O que são a empreiteira principal e as subcontratadas na gestão de imóveis
Na gestão de locações no Japão, é comum que o proprietário do imóvel contrate diretamente uma administradora, que atua como empreiteira principal, e que essa administradora, por sua vez, repasse tarefas específicas a empresas subcontratadas especializadas em cada área. Por exemplo, quando uma empresa de limpeza predial assume a gestão geral de um imóvel, tudo o que não seja limpeza — como a inspeção de instalações ou os reparos — costuma ser terceirizado a outras empresas especializadas.
Da mesma forma, quando é uma imobiliária que assume a gestão, praticamente todas as tarefas além dos trâmites de entrada e saída de inquilinos são terceirizadas, e mesmo nas administradoras ligadas a construtoras, boa parte dos reparos do dia a dia é repassada a empresas parceiras.
Dessa maneira, ao delegar a subcontratadas especializadas aquilo que a própria administradora não consegue realizar internamente, forma-se uma estrutura de subcontratação em múltiplas camadas (uma estrutura de contratação em formato piramidal) na qual várias empresas ficam encadeadas hierarquicamente.
Para o proprietário, isso tem a vantagem de haver um único ponto de contato, mas, na prática, o trabalho de campo acaba dividido entre a empreiteira principal, a subcontratada de primeiro nível, a de segundo nível, e assim por diante.
Os problemas gerados pela estrutura de empreiteira principal e subcontratadas
Essa estrutura de múltiplas camadas entre empreiteira principal e subcontratadas é uma das grandes causas do aumento de custos e da ineficiência na gestão de imóveis. O problema mais relevante é o surgimento de uma margem intermediária (uma comissão intermediária). A administradora, na condição de empreiteira principal, soma seu próprio lucro e suas despesas de gestão ao valor pago à subcontratada e repassa esse total ao proprietário. Em outras palavras, ao orçamento da subcontratada é acrescentada a parte que cabe à empreiteira principal, de modo que, salvo algum erro grosseiro de cálculo, o sistema é construído para que a empreiteira principal nunca saia no prejuízo.
Essa margem intermediária se traduz diretamente em um aumento de despesas para o proprietário. Fica evidente que, quanto mais a administradora atua como intermediária, mais crescem os custos indiretos e, com eles, o custo total.
Além disso, com o alongamento do caminho percorrido pelas instruções de trabalho e pelos relatórios, tendem a surgir atrasos na tomada de decisão e na resposta. Por exemplo, quando um inquilino solicita um reparo, o pedido precisa percorrer o trajeto proprietário → administradora (empreiteira principal) → empresa parceira (subcontratada) → profissional que de fato executa o serviço, o que consome tempo e pode reduzir a velocidade da resposta. A perda de informação ao longo dessa cadeia e a falta de clareza sobre quem é responsável por cada etapa prolongam o tempo necessário para resolver os problemas, o que pode reduzir a satisfação dos inquilinos e até gerar danos secundários.
Além disso, em uma estrutura de subcontratação em múltiplas camadas também existe o risco de queda na qualidade do serviço. A cada nova subcontratação, gera-se uma nova divisão de lucros, de modo que a remuneração que efetivamente chega a quem realiza o trabalho tende a diminuir. Quando uma parcela desproporcional do valor gerado fica retida nos níveis superiores (a empreiteira principal) em relação ao valor realmente entregue, a parte que cabe às subcontratadas e à equipe de campo é reduzida, e o resultado é que as condições de quem de fato executa o serviço acabam ficando na média do setor ou abaixo dela. Nesse cenário, fica difícil reter bons profissionais e a motivação tende a cair, o que facilita a queda na qualidade do trabalho e atrasos por falta de mão de obra.
De fato, há quem aponte que, se o setor de gestão predial continuar enfrentando escassez de profissionais experientes, isso levará ao encarecimento da manutenção e a mais atrasos na resposta, o que, ao deixar problemas sem solução por mais tempo, pode encurtar a vida útil do imóvel. Ou seja, não se trata apenas do surgimento de uma margem extra desnecessária: a própria estrutura em múltiplas camadas pode se tornar um fator que enfraquece a capacidade operacional no dia a dia e eleva os custos no futuro.
O impacto para o proprietário: mais custos e pior serviço
Os efeitos dessa estrutura de empreiteira principal e subcontratadas acabam recaindo, no fim das contas, sobre o bolso do proprietário e sobre o valor do imóvel.
Em primeiro lugar, o pagamento de margens intermediárias desnecessárias reduz o rendimento líquido do proprietário. Se, além da taxa de administração paga à administradora (um percentual do aluguel), ainda houver uma margem intermediária embutida em cada obra ou serviço contratado, o custo real assumido pelo proprietário acaba muito acima do mínimo necessário. Por exemplo, se a limpeza do prédio ou a manutenção das instalações fossem contratadas diretamente, sem passar pela administradora, seria possível, em muitos casos, reduzir o custo em cerca de 20% a 30%; mas, seguindo a prática tradicional, o proprietário continua pagando essa diferença.
Em segundo lugar, há a perda de oportunidades por causa dos atrasos na resposta. Se os atrasos nos reparos fizerem os inquilinos perderem a confiança na gestão, isso aumenta as rescisões de contrato e prolonga os períodos de vacância, prejudicando o proprietário em forma de oportunidades de negócio perdidas. Em uma estrutura com várias camadas de decisão lenta, também pode levar tempo até que a vontade do proprietário se reflita nas ações de campo, faltando agilidade para responder a urgências ou aplicar melhorias.
Para quem deseja organizar as bases de toda a operação, incluindo o atendimento aos inquilinos, o artigo O que a administradora realmente faz? O papel da empresa de gestão de imóveis e sua rotina de trabalho também pode ajudar. Ele facilita entender quais tarefas convém terceirizar e quais vale a pena manter sob gestão própria.
Em terceiro lugar, há a queda na qualidade do serviço. Situações como limpeza malfeita, inspeções de instalações incompletas ou atendimento a reclamações sempre atrasado reduzem o valor patrimonial do imóvel e a satisfação dos inquilinos. A longo prazo, isso pode se traduzir em queda no valor do aluguel e em mais dificuldade para alugar as unidades, aumentando o risco do negócio para o proprietário. Em resumo, a estrutura de subcontratação em múltiplas camadas gera para o proprietário "custos invisíveis" e tem grande potencial de reduzir tanto a flexibilidade da gestão quanto a competitividade do imóvel.
Estratégias para otimizar custos
Para reduzir esse tipo de desperdício estrutural e maximizar o retorno do proprietário, estratégias como as seguintes são eficazes.
- Avaliar a autogestão ou a contratação direta: dependendo do porte e das características do imóvel, é possível reduzir custos adotando a "autogestão", em que o próprio proprietário administra o imóvel em vez de delegar essa tarefa a uma administradora. Com a autogestão, não é necessário pagar a taxa mensal de administração (equivalente a um percentual da receita de aluguel), o que permite reduzir de forma expressiva as despesas iniciais e os custos fixos. Como isso aumenta o trabalho e a carga sobre o proprietário, quando não é viável assumir tudo sozinho, também pode ser eficaz contratar diretamente apenas parte dos serviços. Por exemplo, o proprietário contrata diretamente empresas especializadas em áreas específicas — como limpeza, inspeções e reparos — e deixa as demais tarefas a cargo da administradora. Há, inclusive, casos reais de associações de proprietários de condomínios que conseguiram reduzir os custos de gestão em cerca de 30% ao passar a contratar diretamente, sem intermediação da administradora, serviços altamente especializados como a inspeção de equipamentos contra incêndio e a manutenção do elevador. A autogestão e a contratação direta parcial são estratégias eficazes para eliminar a margem intermediária sem abrir mão dos serviços necessários, desde que bem planejadas. Para quem quiser ver com mais detalhes o potencial de economia nos custos de reparo, vale conferir também O poder de uma rede de fornecedores para reduzir em 30% o custo de grandes reformas.
- Uso de tecnologia para ganhar eficiência operacional: incorporar TI à gestão permite eliminar desperdícios nos processos intermediários e reduzir custos. Por exemplo, adotar um sistema de gestão de locações em nuvem ou um aplicativo de administração de imóveis possibilita centralizar online a gestão de contratos, o controle de recebimentos e o atendimento aos inquilinos, reduzindo custos com pessoal e agilizando processos. Usar um chatbot para responder às dúvidas dos inquilinos ou instalar sensores IoT que detectem precocemente anomalias nas instalações permite automatizar e agilizar tarefas de transmissão de informação e verificação em campo que antes passavam necessariamente pela administradora. Com essas tecnologias, é possível reduzir a carga de trabalho tanto para o proprietário que administra por conta própria quanto para quem delega a gestão a uma administradora, tornando a operação mais eficiente em ambos os casos. Como resultado, é possível superar a ideia tradicional de que "delegar a terceiros sempre sai mais caro" e alcançar uma gestão de baixo custo e alta eficiência.
- Escolher uma boa administradora que atue de forma direta: mesmo quando se opta por delegar a gestão, escolher com critério a administradora que atuará como empreiteira principal ajuda a evitar custos desnecessários. O ponto-chave é escolher uma empresa transparente e com alto grau de especialização. Na prática, vale optar por uma administradora que apresente ao proprietário o detalhamento dos orçamentos, deixando claro se existe margem intermediária e qual o seu valor; que mantenha internamente sua própria equipe de manutenção de instalações ou de limpeza, dependendo menos de terceirização; e que faça propostas sempre com o olhar do proprietário voltado para custos. Por exemplo, uma administradora que, ao surgir a necessidade de um reparo, ajude o próprio proprietário a obter vários orçamentos diretamente, em vez de decidir tudo sozinha, evita que comissões ocultas inflem o preço final. O passo a passo completo para revisar todos os custos de gestão está detalhado em As 5 estratégias para otimizar os custos de gestão de imóveis.
- Antes de assinar o contrato, também é importante verificar o modelo de receita da administradora (ou seja, quais outras comissões ela recebe além da taxa de administração) e conferir se não há condições pouco claras. Escolher com cuidado uma administradora confiável evita situações do tipo "delegar acabou saindo mais caro" e garante um serviço adequado por um preço justo.
