Der Hausmeister einer Mehrfamilien- oder Eigentumswohnanlage ist eine zentrale Figur, die für die Sicherheit und Sauberkeit des Gebäudes sorgt und den Bewohnerinnen und Bewohnern ein angenehmes Wohnen ermöglicht. Was genau ein Hausmeister im Alltag eigentlich leistet, ist jedoch überraschend wenig bekannt – das gilt für Japan ebenso wie für den deutschsprachigen Raum, wo diese Aufgaben oft ähnlich unterschätzt werden.
In diesem Beitrag erläutern wir die konkreten Aufgaben eines Hausmeisters, die unterschiedlichen Beschäftigungsformen, mögliche Konflikte mit den Bewohnerinnen und Bewohnern samt Lösungsansätzen sowie relevante Qualifikationen – Informationen, die sowohl für Eigentümerinnen und Eigentümer als auch für Mieterinnen und Mieter gleichermaßen nützlich sind.
Welche Rolle übernimmt ein Hausmeister?
Die grundlegende Aufgabe eines Hausmeisters besteht darin, ein Umfeld zu erhalten, in dem die Bewohnerinnen und Bewohner sich sicher und wohl fühlen können. Konkret lässt sich diese Aufgabe auf die folgenden drei Bereiche zusammenfassen.
- Erhalt von Sicherheit und Sauberkeit des Gebäudes — Anlagenkontrolle, Reinigung, Rundgänge
- Gewährleistung der Sicherheit — Beobachtung verdächtiger Personen, Zutrittskontrolle zur Kriminalitätsprävention
- Vermittlung bei Konflikten zwischen Bewohnern — Erstreaktion bei Lärm- oder Müllproblemen und Abstimmung mit der Hausverwaltung
Im deutschsprachigen Raum übernimmt diese Funktion häufig der klassische Hausmeister oder – bei größeren Eigentumswohnanlagen – ein von der Hausverwaltung beauftragter externer Facility-Management-Dienstleister. Anders als in Japan, wo der Beruf traditionell stark an ein festes Anstellungsverhältnis bei einer Verwaltungsgesellschaft gebunden ist, wird die Hausmeistertätigkeit in Deutschland, Österreich und der Schweiz oft auch von selbstständigen Dienstleistern oder geringfügig Beschäftigten ausgeübt.
Die konkreten Aufgaben eines Hausmeisters｜7 Tätigkeitsbereiche
| Aufgabe | Inhalt | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Kontrolle und Rundgang | Prüfung auf defekte Glühbirnen, Funktionskontrolle von Aufzug und automatischer Tür, Beobachtung verdächtiger Personen, Kontrolle des Reinigungszustands | Täglich |
| Reinigung | Reinigung von Eingangsbereich, Fluren, Müllraum und Fahrradabstellplatz. Gleichzeitige Kontrolle auf Anlagenstörungen und Fundsachen | Täglich |
| Empfang | Betreuung von Besuchern und Zustelldiensten, Entgegennahme von Einzugsmeldungen, Schlüsselübergabe für Gemeinschaftsräume | Laufend |
| Begleitung | Anwesenheit bei Reparaturarbeiten, Anlagenprüfungen und Sperrmüllabholung. Kontrolle von Arbeitsqualität und Regeleinhaltung | Nach Bedarf |
| Berichtswesen | Erstellung von Tagesberichten und Meldung an die Hausverwaltung. Sofortige Benachrichtigung bei Vorfällen | Täglich |
| Unterstützende Tätigkeiten | Aushang und Verteilung von Mitteilungen der Eigentümergemeinschaft, Einsammeln und Auswerten von Umfragen | Nach Bedarf |
| Konfliktbearbeitung | Meldung von Problemen wie Lärm, Nutzung der Gemeinschaftsflächen oder Müllentsorgung an die Hausverwaltung und Handeln nach deren Anweisung | Nach Bedarf |
※ Der Hausmeister muss Konflikte zwischen Bewohnerinnen und Bewohnern nicht eigenständig schlichten. Der Grundsatz lautet, den zuständigen Ansprechpartner der Hausverwaltung zu informieren und erst nach dessen Anweisung tätig zu werden. In deutschen Eigentümergemeinschaften ist diese Aufgabenteilung durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) noch klarer geregelt: Verbindliche Entscheidungen, etwa bei wiederholten Ruhestörungen, trifft grundsätzlich die Verwaltung oder die Eigentümerversammlung und nicht der Hausmeister vor Ort.
Hausmeister versus Verwaltungsmanager: Wo liegt der Unterschied?
| Hausmeister | Verwaltungsmanager | |
|---|---|---|
| Hauptaufgaben | Reinigung, Kontrolle, Empfang, Rundgänge — operative Arbeit vor Ort | Unterstützung der Eigentümergemeinschaft, Verwaltungsaufgaben, Anleitung der Hausmeister |
| Position | Zuständig für die praktische Arbeit vor Ort | Bindeglied zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung |
| Häufig anzutreffen bei | Miet- und Eigentumswohnanlagen gleichermaßen | Vorwiegend bei Eigentumswohnanlagen |
| Fachliche Ausrichtung | Praxisorientiert | Breit gefächert: Verwaltung, Management, Instandhaltungsplanung u. Ä. |
Eine direkte Entsprechung zum japanischen Verwaltungsmanager gibt es im deutschsprachigen Raum nicht in exakt dieser Form. Am ehesten vergleichbar sind der WEG-Verwalter beziehungsweise die Mitarbeitenden einer Hausverwaltung, die administrative Aufgaben, die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen und die langfristige Instandhaltungsplanung übernehmen, während der Hausmeister für die tägliche Präsenz vor Ort zuständig bleibt. Anders als in vielen japanischen Eigentumswohnanlagen ist die Trennung zwischen operativer Hausmeistertätigkeit und administrativer Verwaltung in Deutschland, Österreich und der Schweiz jedoch oft weniger formalisiert und hängt stark vom jeweiligen Verwaltungsunternehmen ab.
Drei Beschäftigungsformen für Hausmeister
① Vor-Ort-Anwesenheit mit täglicher Anfahrt
Bei dieser Form ist der von der Hausverwaltung angestellte Hausmeister täglich zu festen Zeiten vor Ort. Am häufigsten ist eine Präsenzzeit von 9 bis 18 Uhr, wobei die Tätigkeit auch als Teilzeit- oder geringfügige Beschäftigung ausgeübt werden kann. Dieses Modell ähnelt dem in Deutschland verbreiteten angestellten Hausmeister, der im Auftrag einer Hausverwaltung oder eines Facility-Management-Unternehmens mehrere Stunden am Tag vor Ort ist, jedoch nicht im Gebäude wohnt.
② Wohnen vor Ort
Hier lebt der Hausmeister in einer eigens dafür vorgesehenen Dienstwohnung innerhalb der Wohnanlage. Zwar sind feste Arbeitszeiten festgelegt, doch bei Notfällen wird häufig auch ein Einsatz außerhalb dieser Zeiten erwartet. Diese in Japan verbreitete Wohnform ist im deutschsprachigen Raum deutlich seltener geworden; sie erinnert am ehesten an die traditionelle Hausmeisterwohnung, wie sie in älteren deutschen Mehrfamilienhäusern teils noch existiert, dort aber zunehmend durch externe, tagsüber tätige Dienstleister ersetzt wird.
③ Regelmäßige Kontrollgänge
Diese bei kleineren Wohnanlagen verbreitete Form sieht vor, dass eine einzelne Person mehrere Gebäude gleichzeitig betreut und diese in regelmäßigen Abständen aufsucht. Da der genaue Zeitpunkt des Besuchs oft nicht vorhersehbar ist, sollten sich Bewohnerinnen und Bewohner über den Kontrollplan informieren. Ein vergleichbares Modell findet sich in Deutschland bei kleineren Eigentümergemeinschaften, die aus Kostengründen auf einen externen Hausmeisterservice zurückgreifen, der mehrere Objekte im Wechsel betreut, statt eine feste Person dauerhaft vor Ort zu beschäftigen.
Vor- und Nachteile einer Wohnanlage mit Vor-Ort-Hausmeister
Vier Vorteile
- Stets ein sauberes Umfeld — Verschmutzungen und Anlagenstörungen in Gemeinschaftsbereichen werden umgehend behoben
- Schnelle Reaktion auf Probleme — auch bei Notfällen wie Wasserschäden ist sofort ein Ansprechpartner verfügbar
- Erhöhte Sicherheit — die Präsenz des Hausmeisters wirkt kriminalitätshemmend und ergänzt technische Sicherheitseinrichtungen
- Annahme von Paketen — je nach Objekt kann der Hausmeister Lieferungen bei Abwesenheit entgegennehmen
Zwei Nachteile
- Höhere Verwaltungskosten — die Personalkosten schlagen sich in der Nebenkostenabrechnung nieder; eine 24-Stunden-Besetzung ist noch teurer
- Persönliche Unstimmigkeiten — ein unfreundlicher Hausmeister kann das Wohnen erschweren
Auch in deutschen Eigentumswohnanlagen wird die Kosten-Nutzen-Frage eines fest angestellten Hausmeisters regelmäßig in der Eigentümerversammlung diskutiert, da die Personalkosten über das Hausgeld auf alle Eigentümerinnen und Eigentümer umgelegt werden. Anders als in vielen japanischen Mietobjekten, wo die Kosten meist bereits in die Verwaltungsgebühr der Hausverwaltung eingepreist sind, entscheidet in Deutschland häufig eine Mehrheitsabstimmung der Eigentümerversammlung darüber, ob überhaupt ein Hausmeister beschäftigt wird.
Fünf mögliche Konflikte zwischen Hausmeister und Bewohnern
① Nachlässigkeit bei Reinigung und Kontrolle
Wird die Reinigung der Gemeinschaftsbereiche vernachlässigt, entsteht ein unhygienisches Umfeld. Übler Geruch oder Schädlingsbefall im Müllraum beeinträchtigt zudem die gesamte Nachbarschaft.
② Unfreundliches Auftreten
Ein überheblich auftretender Hausmeister erschwert es den Bewohnerinnen und Bewohnern, sich mit Anliegen an ihn zu wenden, wodurch Probleme oft unbearbeitet bleiben.
③ Unhöflicher Umgang mit Besuchern
Ein herablassender Umgang mit Handwerkern, Freunden oder Bekannten der Bewohnerinnen und Bewohner mindert deren Lebensqualität.
④ Weitergabe personenbezogener Daten
Es kommt vor, dass persönliche Informationen einzelner Bewohnerinnen und Bewohner im Plauderton an andere Hausbewohner weitergegeben werden. In Deutschland, Österreich und der Schweiz wäre ein solches Verhalten zusätzlich datenschutzrechtlich relevant: Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten von Mieterinnen und Mietern grundsätzlich nicht ohne Weiteres an Dritte weitergegeben werden, sodass Hausverwaltungen entsprechende Vorfälle deutlich ernster behandeln müssen als eine bloße Unhöflichkeit.
⑤ Belästigung
Dazu zählen etwa unbegründete Vorwürfe bei ordnungsgemäßer Mülltrennung oder übertriebene Beschwerden über geringfügige Geräusche. In solchen Fällen empfiehlt sich der Kontakt zur Eigentümergemeinschaft, zur Hausverwaltung oder gegebenenfalls zur Polizei.
So gelingt ein gutes Verhältnis zum Hausmeister beim Einzug
- Beim Einzug den Hausmeister begrüßen — eine kleine Aufmerksamkeit hinterlässt einen guten Eindruck und erleichtert mitunter auch Rücksichtnahme beim Möbeltransport
- Die Anwesenheitszeiten in Erfahrung bringen — zu wissen, wann der Hausmeister vor Ort ist, gibt im Notfall Sicherheit
- Eine angemessene Distanz wahren — Bitten außerhalb des Aufgabenbereichs vermeiden und dem Hausmeister mit demselben Respekt begegnen wie jeder anderen Person
Während das Überreichen einer kleinen Aufmerksamkeit beim Einzug in Japan als übliche Höflichkeitsgeste gilt, ist dies in Deutschland, Österreich und der Schweiz weniger verbreitet; ein freundliches, persönliches Vorstellen beim Hausmeister oder in der Hausverwaltung erfüllt hierzulande denselben Zweck.
Drei Qualifikationen rund um den Beruf des Hausmeisters
| Qualifikation | Art | Bestehensquote | Merkmale |
|---|---|---|---|
| Kanri Gyomu Shunin-sha (Verwaltungsgeschäftsleiter) | Staatliche Qualifikation | etwa 20 % | Übernimmt eine leitende Funktion gegenüber dem Hausmeister und unterstützt zugleich die Eigentümergemeinschaft |
| Mansion Kanri-shi (Sachverständiger für Wohnanlagenverwaltung) | Staatliche Qualifikation | etwa 8 % | Expertin bzw. Experte für Verwaltungsfragen; berät und unterstützt Eigentümergemeinschaften |
| Mansion Kanriin-Zertifizierung | Private Qualifikation | — | Bestätigt ein bestimmtes Qualifikationsniveau; auch ohne Zertifikat kann man als Hausmeister arbeiten |
Auch ohne eine dieser Qualifikationen kann man in Japan als Hausmeister arbeiten, doch der Besitz einer staatlichen Qualifikation erhöht das Vertrauen von Hausverwaltung und Bewohnerschaft erheblich. Im deutschsprachigen Raum existiert kein direktes Äquivalent zu diesen japanischen Titeln: Für die klassische Hausmeistertätigkeit ist keine formale Ausbildung vorgeschrieben, während sich professionelle Hausverwalterinnen und Hausverwalter häufig über Weiterbildungen zur Fachkraft für Wohnungswirtschaft qualifizieren, ohne dass hierfür eine bundesweit einheitliche staatliche Prüfung existiert.
Welche Eigenschaften zeichnen einen guten Hausmeister aus?
- Kommunikationsstärke — reibungsloser Austausch mit Bewohnern, Handwerkern und der Hausverwaltung
- Sinn für Sauberkeit — sorgfältige Reinigung und Pflege auch an schwer einsehbaren Stellen
- Verantwortungsbewusstsein — Probleme nicht scheuen, sondern aufrichtig lösen
- Freude an körperlicher Arbeit — Rundgänge und Reinigung erfordern häufig körperlichen Einsatz
- Vielfältige Lebenserfahrung — flexibler Umgang mit unterschiedlichsten Situationen
- Der Wunsch, anderen zu helfen — die Dankbarkeit der Bewohnerinnen und Bewohner macht die Tätigkeit sinnstiftend
Fazit
Der Hausmeister ist – von der Sicherheit und Sauberkeit des Gebäudes bis zur Bearbeitung von Konflikten – die stille Kraft im Hintergrund, die das angenehme Wohnen der Bewohnerinnen und Bewohner ermöglicht. Für Eigentümerinnen und Eigentümer ist er ein wichtiger Faktor, der unmittelbar mit dem Wert der Immobilie und der Zufriedenheit der Mieterschaft zusammenhängt, für die Bewohnerinnen und Bewohner ein Partner, der die Sicherheit im Alltag gewährleistet.
Die INA&Associates Corporation betrachtet ihre Mitarbeitenden als das wichtigste Kapital des Unternehmens und bietet Hausverwaltungsdienstleistungen an, bei denen Einsatz und Schulung von qualifiziertem Verwaltungspersonal im Mittelpunkt stehen. Eigentümerinnen und Eigentümer, die die Qualität ihrer Verwaltung verbessern möchten, sind herzlich eingeladen, sich unverbindlich mit uns in Verbindung zu setzen.
