不動產管理中的「統包管理公司」與「下包廠商」是什麼
在不動產租賃管理的世界裡,房東(物件所有權人)通常會與一家不動產管理公司直接簽約,由該公司擔任統包管理公司的角色,再由這家管理公司依業務項目,將實際作業發包給各個下包廠商。舉例來說,若是由一家清潔公司承接整體管理業務,除了清潔以外的設備檢修、修繕等工作,通常都會再外包給其他專業廠商。
同樣地,由不動產仲介業者承接管理業務的情況下,除了進出租的相關手續之外,幾乎所有業務都是外包出去;即便是建設公司體系的管理公司,日常的維修作業大多也是交由協力廠商處理。
就這樣,管理公司把自己無法親自完成的業務,委託給專業的下包廠商,於是形成了多家業者層層相連的多層轉包架構(金字塔型的承包結構)。
對房東而言,好處是只需面對單一窗口;但現實情況是,實際的現場作業卻是從統包管理公司,一路分工到一階下包、二階下包……層層轉手下去。
統包與下包架構會帶來哪些問題
這種層層疊疊的統包、下包架構,正是造成不動產管理成本居高不下、效率低落的一大主因。最大的問題在於中間利潤(中間費用)的產生。身為統包管理公司,會在支付給下包廠商的金額上,再加計自家的利潤與管理費用,然後才向房東請款。換句話說,下包廠商的報價會被加上統包管理公司要抽取的部分後,才呈現在房東面前;除非估價本身出了大差錯,否則統包管理公司幾乎不可能吃虧,整個機制就是這樣設計的。
這筆中間利潤,恰恰就是房東多付出去的那一部分支出。統包管理公司介入其中,間接成本因此增加、整體費用隨之墊高,這樣的結構可說是相當明顯。
此外,由於作業指示與回報的傳遞路徑拉長,也容易造成決策與應變速度變慢的問題。舉例來說,即使房客提出修繕需求,也得依照房東→管理公司(統包)→協力廠商(下包)→實際施工人員……這樣的順序層層傳達,自然耗時費工,回應速度也隨之變慢。一旦資訊傳遞出現耗損、責任歸屬變得模糊,問題解決所需的時間就會拉長,進而降低房客的滿意度,甚至衍生出二次損害的風險。
不僅如此,多層轉包架構也令人擔心服務品質下滑的問題。每多轉包一層,就會再被抽走一部分利潤,實際負責施工的人員能拿到的報酬也就愈來愈少。當提供的價值與上層(統包管理公司)所抽取的利潤不成比例時,下包廠商與現場人員的所得就會被壓縮,結果就是真正動手做事的人,待遇往往落在平均水準,甚至更低。在這樣的環境下,優秀人才很難留得住,士氣也容易低落,進而導致施工品質下降、人手不足造成的處理延遲等問題頻繁發生。
事實上,若建物管理業界熟練工人持續短缺,不僅會推升維護管理成本、拖慢應變速度,放任不管的小毛病惡化下去,甚至可能縮短物件本身的使用壽命——業界確實有這樣的觀察指出。也就是說,多層轉包架構帶來的不只是多餘的中間利潤,這個結構本身就足以削弱現場執行力,並埋下未來成本上升的隱患。
對房東的影響:成本負擔增加與服務品質下滑
統包、下包架構造成的影響,最終都會反映在房東的成本負擔與物件價值上。
第一,多餘中間利潤的支出會直接侵蝕淨收益。除了支付給管理公司的委託費(通常抓租金的百分之幾)之外,各項工程與服務項目上又層層加碼中間利潤,房東實際負擔的成本便遠遠超出原本所需的水準。舉例來說,若大樓清潔或設備維護能夠不經過管理公司、直接發包給廠商,理論上可省下約二至三成的費用;但若照舊有習慣走管理公司這一關,這筆本可省下的費用就得持續支付下去。
第二,應變延遲造成的機會損失。修繕作業一旦延誤,房客對房東與管理公司的信任就會流失,進而導致退租增加、空置期拉長,以機會損失的形式侵蝕房東的獲利。在決策緩慢的多層架構下,房東的意見要傳達到現場往往曠日費時,緊急應對與改善措施也難以展現應有的速度感。
若想先整理清楚房客服務等整體營運的基本架構,不妨參考管理公司到底在做什麼?不動產管理公司的角色與日常業務這篇文章,有助於釐清哪些業務該外包、哪些該自行掌握的判斷基準。
第三,服務品質下滑。清潔不夠徹底、設備檢修不周全、客訴處理總是慢半拍,這些狀況都會拉低物件的資產價值與房客滿意度。長期來看,這會導致租金下滑、招租更加困難,進而提高房東的經營風險。簡單來說,多層轉包架構會為房東製造出「看不見的成本」,並且很可能損害經營上的靈活度與物件的市場競爭力。
優化成本的策略
要削減這種結構性的浪費、讓房東的獲利極大化,以下幾種策略相當有效。
- 考慮自主管理或直接發包:視物件規模與實際狀況,若房東不透過管理公司、改由自己親自管理(自主管理),便有機會大幅削減成本。採取自主管理,就不必每月支付管理手續費(約為租金收入的百分之幾),初期費用與固定支出都能大幅壓縮。不過相對地,房東要付出的心力與負擔也會增加,若要全部自己來實在有難度,那麼只將部分業務直接發包的做法也很值得參考。例如清潔、檢修、修繕等特定領域,直接與擅長該領域的專業廠商簽約,其餘業務則仍交由管理公司負責。實際上就有社區管理委員會的案例,把消防設備檢查、電梯維護保養等專業性較高的業務,從原本透過管理公司轉為直接委外發包,結果管理成本降低了約三成。自主管理與部分直接發包,只要用心規劃,就能在省下中間利潤的同時,依然確保必要的服務水準。若想具體了解修繕成本還有多少下降空間,也可以參考靠協力網絡把大規模修繕費用砍三成的秘訣這篇文章。
- 善用科技提升作業效率:在管理業務中導入資訊科技,能省去中間流程的浪費,進而達到降低成本的效果。舉例來說,導入租賃管理雲端系統或物件管理App,就能把合約管理、收款管理、房客應對等作業整合在線上一站完成,壓縮人力成本、同時加快處理速度。若能運用聊天機器人處理房客的日常詢問,或用物聯網感測器及早偵測設備異常,原本必須經過管理公司才能完成的資訊傳遞與現場確認,就能自動化、即時化。透過這些科技,無論房東自主管理,還是委託管理公司代管,都能有效減輕負擔、提升營運效率。最終,這將顛覆「交給人做就是比較貴」的舊有觀念,實現低成本、高效率的管理模式。
- 慎選優質的直營管理公司:即使選擇委託管理,只要挑對作為統包窗口的管理公司,一樣能夠壓低不必要的成本。重點在於選擇資訊透明、專業程度高的公司。具體來說,建議挑選會將估價明細攤開給房東看、清楚說明是否含有中間利潤及其金額的公司;自身內部就設有一定規模的設備維護部門或清潔人力、對外包的依賴程度較低的公司;以及真正站在房東立場、具備成本意識提出建議的公司。舉例來說,一旦需要修繕,若管理公司願意協助房東直接向多家廠商索取比價,而不是自己全權包辦,就能有效防止因抽取回扣而墊高價格的情況。整套管理費用的檢討流程,可參考優化不動產管理成本的五大策略這篇文章做完整梳理。
- 簽約前,也建議一併確認管理公司的獲利模式(除了管理費之外,還有哪些手續費收入來源),並檢查是否存在不透明的收費項目。透過審慎篩選值得信賴的管理公司,就能避免「交出去反而變貴」的窘境,以合理的價格取得真正需要的服務。
