer überlassen.

Vertretungsvertrag

Ein Vertrag ist nur mit einem Unternehmen möglich, dafür kann dieses vom Bonitätscheck bis zum Vertragsabschluss umfassend bevollmächtigt werden. Das reduziert den Aufwand für den Eigentümer erheblich. Wichtig ist, die gewünschten Bedingungen im Voraus klar zu kommunizieren.

Welche Probleme treten häufig zwischen Verwaltungsfirma und Eigentümer auf?

Probleme bei der Gebäudeverwaltung

Häufig entwickeln sich Verzögerungen bei der Behebung von Anlagenmängeln zu Folge-Beschwerden. Wichtig ist eine Struktur, in der Reparaturentscheidungen schnell getroffen werden können.

Probleme bei Reaktion und Kommunikation

Unzufriedenheit darüber, dass der Ansprechpartner nicht erreichbar ist oder zu langsam reagiert, führt direkt zu einer höheren Auszugsquote. Prüfen Sie daher bei der Auswahl einer Verwaltungsfirma auch die Reaktionsgeschwindigkeit.

Worauf sollte man bei der Wahl einer vertrauenswürdigen Verwaltungsfirma achten?

• Erfolgsbilanz bei der Belegungsquote: Wählen Sie ein Unternehmen, das eine hohe Belegungsquote aufrechterhält
• Kompetenz im Umgang mit Problemen: Erreichbarkeit in Notfällen und Reaktionsgeschwindigkeit
• Klarheit des Leistungsumfangs: Detaillierte Prüfung des Aufgabenumfangs im Verwaltungsvertrag
• Berichtshäufigkeit: Ob es monatliche Berichte gibt und wie aussagekräftig diese sind
• Angemessenheit der Gebühren: Vergleich mit dem marktüblichen Niveau (rund 5 % der Miete)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Maklervertrag und Vertretungsvertrag bei einer Verwaltungsfirma?

Bei einem Maklervertrag sind Verträge mit mehreren Unternehmen möglich, und der Eigentümer entscheidet über die Mieterauswahl. Ein Vertretungsvertrag ist auf ein Unternehmen beschränkt, ermöglicht aber die vollständige Beauftragung vom Bonitätscheck bis zum Vertragsabschluss und reduziert den Aufwand deutlich.

Kann man die Verwaltungsfirma wechseln, wenn es zu Problemen kommt?

Ja, das ist möglich. Wenn der Vertrag jedoch noch läuft, sollten Sie die Kündigungsbedingungen prüfen. Auch die Übergabezeit an die neue Verwaltungsfirma muss berücksichtigt werden.

Wie kann man Verbesserungen verlangen, wenn die Verwaltungsfirma zu langsam reagiert?

Teilen Sie dem zuständigen Ansprechpartner zunächst konkrete Verbesserungswünsche mit. Wenn sich nichts verbessert, wenden Sie sich an die vorgesetzte Stelle der Verwaltungsfirma oder prüfen Sie einen Wechsel.

Wie häufig werden Reinigungsarbeiten durchgeführt?

Üblich sind tägliche Reinigungen bis einmal alle zwei Tage sowie regelmäßige Reinigungen etwa einmal pro Monat. Auch die Reinigung nach dem Auszug wird von der Verwaltungsfirma organisiert.