Les problèmes liés aux clés dans les biens locatifs figurent parmi les demandes les plus fréquentes adressées aux sociétés de gestion. Nous clarifions les informations que propriétaires et locataires doivent connaître, notamment la perte des clés, les règles de prise en charge des frais de remplacement et l’amélioration du niveau de sécurité des serrures.
Quels sont les problèmes de clés les plus fréquents dans les biens locatifs ?
Dans la gestion locative, les problèmes de clés qui surviennent fréquemment se classent dans les quatre catégories suivantes.
- Perte de clé : cas où le locataire perd sa clé et ne peut plus entrer dans le logement
- Clé endommagée ou défectueuse : dysfonctionnement de la serrure dû à l’usure ou à une utilisation inappropriée
- Remplacement des clés au départ : risque d’intrusion par des doubles conservés par l’ancien locataire
- Reproduction non autorisée de clés : cas où le locataire fait des doubles sans autorisation et ne les restitue pas lors de son départ
Quelle est la procédure à suivre en cas de perte de clé ?
Les étapes à suivre lorsqu’un locataire signale la perte d’une clé sont les suivantes.
- Vérifier l’identité du locataire (afin d’éviter toute intrusion non autorisée)
- Mettre en place une réponse provisoire avec un double (si la société de gestion en conserve un)
- Organiser le remplacement du cylindre ou de la serrure (car la clé perdue présente un risque d’intrusion)
- Procéder à la facturation des frais (la perte est en principe à la charge du locataire)
- Inviter le locataire à déposer une déclaration auprès de la police
Quels sont les coûts habituels et les règles de prise en charge pour remplacer une clé ?
| Type de clé | Coût de remplacement | Niveau de sécurité |
|---|---|---|
| Cylindre à disques (type classique) | 8,000〜15,000 yens | ★☆☆ (faible) |
| Clé à points | 15,000〜30,000 yens | ★★★ (élevé) |
| Clé à carte / à code | 30,000〜60,000 yens | ★★★ (élevé) |
| Serrure connectée | 20,000〜50,000 yens | ★★★ (élevé) |
Règles de prise en charge des frais
- Perte ou dommage causé par le locataire : à la charge du locataire
- Panne due à l’usure : à la charge du propriétaire
- Remplacement des clés au départ : généralement à la charge du propriétaire (bien qu’une clause particulière puisse parfois le mettre à la charge du locataire)
- Amélioration du niveau de sécurité : à la charge du propriétaire (comme investissement visant à accroître la valeur du bien)
Quels sont les avantages d’installer une serrure connectée ?
Une serrure connectée est une serrure électronique qui peut être déverrouillée à l’aide d’un smartphone ou d’un code. Son déploiement dans les biens locatifs progresse rapidement.
- Suppression du risque de perte de clé : comme aucune clé physique n’est nécessaire, les problèmes de perte disparaissent
- Pas de remplacement de clé au départ : il suffit de modifier le code d’accès (réduction des coûts)
- Amélioration de la praticité lors des visites : le déverrouillage à distance supprime la nécessité de remettre les clés
- Amélioration de la satisfaction des locataires : cela peut être mis en avant comme un équipement pratique et valorisant
FAQ sur les problèmes de clés
Q1. Peut-on faire supporter au locataire le coût du remplacement des clés lors de son départ ?
C’est possible si cela est clairement indiqué comme clause particulière dans le contrat et que le locataire l’a acceptée. Toutefois, les lignes directrices du ministère japonais du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme considèrent en principe que le remplacement des clés est à la charge du propriétaire. Il est donc nécessaire de vérifier à l’avance la validité d’une telle clause.
Q2. Que se passe-t-il si le locataire change la serrure sans autorisation ?
Le fait pour un locataire de changer la serrure sans autorisation peut constituer une violation du contrat. Lors de son départ, il est possible de lui facturer le coût de remise en état avec la serrure d’origine. Il est important de préciser dès l’entrée dans les lieux que tout remplacement de clé ou de serrure nécessite une autorisation préalable.
Q3. En cas de perte d’une clé d’accès à l’autoverrouillage, faut-il remplacer toutes les serrures ?
Si une clé du système d’autoverrouillage de l’ensemble de l’immeuble est perdue, il serait préférable, du point de vue de la sécurité, de remplacer l’ensemble du système. Toutefois, comme le coût peut atteindre plusieurs centaines de milliers, voire des millions de yens, il est fréquent en pratique de répondre à la situation en modifiant le code de sécurité ou en désactivant la clé perdue.
