Para quem trabalha como empresário individual em um escritório em casa, até que ponto o aluguel pode ser lançado como despesa é um ponto importante de economia tributária. Se fizer a declaração sem o conhecimento correto, há o risco de a despesa não ser aceita ou, ao contrário, de você sair no prejuízo por declarar menos do que deveria.
Neste artigo, explicamos, com exemplos práticos, o que o empresário individual precisa saber sobre o lançamento do aluguel como despesa, desde a forma de calcular a alocação entre uso pessoal e profissional até o tratamento de despesas de serviços públicos, estacionamento e as diferenças entre a declaração azul e a declaração branca.
O empresário individual pode lançar o aluguel como despesa?
Em conclusão, se você mora em um imóvel alugado e também usa a sua casa como escritório, pode lançar parte do aluguel como despesa. No entanto, não é possível lançar o valor integral, sendo necessário separar claramente a parcela de uso profissional da parcela de uso pessoal por meio da “alocação entre uso doméstico e uso profissional”.
Diferença entre a declaração azul e a declaração branca
As regras de alocação entre uso doméstico e profissional variam conforme o método de declaração.
| Item | Declaração azul | Declaração branca |
|---|---|---|
| Condição para a alocação | Sem limite para a proporção de uso profissional | Apenas quando 50% ou mais forem usados para a atividade |
| Grau de flexibilidade no lançamento | Alto (aceito se houver explicação razoável) | Baixo (regra dos 50%) |
| Dedução especial | Até 650 mil ienes | Nenhuma |
Na declaração branca, só é possível lançar despesas que sejam usadas em 50% ou mais para a atividade. Por isso, se quiser maximizar o aluguel lançado como despesa, recomendamos optar pela declaração azul.
Cuidado com imóveis em nome de parentes
Se você usar um imóvel alugado cujo contrato está em nome de um parente, ou uma casa própria de um parente, em princípio não poderá lançá-lo como despesa. Isso ocorre porque pagamentos a “parentes que compartilham o mesmo sustento” não são reconhecidos como despesa. O mesmo cuidado vale quando o contrato de locação está em nome do cônjuge.
Qual é a forma correta de calcular a alocação entre uso doméstico e profissional?
A alocação entre uso doméstico e profissional consiste em distribuir o aluguel entre uso profissional e uso pessoal com base em um critério razoável. O método mais comum é a “alocação por área”, mas a alocação por tempo de uso também é aceita.
Exemplo de cálculo por área
A alocação por área é calculada com base na proporção do espaço usado para o trabalho em relação à área total da residência.
| Condição | Valor |
|---|---|
| Área total da residência | 60 m² |
| Espaço exclusivo de trabalho | 15 m² |
| Aluguel mensal | 120 mil ienes |
| Proporção de uso profissional | 15 / 60 = 25% |
| Despesa mensal lançável | 120 mil ienes x 25% = 30 mil ienes |
| Despesa anual lançável | 30 mil ienes x 12 meses = 360 mil ienes |
Como alocar as áreas comuns
Áreas comuns como corredor, banheiro e cozinha também podem ser alocadas de acordo com a proporção do espaço profissional. Por exemplo, se o espaço de trabalho representar 30% da área residencial excluídas as áreas comuns, 30% das áreas comuns também podem ser consideradas de uso profissional.
Se houver 10 m² de área comum, é possível acrescentar 3 m² como uso profissional, aumentando ainda mais o valor lançado como despesa.
Uso da alocação por tempo
Quando, no trabalho em casa, o espaço profissional e o espaço privado não podem ser claramente separados, a alocação por tempo também é eficaz. Se você trabalha 8 horas por dia e fica acordado 16 horas, a proporção de uso será de 50%.
No entanto, é importante preparar fundamentos que possam ser explicados de forma razoável caso a autoridade fiscal peça confirmação.
Que despesas além do aluguel podem ser lançadas?
No caso de uma residência que também funciona como escritório, há despesas além do aluguel que podem ser rateadas e lançadas.
Rateio de despesas de serviços públicos
A conta de luz pode ser lançada como despesa porque também é usada durante o trabalho. O método mais comum para ratear a conta de luz é calcular pelo número de tomadas. Se a casa tiver 12 tomadas e 3 delas estiverem no cômodo de trabalho, 25% da conta de luz pode ser lançado como despesa.
As contas de gás e água podem ser mais difíceis de ratear dependendo do tipo de atividade, mas em casos como operar um negócio de alimentação em casa elas também podem ser lançadas.
Taxa de estacionamento
Se você usa o carro para entregas ou atividades comerciais, a taxa de estacionamento também pode ser lançada como despesa de acordo com a proporção de uso profissional. Se você registrar a frequência de uso do veículo, conseguirá explicar isso com mais facilidade em uma fiscalização.
Despesas de comunicação (internet e telefone)
As taxas de internet e de telefone celular também podem ser rateadas de acordo com a proporção de uso profissional. Se você tiver contratado uma linha exclusiva para a atividade, poderá lançar o valor integral como despesa.
E se houver um escritório fora de casa?
Mesmo que você tenha um escritório separado, ainda pode ser possível lançar parte do aluguel da residência como despesa se realizar trabalho ou armazenar estoque em casa. No entanto, se o uso profissional em casa for limitado, é comum manter a proporção de alocação entre 10% e 30%.
Já o aluguel e a taxa de estacionamento de um imóvel alugado como loja ou escritório podem ser lançados integralmente como despesa.
Checklist para lançar o aluguel como despesa
| Item de verificação | Ponto de atenção |
|---|---|
| Método de declaração | Na declaração azul não há limite para a proporção; na branca, 50% ou mais é a condição |
| Titular do contrato | Se estiver em nome de parente, não pode ser lançado como despesa |
| Fundamento do rateio | Prepare critérios objetivos, como área, tempo e número de tomadas |
| Guarda de registros | Guarde o contrato de locação, a planta do imóvel e fotos do espaço de trabalho |
| Rateio de serviços públicos | Conta de luz por número de tomadas; comunicação por tempo de uso |
Perguntas frequentes (FAQ)
Q. Qual proporção de alocação entre uso doméstico e profissional é considerada adequada?
Se a residência for o principal local de trabalho, 30% a 50% é o mais comum. Se houver um escritório separado, 10% a 30% é a referência. Em ambos os casos, é importante ter fundamentos que possam ser explicados de forma razoável à autoridade fiscal.
Q. No caso de imóvel próprio, também é possível lançar despesas?
No caso de imóvel próprio, não há aluguel, mas é possível ratear e lançar como despesa a parcela de juros do financiamento habitacional, o imposto sobre ativos fixos, o seguro contra incêndio e a depreciação. No entanto, é preciso cautela porque há restrições para combinar isso com a dedução do financiamento habitacional.
Q. Se eu me mudar, preciso alterar a proporção de alocação?
Sim. Se a mudança alterar a proporção da área usada para o trabalho, a proporção de alocação também deverá ser alterada. Convém reorganizar novamente os fundamentos do rateio na nova residência.
Q. Existe um limite máximo para lançar o aluguel como despesa?
Não há um limite legal claramente definido, mas, se a proporção de alocação estiver distante da realidade, ela poderá ser recusada em uma fiscalização. O importante é definir uma proporção razoável, compatível com a situação real.
Resumo
Para que o empresário individual lance o aluguel de uma residência que também funciona como escritório como despesa, é indispensável ter conhecimento correto sobre a alocação entre uso doméstico e profissional e um fundamento de cálculo razoável. Ao optar pela declaração azul e usar adequadamente a alocação por área ou por tempo, é possível esperar uma economia tributária de várias centenas de milhares de ienes por ano.
Além do aluguel, despesas de serviços públicos, comunicação e estacionamento também podem ser objeto de rateio. Portanto, registre tudo sem omissões e maximize o benefício fiscal. Para se preparar para uma fiscalização, guarde sempre os registros que fundamentam o rateio.
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