Was sind genjō-kaifuku-Arbeiten? Umfang, Kosten und Mieterbelastung für Eigentümer japanischer Mietobjekte erklärt

Der Begriff genjō-kaifuku kōji (原状回復工事) bezeichnet in Japan die Instandsetzungs-, Reinigungs- und Austauscharbeiten, mit denen eine Mietwohnung nach dem Auszug wieder in einen vermietbaren Zustand für den nächsten Mieter gebracht wird. Wichtig für internationale Investoren, die dieses Konzept aus ihrem Heimatmarkt nicht kennen: Es handelt sich ausdrücklich nicht um Arbeiten, die die Wohnung in exakt denselben Zustand wie zu Mietbeginn zurückversetzen. Für Eigentümer ist entscheidend, zwei Dinge auseinanderzuhalten: die Arbeiten, die für die nächste Vermietung ohnehin nötig sind, und die Arbeiten, deren Kosten dem ausziehenden Mieter in Rechnung gestellt werden dürfen. Wer diese Trennlinie beim Erstellen des Kostenvoranschlags verschwimmen lässt, provoziert Streit bei der Auszugsabrechnung.

Betrachtet man den Innenraum nach dem Auszug und entscheidet vorschnell „das ist verschmutzt, also zahlt der Mieter", lässt sich das später nicht sauber begründen und mündet in emotionale Auseinandersetzungen über die Rückzahlung der Kaution. Was ein Eigentümer steuern muss, ist eben nicht nur die Bauausführung selbst. Es geht darum, die gesamte Kette – Fotos vor Einzug, Aufklärung beim Vertragsabschluss, Protokoll der Auszugsbegehung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsdetail – zu einer lückenlosen Beweisführung zu ordnen, sodass sich schlüssig darlegen lässt, warum welche Kosten entstehen. Dieser Beitrag ordnet Umfang, Kosten und die Entscheidungslogik der genjō-kaifuku-Arbeiten aus der Praxisperspektive des Mietmanagements – und erklärt DACH-Lesern zugleich, worin sich das japanische System vom deutschen, österreichischen und schweizerischen Wohnungsmietrecht grundlegend unterscheidet.

Die Kernpunkte dieses Beitrags

• Bei genjō-kaifuku-Arbeiten sind stets zwei Kategorien zu trennen: die für die Neuvermietung nötigen Arbeiten und die dem Mieter berechenbaren Arbeiten.
• Normale Abnutzung und alterungsbedingter Verschleiß gehen grundsätzlich zulasten des Eigentümers; Schäden durch Vorsatz, Fahrlässigkeit oder auf Basis einer Sondervereinbarung sind der Ausgangspunkt für eine Mieterbelastung.
• Selbst bei Mieterbelastung wird die Nutzungsdauer berücksichtigt – je älter das Bauteil, desto geringer der finanzielle Anteil des Mieters.
• Kosten prüft man nicht als Gesamtsumme, sondern über einen Kostenvoranschlag, der nach Ort, Menge, Einzelpreis und Kostenträger aufgeschlüsselt ist.
• Wenn die Beweiskette von den Einzugsfotos bis zum Abrechnungsdetail durchgängig ist, verläuft die Auszugsabrechnung deutlich konfliktärmer.

Was sind genjō-kaifuku-Arbeiten? Die Trennlinie, die Eigentümer zuerst verstehen müssen

Genjō-kaifuku-Arbeiten sind Arbeiten, die den Innenraum nach dem Auszug herrichten, damit der nächste Mieter beruhigt einziehen kann. Konkret gehören dazu das Erneuern der Wandbespannung (kurosu, クロス, gemeint sind die in Japan üblichen Vinyltapeten), Ausbesserung oder Austausch von Bodenbelägen, der Austausch von Einbauten, die Grundreinigung (Housing-Cleaning) sowie der Schlosswechsel. Für den Eigentümer hat dies auch die Dimension einer Investition, die den Leerstand wieder in ein marktfähiges Produkt verwandelt.

Fasst man diese Arbeiten hingegen als „Rückversetzung in den Zustand bei Mietbeginn" auf, trifft man die Kostenzuordnung falsch. Die Richtlinie des japanischen Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus – 国土交通省 (Kokudo-kōtsū-shō, Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism, MLIT) – mit dem Titel „Richtlinie zu Streitigkeiten rund um die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands" definiert genjō-kaifuku als „die Wiederherstellung jener Wertminderung des Gebäudes, die durch Bewohnen und Nutzen des Mieters entstanden ist – soweit sie auf Vorsatz oder Fahrlässigkeit des Mieters, auf einer Verletzung der Sorgfaltspflicht oder auf einer über den gewöhnlichen Gebrauch hinausgehenden Nutzung beruht". Mit anderen Worten: Verschleiß, der durch Zeitablauf oder gewöhnliches Wohnen entsteht, fällt aus dem Anwendungsbereich der Wiederherstellung heraus.

Anders als es deutsche Vermieter vom Instrument der „Schönheitsreparaturen" kennen, verlagert das japanische Recht die laufende Renovierungslast also nicht per formularmäßiger Klausel auf den Mieter. Wo in Deutschland jahrzehntelang über die Wirksamkeit starrer Fristenpläne bei Schönheitsreparaturen gestritten wurde – der Bundesgerichtshof hat viele solcher Klauseln gekippt –, liegt der japanische Grundsatz von vornherein beim Eigentümer: Normale Abnutzung trägt, wer vermietet. Diese Ausgangsverteilung sollten DACH-Investoren verinnerlichen, bevor sie in Tokio oder Osaka kalkulieren.

Die Prämisse: Es geht nicht um die „Rückversetzung in den Einzugszustand"

Artikel 621 des japanischen Zivilgesetzbuchs – 民法 (Minpō, Civil Code) – bestimmt, dass aus der Wiederherstellungspflicht des Mieters „Abnutzung der Mietsache durch gewöhnlichen Gebrauch und Nutzung sowie die alterungsbedingte Veränderung der Mietsache" ausgenommen sind. Mit der am 1. April 2020 in Kraft getretenen Reform des Minpō wurde die zuvor über Jahre gewachsene Rechtsprechung ausdrücklich in den Gesetzestext geschrieben. Im Ergebnis gilt: Sonnenbedingte Verfärbungen der Wand oder Eindrückungen im Boden durch aufgestellte Möbel können dem Mieter grundsätzlich nicht in Rechnung gestellt werden.

Für DACH-Leser ist die Parallele lehrreich: So wie das deutsche BGB in § 538 festhält, dass Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache durch den vertragsgemäßen Gebrauch nicht zu vertreten sind, zieht das japanische Minpō 621 seit 2020 dieselbe Grenze – nur wurde sie in Japan erst spät kodifiziert, während sie im deutschen Recht seit Langem etabliert ist. Wer diese Grenze verkennt, versucht selbst die für die Vermietung selbstverständlichen Arbeiten auf den Mieter abzuwälzen, und die Abrechnung eskaliert. Genjō-kaifuku-Arbeiten sind daher zugleich Bau- und Erklärungsmanagement der Auszugsabrechnung. Die feinen Bedeutungsunterschiede zwischen den japanischen Begriffen genjō-kaifuku (原状回復), genjō-fukki (原状復帰) und der fälschlichen Schreibweise genjō-kaifuku (現状回復) sowie den rechtlichen Rahmen selbst behandeln wir in einem eigenen Beitrag ausführlich. Wer die präzise Bedeutung der Fachbegriffe prüfen möchte, findet sie in unserer Begriffserläuterung zum Unterschied zwischen genjō-kaifuku und genjō-fukki; wer die rechtliche Einordnung von Kaution (shikikin) und Wiederherstellung vertiefen will, liest die Analyse dazu, wie die Minpō-Reform Kaution und Wiederherstellung verändert hat. Der vorliegende Beitrag konzentriert sich bewusst auf Umfang, Kosten und die Entscheidungen des Eigentümers.

Normale Abnutzung, Alterung, Mieterbelastung und Sondervereinbarung nicht verwechseln

Die meisten Konflikte bei der Auszugsabrechnung entstehen daraus, dass vier wesensverschiedene Konzepte in einen Topf geworfen werden. Normale Abnutzung (tsūjō-sonmō, 通常損耗), alterungsbedingter Verschleiß (keinen-rekka, 経年劣化), Beschädigung durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit des Mieters sowie die Sondervereinbarung (tokuyaku, 特約) folgen jeweils einer eigenen Logik der Kostentragung. Diese vier zunächst sauber zu trennen, ist der Ausgangspunkt jeder Beurteilung.

Kategorie	Beispiele	Grundsatz der Kostentragung	Beurteilungspunkt
Normale Abnutzung (tsūjō-sonmō)	Leichte Eindrückungen durch Möbelaufstellung, Verfärbung der Wand hinter dem Fernseher durch Stromwärme, Verschmutzung im Rahmen der gewöhnlichen Nutzung	Eigentümer	Bei normalem Wohnen unvermeidbar. Grundgedanke: bereits in der Miete enthalten
Alterungsbedingter Verschleiß (keinen-rekka)	Verfärbung der Wandbespannung durch Sonneneinstrahlung, Ausfall von Einbauten am Ende ihrer Lebensdauer, natürlicher Verschleiß von Tatami-Matten	Eigentümer	Schreitet unabhängig vom Nutzungsverhalten des Mieters allein durch Zeitablauf fort
Vorsatz/Fahrlässigkeit des Mieters u. Ä.	Nikotinverfärbung durch Rauchen, Kratzer und Gerüche durch Haustiere, Schimmel durch mangelnde Reinigung, Bemalung, Bruch	Ausgangspunkt: Mieter	Ursache liegt im Nutzungsverhalten oder in mangelnder Pflege des Mieters. Umfasst die Verletzung der Sorgfaltspflicht
Sondervereinbarung (tokuyaku)	Housing-Cleaning-Kosten, Schlosswechselkosten, Zusatzlast bei Haustierhaltung	Nach dem Inhalt der Vereinbarung	Voraussetzung ist die schriftliche Fixierung im Vertrag sowie Kenntnis und Zustimmung des Mieters zum Inhalt

Wichtig an dieser Tabelle ist die Reihenfolge der Beurteilung. Zuerst fragt man: „Warum ist dieser Verschleiß entstanden?" Handelt es sich um normale Abnutzung oder Alterung, trägt der Eigentümer; liegt die Ursache im Nutzungsverhalten des Mieters, prüft man eine Mieterbelastung. Nicht „ob es verschmutzt ist" entscheidet, sondern „was die Ursache ist" – das ist das Grundprinzip. Für DACH-Investoren ist dies vertraut und fremd zugleich: Vertraut, weil auch das deutsche Mietrecht zwischen vertragsgemäßem Gebrauch und schuldhafter Beschädigung unterscheidet; fremd, weil Japan diese Trennung zusätzlich mit einer sehr feingliedrigen Nutzungsdauer-Staffelung kombiniert, die es in dieser Form im deutschsprachigen Raum nicht gibt. Zur Sorgfaltspflicht (zenkan-chūi-gimu, 善管注意義務) haben wir zur Vorbeugung von Mieterkonflikten einen ausführlichen Was ist die Sorgfaltspflicht des Mieters? Erläuterung von Verstoßfällen, dem Zusammenhang mit der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands und den Maßnahmen von Hausverwaltungen erstellt.

Das Konzept der Nutzungsdauer – Mieterbelastung heißt nicht Vollbetrag

Selbst bei einem Schaden, der als Mieterbelastung einzustufen ist, lässt sich der volle Betrag nicht immer weiterberechnen. Die Richtlinie wendet das Konzept der Nutzungsdauer an: Für jedes Bauteil wird eine gedachte Nutzungsdauer angesetzt, und der Belastungsanteil des Mieters sinkt mit fortschreitender Zeit. Der Grundgedanke: Wer lange gewohnt hat, trägt bei gleichem Schaden eine geringere finanzielle Last.

Bauteil	Richtwert der Nutzungsdauer	Logik der Kostentragung
Wandbespannung (kurosu / Vinyltapete)	Restwert von 1 Yen (ca. 0,01 €; 170 JPY/EUR) nach 6 Jahren	Der Belastungsanteil des Mieters sinkt entsprechend der verstrichenen Zeit. Nach 6 Jahren fällt er grundsätzlich bis auf 1 Yen (ca. 0,01 €)
Teppich / Cushion-Floor (PVC-Bodenbelag)	6 Jahre	Wie bei der Wandbespannung wird die verstrichene Zeit berücksichtigt
Parkett / Dielenboden	Beurteilung nach der Nutzungsdauer des Gebäudes	Bei punktueller Ausbesserung wird die Nutzungsdauer teils nicht berücksichtigt
Tatami-Deckschicht, Fusuma-Papier, Shōji-Papier	Keine Berücksichtigung der Nutzungsdauer	Stark verbrauchsgutähnlicher Charakter; bei Vorsatz/Fahrlässigkeit sind die Erneuerungskosten erfasst
Einbauten (Durchlauferhitzer, Klimageräte u. Ä.)	Nutzungsdauer des jeweiligen Geräts	Lebensdauerbedingter Ausfall: Eigentümer; Ausfall durch Fehlbedienung: Prüfung Mieter

Zur Erläuterung der Fachbegriffe für DACH-Leser: fusuma (襖) sind papierbespannte japanische Schiebetüren, shōji (障子) sind mit lichtdurchlässigem Papier bespannte Schiebeelemente, und tatami (畳) sind die traditionellen Bodenmatten des washitsu (和室), des japanischen Zimmers – Bauelemente, für die es im deutschsprachigen Wohnungsbau kein direktes Gegenstück gibt. Die obige Tabelle zeigt die von der Richtlinie vorgegebenen Richtwerte, die je nach konkretem Objekt und Vertragsinhalt angepasst werden. Zu beachten ist: Auch unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer ist es anerkannt, aus verarbeitungstechnischen Gründen eine ganze Fläche einschließlich der beschädigten Stelle zu erneuern. Weist etwa ein Teil der Wandbespannung einen großen Kratzer auf, wird diese Fläche zwar insgesamt zulasten des Mieters erneuert, doch nach Abzug für die Nutzungsdauer entsteht selten eine unangemessene Belastung. Sämtliche Wandbespannung eines Raums pauschal dem Mieter aufzuerlegen, ginge hingegen zu weit.

Wichtig für den Kontext internationaler Investoren: Diese Richtlinie selbst hat keine rechtliche Bindungswirkung. Anders als eine Verordnung ist sie eher mit einer weithin anerkannten Handreichung vergleichbar – ähnlich wie deutsche Gerichte auf etablierte Tabellen und Erfahrungswerte zurückgreifen, ohne dass diese Gesetzesrang hätten. Dennoch wird sie als Beurteilungsmaßstab in Prozessen rund um die Wiederherstellung breit herangezogen und wirkt in der Praxis als faktische gemeinsame Regel. Rechnet ein Eigentümer auf Grundlage dieser Logik ab, kann er selbst bei abweichender Auffassung des Mieters seine Begründung darlegen und das Gespräch leichter voranbringen. Umgekehrt trägt eine Forderung, die stark von der Richtlinie abweicht, das Risiko, später gekippt zu werden.

Die Voraussetzungen, unter denen eine Sondervereinbarung wirksam ist

Sondervereinbarungen (tokuyaku), die Housing-Cleaning- oder Schlosswechselkosten dem Mieter auferlegen, sind in der Praxis weit verbreitet. Doch nicht alles, was im Vertrag steht, wird dadurch wirksam. Nach der Logik der Rechtsprechung (Urteil des Obersten Gerichtshofs Japans vom 16. Dezember 2005) zählt zu den Voraussetzungen der Wirksamkeit unter anderem, dass ein Bedürfnis für die Vereinbarung besteht und ein objektiv-rationaler Grund vorliegt, der den Mieter nicht einseitig – etwa in wucherischer Weise – benachteiligt. Darauf aufbauend verlangen Richtlinie und Rechtsprechung für die Wirksamkeit, dass der Mieter erkennt, eine über die gewöhnliche Wiederherstellungspflicht hinausgehende Last zu tragen, und diesem Inhalt zugestimmt hat. Geprüft wird, ob Betrag und Umfang konkret ausgewiesen sind und der Mieter nach Verständnis unterschrieben hat.

Für DACH-Investoren lohnt der Vergleich mit der Kaution: In Deutschland begrenzt § 551 BGB die Mietkaution auf höchstens drei Nettokaltmieten und schreibt eine verzinsliche, vom Vermietervermögen getrennte Anlage vor. Ein solches gesetzliches Deckelungs- und Trennungsgebot kennt das japanische shikikin-System in dieser strengen Form nicht; stattdessen wird die Angemessenheit über die genannte Wirksamkeitsprüfung der tokuyaku gesteuert. Auch in unseren Beratungsgesprächen mit Eigentümern kommt es vor, dass Kosten, die man „laut Sondervereinbarung selbstverständlich" berechnen zu können glaubte, mangels Aufklärung schwer durchsetzbar sind. Eine Sondervereinbarung entfaltet ihre praktische Wirkung erst dann, wenn ihr Inhalt und Betrag beim Vertragsabschluss ordentlich erläutert und protokolliert wurden. Wer die Vertragsvorlagen seiner Hausverwaltung überprüfen möchte, kann in der kostenlosen INA-Beratung gemeinsam mit uns bei der Ordnung der Vertragsbedingungen beginnen.

Die Trennlinie der Kostentragung – Mieter und Eigentümer nach Bereichen

Auf Grundlage der vier Konzepte ordnen wir nun bereichsweise die Richtwerte für Mieter- und Eigentümerbelastung. Auch hier entscheidet nicht das Erscheinungsbild des Schadens, sondern ob die Ursache über den Rahmen der gewöhnlichen Nutzung hinausgeht.

Bereich	Beispiele, bei denen Mieterbelastung naheliegt	Beispiele, bei denen eher Eigentümerbelastung greift
Wand / Wandbespannung	Nikotinverfärbung und Geruch durch Rauchen, Kratzspuren von Haustieren, Bemalung, zahlreiche Nagellöcher	Verfärbung durch Sonneneinstrahlung, Verschmutzung im Rahmen der gewöhnlichen Nutzung, kleine Löcher etwa von Reißnägeln
Boden	Tiefe Kratzer durch Schleifen schwerer Gegenstände, Verfärbung oder Fäulnis durch stehen gelassene Nässe	Leichte Eindrückungen durch Möbelaufstellung, altersbedingtes Verblassen
Nassbereiche	Erhebliche Fett- oder Schimmelbildung durch mangelnde Pflege, Bruch	Lebensdauer der Einbauten, mit gewöhnlicher Reinigung entfernbarer Kalk und Schmutz
Türen und Einbauelemente	Löcher, Risse, eigenmächtige Bearbeitung oder Ausbau	Natürlicher Verschleiß der Passung durch Öffnen und Schließen
Einbauten	Ausfall durch Fehlbedienung des Mieters, Störung durch mangelnde Reinigung	Ausfall oder Austausch durch Ablauf der Nutzungsdauer

Es gibt auch Positionen mit unscharfer Grenze. Bei innerem Schimmel eines Klimageräts etwa gehen die Auffassungen auseinander, ob mangelnde alltägliche Pflege oder ein geräteseitiges Problem vorliegt. Gerade in solchen Graubereichen werden Beweismittel wie der Zustand bei Einzug oder die Kommunikationshistorie während der Mietzeit zum Beurteilungsmaterial. Im Zweifel ist es praxisnah, zuerst zu prüfen, ob die Beweise vollständig vorliegen.

Wie man Kostenrichtwerte einordnet – der Kostenvoranschlag richtig gelesen

Die Kosten von genjō-kaifuku-Arbeiten lassen sich nicht am Einzelpreis allein beurteilen. Selbst bei derselben „Erneuerung der Wandbespannung" schwankt der Betrag je nach ausgeführter Fläche, Materialqualität, Vorhandensein von Untergrundausbesserungen, Zustand des Raums, Anlieferbedingungen und Ausführungszeitpunkt. Wichtiger als die Frage, ob es im Vergleich zu Online-Marktpreisen teuer oder günstig ist, ist, ob man die Aufschlüsselung des Kostenvoranschlags mit eigenen Worten erklären kann.

Konkrete Marktpreise streuen je nach Region, Baualter und ausführendem Betrieb. Zieht man hier leichtfertig einen Durchschnittsbetrag heran, führt das eher zu Fehlurteilen. Was ein Eigentümer prüfen sollte, ist nicht der absolute Betrag, sondern die Struktur: wofür jede Position anfällt und wer sie trägt. Für DACH-Investoren ist dieses Vorgehen anschlussfähig – ähnlich wie man bei einer deutschen Handwerkerrechnung Lohn, Material und Fahrtkosten getrennt betrachtet, statt nur die Endsumme.

Bauposition	Im Kostenvoranschlag zu prüfende Punkte
Erneuerung der Wandbespannung	Ausgeführte Fläche (m²), Teil- versus Flächen- oder Vollerneuerung, Vorhandensein von Untergrundausbesserung
Bodenausbesserung / -erneuerung	Reicht Ausbesserung oder ist Erneuerung nötig, Materialtypnummer, Ausführungsumfang
Housing-Cleaning (Grundreinigung)	m²-Preis oder Pauschale, Zusatzkosten für Klimageräte-Innenreinigung oder Nassbereiche
Austausch von Einbauten	Grund der Nicht-Reparierbarkeit, Baujahr des vorhandenen Geräts, Garantie nach Austausch
Schlosswechsel	Vorhandensein einer Sondervereinbarung, sicherheitstechnische Notwendigkeit, Schlossart und Zylinderkosten

Steht im Kostenvoranschlag nur „genjō-kaifuku-Arbeiten pauschal", ist Vorsicht geboten. Aus der Gesamtsumme allein lässt sich nicht trennen, was Arbeiten für die Vermietung und was dem Mieter berechenbare Arbeiten sind. Verlangen Sie mindestens einen Kostenvoranschlag, in dem die fünf Angaben Ort, Bauposition, Menge, Einzelpreis und Kostenträger getrennt ausgewiesen sind. Ein feingliedriger Kostenvoranschlag lässt sich zugleich unmittelbar als Erklärungsunterlage gegenüber dem Mieter verwenden.

Die Achsen, an denen man Vergleichsangebote misst

Bei hochpreisigen oder umfangreichen Arbeiten lässt sich die Angemessenheit leichter prüfen, wenn man Angebote mehrerer Betriebe einholt. Zu vergleichen ist jedoch nicht nur die Gesamtsumme. Erst wenn man Feinheit der Bauposten, Materialqualität, Garantieumfang, Bauzeit und die Bedingungen, unter denen Zusatzkosten entstehen, gleichermaßen gegenüberstellt, wird sichtbar, ob ein Angebot wirklich günstig ist oder ob lediglich Positionen weggelassen wurden. Dass ein günstiges Angebot die Untergrundausbesserung ausklammert und später zur Nachforderung führt, ist keine Seltenheit.

Der Praxisablauf des Eigentümers vom Auszug bis zur Neuvermietung

Bei genjō-kaifuku-Arbeiten verändern sich sowohl die Leerstandsdauer als auch die Anfälligkeit für Abrechnungskonflikte danach, ob der Ablauf vom feststehenden Auszug bis zur Neuvermietung durchdacht ist. Je später die Bauentscheidung fällt, desto länger der Leerstand und desto höher der entgangene Mietertrag. Im Folgenden ordnen wir die Eigentümerpraxis vom Einzug bis zur Abrechnung, jeweils zusammen mit den aufzubewahrenden Aufzeichnungen.

Phase	Praxis auf Eigentümer-/Verwaltungsseite	Aufzubewahrende Aufzeichnungen
Vor Einzug	Vor dem Einzug den Innenzustand fotografisch festhalten und vorhandene Kratzer oder Verschmutzungen auflisten	Einzugsfotos, Zustandschecklist des Objekts
Bei Vertragsabschluss	Kostentragungsverteilung der Wiederherstellung sowie Inhalt und Betrag der Sondervereinbarung erläutern und Zustimmung einholen	Mietvertrag, Protokoll der Aufklärung zur Sondervereinbarung, Erklärung zu wichtigen Punkten (jūyō-jikō-setsumeisho)
Während der Mietzeit	Meldungen und Bearbeitung von Wasserschäden oder Gerätestörungen jeweils dokumentieren	Kommunikationshistorie, Protokoll der Instandsetzungsbearbeitung
Auszugsbegehung	In Anwesenheit des Mieters die Schadensstellen prüfen und Fotos sowie Angaben festhalten	Protokoll der Auszugsbegehung, Innenraumfotos
Angebotseinholung	Einen nach Bauposition und Kostentragung getrennten Kostenvoranschlag einholen	Kostenvoranschlag, Kommentare des Betriebs
Abrechnungsdetail	Ein Detail erstellen und erläutern, das Kaution, offene Beträge und Mieterbelastung ausweist	Abrechnungsdetail, Erläuterungshistorie
Bau / Neuvermietung	Einen Ablauf planen, der den Neuvermietungsstart einhält, und die Vermarktungsfotos aktualisieren	Ablaufplan, Auftragsschein, Vermarktungsgrundriss

Der Ausgangspunkt dieses Ablaufs liegt nicht beim Auszug, sondern vor dem Einzug. Ohne Einzugsfotos lässt sich beim Auszug nicht erklären, ob ein gefundener Kratzer schon vor dem Einzug bestand oder während der Mietzeit entstand. Ein Eigentümer, der versäumt hatte, vor dem Einzug zu fotografieren, konnte nicht nachweisen, wessen Verantwortung ein Kratzer im Parkett war, und musste auf die Mieterbelastung verzichten. Beweise sammelt man nicht erst nach dem Auszug, sondern baut sie schon vor Vertragsabschluss auf.

Die Auszugsbegehung ist der Höhepunkt der Beweisführung. Der Kniff dabei: die Schadensstellen gemeinsam mit dem Mieter prüfen, an Ort und Stelle fotografieren und festhalten, dass der Mieter Kenntnis genommen hat. Stellt man ohne Begehung später einseitig eine Forderung, kann der Mieter leichter schon die Existenz des Schadens selbst bestreiten. Ist der Schaden im Rahmen der Begehung geteilt worden, kann die Erklärung der Abrechnung bei der Tatsachenfeststellung ansetzen, und emotionale Auseinandersetzungen lassen sich eher vermeiden. Wir empfehlen, soweit es die Zeit erlaubt, eine Begehung im Beisein des Mieters anzusetzen.

Von den Einzugsfotos bis zur Abrechnung durchverbinden

In der Praxis entscheidet die Überzeugungskraft der Abrechnung daran, ob Einzugsfotos, Aufklärung bei Vertragsabschluss, Protokoll der Auszugsbegehung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsdetail als eine durchgehende Linie zusammenhängen. Lässt sich der Faden aufzeigen – so war der Zustand bei Einzug, so wurde im Vertrag vereinbart, dieser Schaden entstand beim Auszug, und seine Ausbesserung kostet diesen Betrag –, fällt es auch dem Mieter leichter zuzustimmen. Fehlt umgekehrt auch nur an einer Stelle die Aufzeichnung, lässt sich dieser Teil schwer als Mieterbelastung geltend machen.

Wie man das Abrechnungsdetail erstellt – die konfliktarme Reihenfolge der Erklärung

Bei der Auszugsabrechnung entscheidet weniger der Betrag selbst als vielmehr die Art der Darstellung, ob es zum Streit kommt. Wichtig ist, geordnet darzulegen, wie viel von der Kaution abgezogen wird und warum dieser Betrag zustande kommt. Das Abrechnungsdetail wird nicht als bloße Aneinanderreihung von Beträgen, sondern als Erklärungsunterlage für den Mieter aufgebaut.

Position des Details	Darzustellender Inhalt
Erhaltene Kaution (shikikin)	Gesamtbetrag der bei Vertragsabschluss erhaltenen Kaution
Offene Miete / Kosten	Zum Auszugszeitpunkt noch ausstehende Miete, Nebenkosten und dergleichen
Baukosten zulasten des Mieters	Baukosten je Bereich und der um die Nutzungsdauer bereinigte Mieteranteil
Kosten aus Sondervereinbarung	Vereinbarte Kosten wie Housing-Cleaning oder Schlosswechsel
Saldo / Rückzahlungsbetrag	Um die Belastung bereinigter Rückzahlungsbetrag aus der Kaution oder Nachforderungsbetrag

Als Reihenfolge der Erklärung ist es verständlich, zunächst den Gesamtbetrag der erhaltenen Kaution zu bestätigen, dann die dem Mieter zuzuordnenden Positionen samt Begründung einzeln darzulegen und zuletzt den Rückzahlungsbetrag nach Abzug zu präsentieren. Fügt man jeder Position eine Begründung bei, warum sie Mieterbelastung ist (bei der Begehung bestätigter Schaden, vertragliche Sondervereinbarung usw.), kommt es seltener zu emotionalen Auseinandersetzungen. Bei Positionen, für die wegen unvollständiger Beweise keine Begründung vorliegt, führt es mitunter eher zu langfristigem Vertrauen, sie als Eigentümerbelastung zu behandeln, statt sie mit Gewalt als Mieterbelastung durchzudrücken.

Die Situationen, in denen der Eigentümer entscheidet – wie weit soll gebaut werden

Mit der Festlegung der Kostentragung sind genjō-kaifuku-Arbeiten nicht beendet. Dem Eigentümer bleibt die Investitionsentscheidung, wie weit er für die nächste Vermietung baut. Bringt man alles nahe an den Neuzustand, verbessert das die Optik, doch im Vermietungsgeschäft ist auch die Wirtschaftlichkeit nicht zu vernachlässigen. Baualter, angenommene Miete, anvisierte Mieterschicht und der Wettbewerb im Umfeld bestimmen den Umfang der Arbeiten.

Wenn man bei der Entscheidung unsicher ist, lässt sie sich mit folgender Reihenfolge der Priorität leichter durchdenken.

1. Sicherheitsrelevante Einbauten oder Beschädigungen instand setzen
2. Für den Alltag der Mieter unmittelbar relevante Nassbereiche und Klimatisierung prüfen
3. Wand, Boden und Beleuchtung herrichten, die den Eindruck bei der Besichtigung prägen
4. Nur Verbesserungen, die zu einer Mieterhöhung führen, als Zusatzinvestition ergänzen
5. Was sich auf die nächste Instandsetzung verschieben lässt, nicht mit Gewalt gleichzeitig ausführen

Eine weitere Situation, in der der Eigentümer zur Entscheidung gezwungen ist: ob eine Position als Mieter- oder als Eigentümerbelastung behandelt wird. Liegen die Beweise vollständig vor und ist die Mieterbelastung auch nach Berücksichtigung der Nutzungsdauer angemessen, kommt eine Forderung in Betracht. Fehlen hingegen Aufzeichnungen oder ist gemessen am Betrag der Aufwand für die Einziehung und das Risiko einer Verschlechterung der Beziehung groß, gibt es auch die Entscheidung, die Position als Eigentümerbelastung zu behandeln und die nächste Vermietung zu priorisieren. Genjō-kaifuku-Arbeiten sind eben nicht das Aufräumen nach dem Auszug, sondern zugleich eine unternehmerische Entscheidung darüber, wie man die Bedingungen der nächsten Vermietung gestaltet. Wer bei Leerstandsmaßnahmen oder der Priorisierung von Arbeiten unsicher ist: Das Mietmanagement-Team von INA ordnet die Lage gemeinsam mit dem Eigentümer, abgestimmt auf seine Situation.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Q1. Können die Kosten der genjō-kaifuku-Arbeiten vollständig dem Mieter in Rechnung gestellt werden?

A. Nein. Normale Abnutzung und alterungsbedingter Verschleiß gehen grundsätzlich zulasten des Eigentümers. Dem Mieter berechenbar sind nur Kosten aus Vorsatz und Fahrlässigkeit, aus über den gewöhnlichen Gebrauch hinausgehenden Schäden, aus einer Verletzung der Sorgfaltspflicht sowie aus einer wirksamen Sondervereinbarung – und auch dann handelt es sich um einen um die Nutzungsdauer bereinigten Betrag.

Q2. Darf man die Arbeiten direkt nach dem Auszug beginnen?

A. Liegt ein abrechnungsrelevanter Schaden vor, sichern Sie zuerst Fotos, Begehungsprotokoll und Kostenvoranschlag, bevor Sie fortfahren. Beginnt man ohne Beweissicherung mit den Arbeiten, lässt sich die Grundlage der Mieterbelastung später nicht mehr darlegen. Wichtig ist, Arbeiten für die Vermietung und abrechnungsrelevante Arbeiten getrennt zu betrachten.

Q3. Von wie vielen Betrieben sollte man Kostenvoranschläge einholen?

A. Bei hochpreisigen oder umfangreichen Arbeiten lässt sich die Angemessenheit durch mehrere Angebote leichter prüfen. Zu vergleichen ist jedoch nicht nur der Betrag. Stellen Sie Feinheit der Bauposten, Materialqualität, Garantie, Bauzeit und die Bedingungen für Zusatzkosten gleichermaßen gegenüber.

Q4. Wie verkürzt man mit genjō-kaifuku-Arbeiten die Leerstandsdauer?

A. Sobald der geplante Auszug bekannt ist, planen Sie den Ablauf bis hin zu Begehung, Angebot, Sicherung eines Bautermins und Aktualisierung der Vermarktungsfotos. Beginnt man erst nach dem Auszug, der Reihe nach nachzudenken, entsteht bei jeder Entscheidung Wartezeit, und der Leerstand verlängert sich leicht. Wirksam ist, die Vorbereitung bereits während der Mietzeit zu beginnen.

Zitate und Quellen

• e-Gov-Gesetzesrecherche „Zivilgesetzbuch / Minpō" (Art. 621 und Art. 622-2)
• Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus / 国土交通省 (MLIT) „Richtlinie zu Streitigkeiten rund um die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands" (überarbeitete Fassung)
• Justizministerium / 法務省 (Ministry of Justice) „Die zivilrechtlichen Regeln zum Mietvertrag ändern sich"