Sur le terrain de la gestion de l'intermédiation immobilière, de grands changements se produisent ces dernières années. Le passage de la gestion traditionnelle en présentiel et en accueil physique vers la gestion en ligne s'accélère rapidement, et la spécialisation des processus opérationnels s'accélère également. Cet article examine la situation actuelle du virage numérique et de la spécialisation, les défis de développement des talents qui en découlent, et les solutions par l'utilisation des talents au bon endroit.
Comment le terrain de l'intermédiation immobilière change-t-il ?
En conclusion, la transition de la vente centrée sur les visites en magasin vers la gestion en ligne et la spécialisation des processus opérationnels progressent simultanément, accélérant le virage numérique de la forme de prestation de services.
Avec le développement d'Internet et des technologies IT, et l'influence de la pandémie de COVID-19, un système qui permet de compléter la recherche d'informations sur les biens, la réservation de visites, les explications importantes (IT) et les procédures contractuelles sans contact physique est en train de se mettre en place. Les contrats électroniques se multiplient également, et la simplification de l'apposition de tampons sur les documents et des échanges sur support papier progresse.
Parallèlement à cette numérisation, la spécialisation des tâches est devenue notable. Au lieu d'un seul agent commercial qui gère tout, le système est tel que des membres spécialisés répondent en divisant les rôles par processus.
- Responsable de la publication et de la gestion des informations sur les biens : Personnel spécialisé dans la collecte d'informations sur les biens vacants et leur publication sur les portails
- Responsable de la réponse aux demandes : Réponse par email et téléphone aux clients demandeurs, définition des rendez-vous en magasin et de visite
- Responsable de l'accueil en magasin et des visites : Personnel commercial chargé de l'accueil en face à face et de la visite sur site
- Responsable des procédures contractuelles : Traitement spécialisé de la création des documents de contrat et des procédures de signature
L'introduction d'un système de gestion locative sans stress contribue également à cette spécialisation.
Quelle est l'efficacité apportée par la spécialisation et quels défis émergent ?
En conclusion, si la spécialisation améliore l'efficacité opérationnelle et la qualité des services, le défi de développement des talents de « les personnes ne se forment-elles pas si la spécialisation progresse ? » émerge.
Dans les entreprises ayant introduit le système de spécialisation, de nombreux cas de hausse des taux de conclusion et d'augmentation du chiffre d'affaires grâce à l'optimisation de la charge de travail des responsables et à l'augmentation de la vitesse de réponse aux clients sont rapportés.
Cependant, en limitant trop les domaines de responsabilité, chaque employé risque de perdre l'opportunité d'apprendre la vue d'ensemble des tâches d'intermédiation, et les compétences en dehors de leur spécialité risquent de ne pas se développer. Il est également indéniable qu'avec la fragmentation des rôles, il devient difficile de développer une perspective sur l'organisation dans son ensemble, avec le risque de tomber dans le cloisonnement.
Comment résoudre les défis de la spécialisation par l'utilisation des talents au bon endroit ?
En conclusion, en combinant une affectation de poste qui exploite les points forts de chaque employé et une complémentation des points faibles par la rotation des postes et la formation, il devient possible de concilier spécialisation et développement des talents.
La prémisse est une attitude qui positionne les employés comme des « talents » de l'entreprise et qui associe leur croissance à l'avenir de l'entreprise. Il est efficace de leur permettre de se concentrer sur les tâches dans lesquelles ils sont actuellement bons, tout en fournissant des opportunités d'acquisition de compétences dans d'autres domaines par la rotation des postes et la formation selon les besoins.
Par exemple, pour un employé qui excelle dans la relation client, on le laisse exercer ses points forts en tant que responsable de la réponse aux demandes et de l'accueil en magasin, et si lui-même le souhaite, on lui offre une opportunité de formation aux pratiques contractuelles, et on le forme pour qu'il puisse relever le défi des tâches contractuelles à moyen et long terme. En combinant ainsi le développement des talents qui exploitent les points forts et compensent les points faibles, on peut profiter des avantages de la spécialisation tout en soutenant la croissance des talents.
Comment fonctionne la structure de management à 4 niveaux ?
En conclusion, en définissant clairement la répartition des rôles dans les 4 niveaux de responsable sur le terrain, chef de section, chef de service et direction, la spécialisation horizontale des tâches et la chaîne de commandement verticale s'engrenent, permettant à l'organisation de déployer systématiquement les personnes au bon endroit et d'exercer leurs capacités.
- Responsable sur le terrain (directeur de magasin/de site) : Supervise les activités commerciales en première ligne, charge de la formation et du développement des membres et de la gestion des objectifs
- Chef de section (responsable du développement des talents) : Encadre plusieurs terrains, soutient le développement des capacités des employés par l'élaboration du plan OJT et la mise en œuvre de formations, l'évaluation et le feedback
- Chef de service (conception des services/développement commercial) : Promeut la réforme du modèle de service et des processus opérationnels, s'efforce d'améliorer la valeur des services fournis
- Direction (préparation de l'environnement/stratégie d'entreprise) : Prépare les bases de la gestion d'entreprise, notamment la construction du système de gestion des ressources humaines, la stratégie financière, le marketing et l'introduction de l'infrastructure IT
La pratique du management du capital humain et du management par les valeurs est la base qui soutient cette structure à 4 niveaux.
Pourquoi le rôle du top management et le partage de la philosophie sont-ils importants ?
En conclusion, le fait que la direction affiche une vision et une philosophie managériale claires et les partage rigoureusement avec toute l'entreprise est la force motrice qui dirige l'organisation spécialisée vers un seul but.
Au fur et à mesure que l'échelle des activités s'étend, il est important de reconsidérer la situation où le dirigeant cumule les tâches de terrain et de déléguer les pouvoirs aux responsables spécialisés dans chaque domaine. Perfectionner la structure organisationnelle en mettant en place un département des ressources humaines, un responsable financier, un département marketing, etc., et que le top management lui-même se consacre à la direction en tant que manager avec une vue d'ensemble est le point clé pour faire croître l'entreprise à long terme.
La présentation et le partage de la philosophie par le dirigeant sont la source qui unifie les valeurs et la direction des efforts des employés et génère une cohésion de toute l'organisation. Comme la gestion locative utilisant les talents régionaux, la construction de nouveaux modèles organisationnels exploitant le système de spécialisation devient également possible.
Conclusion
Le terrain du secteur immobilier vit une grande période de transition avec l'évolution technologique et les changements de l'environnement social. Le mouvement de la transition de l'accueil physique vers le tout en ligne et de la spécialisation professionnelle des tâches s'accélérera davantage à l'avenir. Pour que les entreprises réalisent une croissance durable, il est indispensable non pas de simplement poursuivre l'efficacité, mais de tirer le maximum de la valeur de chaque employé par le développement des talents et l'affectation au bon endroit.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Quels sont les avantages de la spécialisation des tâches d'intermédiation immobilière ?
Comme chaque responsable peut se concentrer sur son domaine de spécialité, l'efficacité opérationnelle et la qualité des services s'améliorent. De nombreux cas de hausse des taux de conclusion et d'augmentation du chiffre d'affaires grâce à l'augmentation de la vitesse de réponse sont rapportés.
Comment prévenir le risque que les personnes ne se forment plus avec la spécialisation ?
En organisant régulièrement des rotations de postes et des opportunités de formation dans d'autres domaines, on construit un mécanisme permettant d'approfondir la spécialité tout en acquérant également des compétences globales. La conciliation de l'affectation au bon endroit et du soutien à la croissance est la clé.
Qu'est-ce que la structure de management à 4 niveaux ?
C'est une méthode de gestion organisationnelle qui divise clairement des rôles différents dans les 4 niveaux que sont le responsable sur le terrain, le chef de section, le chef de service et la direction. En connectant la spécialisation horizontale des tâches et la chaîne de commandement verticale, on vise l'optimisation de toute l'organisation.
La spécialisation est-elle possible pour les petites sociétés immobilières ?
Oui. Même s'il est difficile de se spécialiser entièrement, on peut commencer par une introduction partielle comme la séparation de la réponse aux demandes et de l'administration des contrats. Avec l'utilisation des outils numériques, un système de spécialisation efficace même avec peu de personnel peut être construit.
