Generalunternehmer und Subunternehmer in der Immobilienverwaltung
Bei der Vermietungsverwaltung von Immobilien in Japan schließt der Eigentümer üblicherweise einen Vertrag mit einer Hausverwaltungsgesellschaft als Generalunternehmer ab, die wiederum einzelne Aufgaben an Subunternehmer weitervergibt. Übernimmt beispielsweise eine Gebäudereinigungsfirma die gesamte Verwaltung, lagert sie alles außerhalb der Reinigung – etwa Anlagenprüfungen oder Reparaturen – an spezialisierte Fachbetriebe aus. Ähnlich verhält es sich, wenn ein Immobilienmakler die Verwaltung übernimmt: Abgesehen von Ein- und Auszugsformalitäten wird nahezu alles extern vergeben, und selbst Verwaltungsgesellschaften mit Bauunternehmen im Hintergrund lassen einen Großteil der laufenden Instandhaltung durch Partnerfirmen erledigen.
Auf diese Weise entsteht, indem die Verwaltungsgesellschaft Aufgaben, die sie selbst nicht abdecken kann, an spezialisierte Subunternehmer delegiert, eine mehrstufige Subunternehmerstruktur – ein pyramidenförmiges Auftragsgeflecht, in dem mehrere Betriebe hierarchisch miteinander verbunden sind.
Für den Eigentümer bedeutet das einen einzigen Ansprechpartner, während die tatsächliche Arbeit vor Ort in Wirklichkeit vom Generalunternehmer über den Subunternehmer erster Stufe bis zum Subunternehmer zweiter Stufe und so weiter aufgeteilt wird.
Welche Probleme entstehen durch diese Generalunternehmer-Subunternehmer-Struktur?
Eine solche mehrschichtige Struktur aus Generalunternehmer und Subunternehmern ist eine wesentliche Ursache für überhöhte Kosten und Ineffizienz in der Immobilienverwaltung. Das größte Problem ist die Entstehung von Zwischenmargen (Vermittlungsaufschlägen). Die Verwaltungsgesellschaft als Generalunternehmer schlägt auf den Betrag, den sie an die Subunternehmer zahlt, ihren eigenen Gewinn und Verwaltungsaufwand auf und stellt diese Summe dem Eigentümer in Rechnung. Anders gesagt: Auf das Angebot des Subunternehmers wird der Anteil des Generalunternehmers addiert, bevor es dem Eigentümer präsentiert wird – sodass der Generalunternehmer, von groben Kalkulationsfehlern abgesehen, praktisch nie ins Minus gerät.
Genau um diese Zwischenmarge steigen die Ausgaben des Eigentümers. Dass durch die vermittelnde Verwaltungsgesellschaft zusätzliche indirekte Kosten entstehen und die Gesamtkosten steigen, liegt auf der Hand.
Hinzu kommt, dass die längeren Wege für Arbeitsanweisungen und Rückmeldungen häufig zu verzögerten Entscheidungen und langsameren Reaktionen führen. Meldet ein Mieter beispielsweise einen Reparaturbedarf, muss die Information vom Eigentümer über die Verwaltungsgesellschaft (Generalunternehmer) zur Partnerfirma (Subunternehmer) und schließlich zur ausführenden Fachkraft weitergeleitet werden – das kostet Zeit und verlangsamt die Reaktion spürbar. Gehen dabei Informationen verloren oder ist unklar, wer verantwortlich ist, zieht sich die Problemlösung zusätzlich in die Länge, was die Mieterzufriedenheit senkt und im schlimmsten Fall Folgeschäden verursachen kann.
Darüber hinaus besteht in mehrstufigen Subunternehmerstrukturen die Gefahr einer sinkenden Servicequalität. Bei jeder weiteren Vergabestufe wird erneut Gewinn abgezweigt, sodass am Ende weniger Vergütung bei der ausführenden Fachkraft ankommt. Wird ein unverhältnismäßig hoher Anteil des geschaffenen Werts von der obersten Ebene, dem Generalunternehmer, einbehalten, schrumpft der Anteil der Subunternehmer und ihrer Mitarbeitenden vor Ort, sodass deren Bezahlung im Schnitt eher mittelmäßig bis niedrig ausfällt. Unter solchen Bedingungen bleiben qualifizierte Fachkräfte selten langfristig, die Motivation sinkt, und in der Folge leidet die Arbeitsqualität, während Personalengpässe zu weiteren Verzögerungen führen.
Tatsächlich wird in der Gebäudeverwaltungsbranche darauf hingewiesen, dass ein zunehmender Mangel an erfahrenen Fachkräften die Instandhaltungskosten in die Höhe treibt und Reaktionszeiten verlängert, wodurch unbehobene Mängel sich verschlimmern und die Lebensdauer einer Immobilie verkürzen können. Es entstehen also nicht nur überflüssige Margen – die mehrstufige Struktur selbst kann zu einer schwächeren Ausführungskraft vor Ort und langfristig steigenden Kosten führen.
Auswirkungen auf Eigentümer: höhere Kosten und schlechterer Service
Die Folgen dieser Generalunternehmer-Subunternehmer-Struktur wirken sich letztlich unmittelbar auf die Belastung des Eigentümers und den Wert der Immobilie aus.
Erstens schmälert die Zahlung überflüssiger Margen den Nettoertrag. Zusätzlich zur Verwaltungsgebühr (einige Prozent der Miete) wird bei praktisch jeder Baumaßnahme und Dienstleistung eine weitere Zwischenmarge aufgeschlagen, sodass die tatsächlichen Kosten des Eigentümers über das notwendige Maß hinauswachsen. Würde man beispielsweise Gebäudereinigung oder Anlagenwartung direkt statt über die Verwaltungsgesellschaft beauftragen, ließen sich in der Regel 20 bis 30 Prozent einsparen – bei gewohnheitsmäßiger Beauftragung über den Generalunternehmer zahlt der Eigentümer diesen Aufschlag jedoch dauerhaft weiter.
Zweitens entsteht ein entgangener Gewinn durch verzögerte Reaktionen. Verliert ein Mieter wegen verschleppter Reparaturen das Vertrauen, drohen häufigere Auszüge und längere Leerstandszeiten – ein Ertragsausfall, der dem Eigentümer direkt schadet. In langsamen, mehrstufigen Strukturen dauert es, bis der Wille des Eigentümers vor Ort ankommt, sodass es bei dringendem Handlungsbedarf oder Verbesserungsmaßnahmen häufig an Tempo mangelt.
Wer die Grundlagen der Mieterbetreuung und des gesamten Betriebsablaufs ordnen möchte, findet ergänzende Informationen im Artikel Was macht eine Hausverwaltung eigentlich? Aufgaben und Alltag einer Immobilienverwaltungsgesellschaft. Er hilft dabei, eine Grundlage dafür zu schaffen, welche Aufgaben ausgelagert und welche selbst übernommen werden sollten.
Drittens sinkt die Servicequalität. Mangelhafte Reinigung, unzureichende Anlagenprüfungen oder eine schleppende Bearbeitung von Beschwerden mindern den Wert der Immobilie und die Zufriedenheit der Mieter. Langfristig führt das zu sinkenden Mieten und schwierigerer Neuvermietung, was das unternehmerische Risiko des Eigentümers erhöht. Kurz gesagt: Eine mehrstufige Subunternehmerstruktur erzeugt für den Eigentümer „unsichtbare Kosten“ und schränkt sowohl die wirtschaftliche Flexibilität als auch die Wettbewerbsfähigkeit der Immobilie ein.
Strategien zur Kostenoptimierung
Um diese strukturellen Verluste zu verringern und den Ertrag des Eigentümers zu maximieren, sind folgende Strategien wirksam:
- Eigenverwaltung oder Direktbeauftragung prüfen: Je nach Größe und Situation der Immobilie kann eine „Eigenverwaltung“, bei der der Eigentümer selbst statt einer Verwaltungsgesellschaft die Aufgaben übernimmt, erhebliche Kosten sparen. Bei Eigenverwaltung entfällt die monatliche Verwaltungsgebühr (einige Prozent der Mieteinnahmen), wodurch sich laufende und fixe Kosten deutlich senken lassen. Da damit allerdings auch mehr Aufwand für den Eigentümer verbunden ist, bietet sich als Alternative eine teilweise Direktbeauftragung einzelner Bereiche an – etwa, indem der Eigentümer für Reinigung, Prüfung und Reparatur direkt mit spezialisierten Fachbetrieben kontrahiert, während der Rest weiter über die Verwaltungsgesellschaft läuft. So konnte etwa eine Eigentümergemeinschaft die Verwaltungskosten um rund 30 Prozent senken, indem sie hochspezialisierte Leistungen wie Brandschutzprüfungen oder Aufzugswartung direkt statt über die Verwaltungsgesellschaft beauftragte. Eigenverwaltung und teilweise Direktbeauftragung sind wirksame Wege, Zwischenmargen zu vermeiden und trotzdem die notwendigen Leistungen sicherzustellen. Wer konkrete Einsparpotenziale bei Sanierungskosten kennenlernen möchte, findet weitere Hinweise im Artikel Wie ein Netzwerk die Kosten großer Sanierungen um 30 Prozent senkt.
- Technologie zur Effizienzsteigerung nutzen: Der Einsatz von IT in der Verwaltung kann unnötige Zwischenschritte eliminieren und so Kosten senken. Cloudbasierte Verwaltungssoftware oder Apps für die Immobilienverwaltung bündeln Vertragsmanagement, Zahlungsverkehr und Mieterkommunikation an einer Stelle und reduzieren dadurch Personalkosten sowie Bearbeitungszeiten. Chatbots für Mieteranfragen oder IoT-Sensoren zur frühzeitigen Erkennung technischer Störungen automatisieren und beschleunigen Abläufe, die früher zwingend über die Verwaltungsgesellschaft liefen. So lässt sich der Aufwand sowohl bei Eigenverwaltung als auch bei Beauftragung einer Verwaltungsgesellschaft reduzieren. Das bisherige Prinzip „Auslagerung bedeutet hohe Kosten“ lässt sich damit umkehren, sodass eine kostengünstige, effiziente Verwaltung möglich wird.
- Eine transparente Verwaltungsgesellschaft auswählen: Auch wer die Verwaltung auslagert, kann unnötige Kosten vermeiden, indem er als Generalunternehmer eine geeignete Gesellschaft wählt. Entscheidend ist eine hohe Transparenz und Fachkompetenz. Konkret empfiehlt sich eine Gesellschaft, die dem Eigentümer detaillierte Kostenaufstellungen offenlegt und Zwischenmargen klar ausweist, die über eigene Wartungs- und Reinigungsteams verfügt und dadurch wenig auf externe Vergabe angewiesen ist, und die aus der Perspektive des Eigentümers kostenbewusst berät. Eine Verwaltungsgesellschaft, die den Eigentümer bei Reparaturbedarf dabei unterstützt, selbst mehrere Vergleichsangebote einzuholen, statt alles allein zu entscheiden, verhindert eine künstliche Preistreiberei durch versteckte Provisionen. Eine strukturierte Vorgehensweise zur Überprüfung der gesamten Verwaltungskosten findet sich im Artikel 5 Strategien zur Optimierung der Immobilienverwaltungskosten.
- Vor Vertragsabschluss lohnt es sich außerdem, das Ertragsmodell der Verwaltungsgesellschaft zu prüfen – also welche weiteren Gebühreneinnahmen neben der eigentlichen Verwaltungsgebühr bestehen – und auf intransparente Preisgestaltung zu achten. Wer eine vertrauenswürdige Verwaltungsgesellschaft sorgfältig auswählt, vermeidet die Erfahrung „Auslagerung hat sich verteuert“ und erhält die notwendigen Leistungen zu einem angemessenen Preis.
