Para las empresas emergentes y las empresas de nueva creación, la elección de oficina es una decisión importante que puede determinar el éxito o el fracaso de la gestión empresarial. Elegir una oficina que se adapte al tamaño de la empresa y sus perspectivas futuras conduce a compatibilizar el control de costos y el crecimiento. Este artículo explica los tipos de oficinas, los puntos clave para elegirlas y los precios de referencia.
¿Qué tipos de oficinas pueden elegir las empresas emergentes?
Las empresas emergentes pueden utilizar múltiples opciones de oficinas. Entendamos las características de cada una y elijamos la forma más adecuada.
Oficina de alquiler
La oficina de alquiler es la forma más habitual de utilizar una sección del edificio de oficinas con un contrato de alquiler. Se puede distribuir libremente el espacio propio de la empresa, y también es fácil ganar la confianza de los clientes, pero en algunos casos se necesitan 12 meses de fianza y los costos iniciales son altos.
Oficina compartida / espacio de coworking
Forma en que el espacio de trabajo se comparte con otras empresas. Tiene la ventaja de reducir considerablemente los costos iniciales y mensuales. También surgen oportunidades de interacción con otras empresas, pero al no haber sala privada exclusiva hay desafíos en materia de seguridad y entorno de concentración.
Oficina virtual
Servicio que proporciona únicamente el derecho a usar una dirección y un número de teléfono. Permite reducir al máximo los costos cuando no se necesita espacio de oficina real. También es posible el registro mercantil, pero no es adecuada para la atención a clientes o trabajos presenciales.
Oficina de alquiler por períodos
Forma de alquiler de salas individuales por horas o meses. Como el escritorio y el entorno de comunicaciones ya están equipados, se puede comenzar a trabajar de inmediato. La libertad para cambiar la decoración interior es baja, pero es posible el contrato a corto plazo y ofrece alta flexibilidad.
¿Cuáles son los puntos para que las empresas emergentes elijan oficina?
Elijamos la oficina juzgando de forma integral los siguientes puntos.
Tamaño y período de contrato adecuados al plan de negocio
Asegurémonos de un tamaño que pueda adaptarse a la escala de personal dentro de 1 a 2 años, teniendo en cuenta el plan de contratación futuro. Las empresas emergentes en período de crecimiento son adecuadas para contratos a corto plazo u oficinas que permitan expansión.
Ubicación y accesibilidad
Elijamos la ubicación considerando la comodidad de los empleados para desplazarse al trabajo y el acceso a los clientes. El centro urbano es ventajoso en términos de credibilidad, pero el alquiler es más alto.
Equilibrio de costos
El objetivo general es mantener los costos relacionados con la oficina dentro del 10 al 15% de los ingresos. Decidamos considerando el costo total incluyendo no solo el alquiler, sino también los gastos de electricidad, telecomunicaciones y gastos comunes.
Seguridad y entorno de comunicaciones
Para las empresas emergentes de tecnología, el entorno de internet de alta velocidad y la seguridad son condiciones imprescindibles. Verifiquemos también la existencia de control de acceso y cámaras de vigilancia.
¿Cuánto es el precio de alquiler de oficinas por zona?
Conozcamos de antemano el precio de alquiler de referencia por las principales zonas.
| Zona | Precio de alquiler de referencia (por tsubo/mes) |
|---|---|
| Tokio / Marunouchi / Otemachi | 30.000 a 50.000 yenes |
| Tokio / Shibuya / Ebisu | 20.000 a 40.000 yenes |
| Tokio / Shinjuku / Ikebukuro | 15.000 a 30.000 yenes |
| Tokio / Gotanda / Meguro | 15.000 a 25.000 yenes |
| Osaka / Umeda / Honmachi | 10.000 a 20.000 yenes |
Las zonas populares entre las empresas emergentes son Shibuya, Gotanda y los alrededores de Akihabara, y las zonas donde se concentran empresas de TI también son ventajosas en términos de contratación. También es efectivo consultar con especialistas en gestión inmobiliaria.
¿Cuáles son los puntos importantes a confirmar al contratar una oficina?
- Período de preaviso de rescisión: Generalmente se requiere notificación con 3 a 6 meses de antelación
- Obligación de restauración del estado original: Confirmar de antemano las normas de restauración al abandonar la oficina
- Condiciones de devolución de la fianza: Aclarar la tasa de amortización y el momento de devolución
- Prohibiciones: Confirmar las restricciones para la instalación de carteles y cambios de decoración interior
Preguntas frecuentes (FAQ)
P. ¿Cuál es el presupuesto de referencia para una oficina de empresa emergente?
El objetivo general es el 10 al 15% de los ingresos. Se recomienda un enfoque gradual de mantenerlo en el 5 al 10% en la fase inicial de fundación y mejorar gradualmente la oficina conforme crecen los ingresos.
P. ¿Se puede usar el domicilio particular como oficina?
El registro mercantil también es posible en el domicilio particular, pero en el caso de propiedades de alquiler puede haber restricciones contractuales. También es una opción el tipo híbrido en que se realiza el registro mercantil en una oficina virtual y se trabaja desde casa.
P. ¿Cuánto cuesta trasladar una oficina?
Los costos de traslado varían según la escala, pero el precio de referencia para una oficina de unas 10 personas es de 2 a 5 millones de yenes. También hay que tener en cuenta el período de pago doble de alquiler de las oficinas antigua y nueva.
