Para quem considera investir em imóveis ou administrar propriedades para aluguel, compreender a administração de imóveis é extremamente importante. A maioria dos proprietários delega as tarefas diárias de gestão a empresas especializadas, cujo escopo de trabalho abrange desde o atendimento aos inquilinos até a manutenção dos edifícios.
Neste artigo, a INA&Associates Co., Ltd. apresenta uma explicação detalhada sobre os conceitos básicos da administração de imóveis, o conteúdo específico das tarefas e os requisitos de qualificação necessários, com base nas tendências mais recentes do setor. Este guia oferece conhecimento prático para quem considera uma transição de carreira para o setor de administração de imóveis, bem como para proprietários que estão avaliando a seleção de uma empresa gestora.
O que é Administração de Imóveis
A administração de imóveis é uma atividade profissional especializada na gestão e operação de propriedades em nome dos proprietários. Abrange diversos tipos de imóveis, como condomínios, apartamentos, edifícios de escritórios, instalações comerciais e residências unifamiliares, visando proporcionar um ambiente habitacional satisfatório tanto para os proprietários quanto para os inquilinos.
No mercado imobiliário moderno, muitos proprietários têm outras atividades principais enquanto realizam investimentos imobiliários, tornando comum a delegação das tarefas cotidianas de gestão a empresas especializadas. Especialmente para quem possui múltiplos imóveis ou propriedades em locais distantes, a presença de uma empresa gestora é indispensável.
O principal objetivo da administração de imóveis é manter e aumentar o valor dos ativos das propriedades enquanto garante uma renda estável de aluguel. Com isso, busca-se maximizar o retorno do investimento para os proprietários e, ao mesmo tempo, proporcionar um ambiente habitacional confortável aos inquilinos.
Papel Social da Administração de Imóveis
A administração de imóveis desempenha um papel importante na estabilização do mercado habitacional, indo além de uma simples atividade de representação. Uma gestão adequada prolonga a vida útil dos edifícios e contribui para a melhoria do ambiente habitacional local. Além disso, ao prevenir e resolver rapidamente conflitos entre inquilinos e proprietários, apoia o desenvolvimento saudável do mercado de aluguel.
Nos últimos anos, com o avanço do envelhecimento da sociedade, tem aumentado o número de proprietários que adquiriram imóveis por herança, mas não têm experiência em gestão, elevando cada vez mais a demanda por serviços especializados de administração.
Principais Atividades da Administração de Imóveis
As atividades de administração de imóveis são classificadas em dois grandes grupos: "gestão de aluguel" e "gestão do edifício". A seguir, explicamos detalhadamente o conteúdo de cada uma.
Gestão de Aluguel
A gestão de aluguel abrange todas as atividades relacionadas aos inquilinos, realizando diversas coordenações entre proprietários e inquilinos.
1. Gestão de Vacâncias e Recrutamento de Inquilinos
Reduzir o período de vacância é uma tarefa crucial diretamente ligada à receita do proprietário. As empresas gestoras analisam as tendências do mercado e propõem valores de aluguel adequados. Também realizam fotografias para apresentar ao máximo as atrações do imóvel, elaboram materiais descritivos e publicam nos portais imobiliários.
Para uma campanha de recrutamento eficaz, é importante definir claramente o público-alvo. Elaboram e executam estratégias de recrutamento adequadas às características do imóvel, seja para solteiros, famílias ou idosos.
2. Triagem de Candidatos e Formalização de Contratos
A triagem dos candidatos a inquilinos é extremamente importante para prevenir problemas futuros. Avaliam a adequação do inquilino sob múltiplas perspectivas, como verificação de comprovantes de renda, confirmação de vínculo empregatício e triagem por empresa de garantia.
No processo de contratação, realizam procedimentos adequados que cumprem os requisitos legais, como elaboração e explicação do documento de informações importantes, celebração do contrato de locação e orientação sobre seguro contra incêndio.
3. Gestão de Aluguéis e Tratamento de Inadimplência
A cobrança mensal de aluguel é a base fundamental das atividades de gestão. Oferecem métodos de pagamento que consideram a conveniência dos inquilinos, como débito automático e pagamento por cartão de crédito.
Quando ocorre inadimplência, realizam cobranças por etapas. Nas fases iniciais, fazem cobranças por telefone e correspondência; quando necessário, acionam a empresa de garantia; e, como última medida, adotam procedimentos legais.
4. Atendimento a Inquilinos e Resolução de Reclamações
Responder rápida e adequadamente às consultas e reclamações dos inquilinos contribui para aumentar a satisfação e promover a permanência por longo prazo. Muitas empresas gestoras mantêm uma estrutura de atendimento 24 horas por dia, 365 dias por ano para tratar de diversas questões, como defeitos em equipamentos, conflitos com vizinhos e problemas nas áreas comuns.
Especialmente para conflitos com vizinhos, propõem soluções a partir de uma posição neutra como mediadores entre as partes, visando uma resolução amigável.
Gestão do Edifício
A gestão do edifício engloba as atividades relacionadas à manutenção física da propriedade.
1. Limpeza Diária e Periódica
A limpeza das áreas comuns é um elemento importante que determina a primeira impressão do imóvel. Realiza-se periodicamente a limpeza das áreas utilizadas diariamente pelos inquilinos, como entrada, corredores, escadas, elevadores, bicicletários e lixeiras.
As atividades de limpeza incluem limpeza diária (cerca de 1 a 2 vezes por semana) e limpeza periódica (limpeza detalhada cerca de 1 vez por mês), realizadas na frequência adequada conforme o tamanho e as características do imóvel.
2. Inspeção e Manutenção de Equipamentos
Realizam inspeções legais e voluntárias nos diversos equipamentos do edifício. Para equipamentos que exigem conhecimentos especializados, como elevadores, sistemas de combate a incêndio, instalações elétricas, sistemas hidráulicos e sistemas de climatização, realizam inspeções periódicas por profissionais qualificados.
Na perspectiva da manutenção preventiva, substituem peças e realizam ajustes antes que ocorram falhas, minimizando o impacto sobre os inquilinos causado por avarias inesperadas.
3. Planejamento e Execução de Obras de Reparo
Para lidar com a deterioração natural dos edifícios, executam obras de reparo planejadas. Planejam e executam obras adequadas à situação do imóvel, desde grandes reformas como pintura externa, impermeabilização da cobertura e renovação das tubulações hidráulicas, até pequenos reparos.
Na execução das obras de reparo, obtêm orçamentos de múltiplos fornecedores e selecionam empresas com boa relação custo-benefício. A consideração pelos inquilinos durante o período de obras também é um fator importante.
4. Elaboração do Plano de Reforma de Longo Prazo
Preveem as necessidades futuras de reparo do edifício e elaboram um plano de reforma de longo prazo. Com base neste plano, definem e revisam o fundo de reserva para reformas, apoiando o planejamento financeiro do proprietário.
Um plano de reforma de longo prazo adequado permite manter o valor patrimonial do edifício por um longo período.
Diferença em Relação ao Property Management (PM)
O property management, que vem ganhando destaque nos últimos anos, é uma abordagem de gestão que oferece serviços ainda mais abrangentes do que a administração imobiliária tradicional.
Diferenças em Relação às Atividades de Gestão Tradicionais
| Item | Gestão Tradicional | Property Management |
|---|---|---|
| Posição | Intermediário entre proprietário e inquilino | Representante do proprietário |
| Escopo de atividades | Gestão padronizada | Gestão estratégica de ativos |
| Responsabilidade sobre receita | Limitada | Responsabilidade pela maximização da receita |
| Capacidade de proposta | Reativa | Ativa e estratégica |
| Sistema de remuneração | Principalmente valor fixo | Inclui remuneração variável por resultado |
No property management, em vez de apenas representar na gestão, realizam propostas estratégicas com o objetivo de melhorar a rentabilidade do imóvel. Exige especialização mais elevada, como otimização dos valores de aluguel, propostas de renovação e melhoria do mix de inquilinos.
Conteúdo Específico das Atividades de PM
O property manager oferece serviços abrangentes visando aumentar a taxa de retorno sobre o investimento (ROI) do proprietário, como definição de aluguel baseada em análise de mercado, estratégias de diferenciação em relação a imóveis concorrentes e propostas de investimento em equipamentos para melhorar a taxa de ocupação.
Além disso, mediante a elaboração periódica de relatórios financeiros, torna visível a situação de receita do imóvel e apoia a tomada de decisão do proprietário.
Qualificações e Requisitos Legais Necessários para a Administração de Imóveis
Apresentamos detalhadamente as qualificações obrigatórias e recomendadas para exercer a administração de imóveis.
Registro e Qualificações Legalmente Necessários
Registro como Administrador de Imóveis Residenciais para Aluguel
Com a Lei de Administração de Imóveis Residenciais para Aluguel, que entrou em vigor em junho de 2021, os administradores de imóveis residenciais para aluguel com 200 ou mais unidades ficaram obrigados a se registrar junto ao Ministro de Território, Infraestrutura, Transporte e Turismo. Este sistema de registro visa aumentar a transparência do setor e proteger os consumidores.
Os requisitos de registro são os seguintes:
| Item do Requisito | Detalhes |
|---|---|
| Número de unidades geridas | 200 ou mais imóveis residenciais para aluguel |
| Responsável pelas operações | Designar um responsável por estabelecimento comercial |
| Validade do registro | 5 anos (renovável) |
Requisitos para Responsável pelas Operações
Os administradores de imóveis residenciais para aluguel precisam designar um responsável pelas operações em cada estabelecimento comercial. Para se tornar responsável pelas operações, é necessário cumprir um dos seguintes requisitos:
- Possuir a qualificação de Gestor de Propriedades Residenciais para Aluguel
- Possuir a qualificação de Corretor Imobiliário (Takken-shi) e ter 2 ou mais anos de experiência prática em gestão de imóveis para aluguel
- Ter 2 ou mais anos de experiência prática em gestão e ter concluído o curso determinado pelo Ministro de Território, Infraestrutura, Transporte e Turismo
Qualificações Úteis para as Atividades
Apresentamos as qualificações recomendadas para desempenhar eficazmente as atividades de administração de imóveis.
1. Corretor Imobiliário (Takken-shi)
O Corretor Imobiliário é uma qualificação nacional posicionada como especialista em transações imobiliárias. Existem atividades exclusivas legalmente reservadas apenas a corretores imobiliários, como a elaboração e explicação do documento de informações importantes e a assinatura do contrato.
Na administração de imóveis, o conhecimento e a qualificação de corretor imobiliário são utilizados em muitas situações, como na celebração de contratos de locação e na explicação de informações importantes.
2. Diretor de Gestão de Condomínios
O Diretor de Gestão de Condomínios é uma qualificação nacional baseada na Lei de Adequação da Administração de Condomínios. Possui atividades exclusivas como a explicação de informações importantes às assembleias de condomínios e a assinatura do contrato de delegação de gestão.
É uma qualificação essencial para realizar atividades de gestão em condomínios em regime de condomínio, contribuindo também para aumentar a credibilidade da empresa gestora.
3. Gestor de Propriedades Residenciais para Aluguel
O Gestor de Propriedades Residenciais para Aluguel é uma qualificação nacional que ganhou importância com a promulgação da Lei de Administração de Imóveis Residenciais para Aluguel. É reconhecido como responsável pelas operações de administradores de imóveis residenciais para aluguel e é posicionado como uma qualificação que comprova a especialização nas atividades de gestão de aluguel.
4. Outras Qualificações Úteis
| Nome da Qualificação | Situação de Uso | Benefícios da Obtenção |
|---|---|---|
| Planejador Financeiro | Planejamento financeiro e consultoria tributária | Assessoria abrangente ao proprietário |
| Avaliador Imobiliário | Avaliação de imóveis e estimativa de aluguel | Capacidade especializada em cálculo de preços |
| Arquiteto | Plano de reformas e renovação | Compreensão estrutural dos edifícios |
| Certificado de Contabilidade | Gestão financeira e contabilidade | Maior precisão na gestão financeira |
Benefícios da Obtenção de Qualificações
Os benefícios concretos obtidos com a obtenção de qualificações são os seguintes:
- Aquisição sistemática de conhecimentos especializados: Permite aprender eficientemente os conhecimentos jurídicos e práticos necessários para as atividades
- Maior confiança dos clientes: Permite demonstrar a especialização como profissional qualificado
- Oportunidades de avanço na carreira: Beneficia promoções e mudanças de emprego
- Melhoria da qualidade das atividades: Permite realizar atividades com precisão e adequação
- Redução de riscos legais: Aumenta a consciência e o conhecimento sobre conformidade legal
Situação Atual e Perspectivas Futuras do Setor de Administração de Imóveis
O ambiente em torno do setor de administração de imóveis está passando por grandes mudanças juntamente com as transformações sociais.
Mudanças no Ambiente de Mercado
1. Impacto do Envelhecimento da Sociedade
A taxa de envelhecimento do Japão atingiu 28,8% (2021) e espera-se que continue a aumentar. Com isso, tem crescido o número de proprietários que adquiriram imóveis por herança, mas não têm experiência em gestão, elevando a demanda por serviços especializados de administração.
2. Aumento do Estoque de Imóveis Residenciais para Aluguel
O estoque nacional de imóveis residenciais para aluguel atingiu cerca de 19 milhões de unidades (2018), aumentando cada vez mais a importância de uma gestão adequada. Especialmente para imóveis mais antigos, é necessário manter e aumentar o valor patrimonial por meio de uma gestão estratégica.
3. Diversificação das Necessidades dos Inquilinos
Com a diversificação dos estilos de vida, as necessidades dos inquilinos também se tornaram mais complexas. É necessário construir uma estrutura de gestão capaz de atender a diversas exigências, como imóveis que aceitam animais de estimação, habitações para idosos e atendimento a inquilinos estrangeiros.
Utilização de Tecnologia
1. Avanço da Digitalização
A eficiência operacional está avançando com a introdução de tecnologias como fechaduras inteligentes utilizando tecnologia IoT, sistemas de monitoramento remoto e correspondência de inquilinos utilizando inteligência artificial.
2. Promoção da Digitalização
Sob a influência do novo coronavírus, visitas online, contratos eletrônicos e atendimento remoto se difundiram rapidamente. Espera-se que essas tecnologias continuem a ser utilizadas no futuro.
Perspectivas Futuras do Setor
O setor de administração de imóveis é uma área que se espera continuar crescendo pelos seguintes fatores:
- Aumento da taxa de delegação de gestão: Espera-se que a taxa atual de cerca de 60% de delegação de gestão aumente ainda mais no futuro
- Sofisticação dos serviços: Transição de simples representação na gestão para serviços de alto valor agregado
- Importância da especialização: O fortalecimento das regulamentações aumenta a importância do conhecimento especializado
- Expansão dos investimentos ESG: Crescimento da demanda por administração de imóveis que prioriza o meio ambiente, aspectos sociais e governança
Conclusão
A administração de imóveis desempenha um papel importante ao cuidar dos ativos preciosos dos proprietários e manter e aumentar seu valor. Por meio de serviços baseados em conhecimentos e experiências especializadas tanto na gestão de aluguel quanto na gestão de edifícios, realiza a maximização da receita de investimento dos proprietários e o aumento da satisfação dos inquilinos.
O ambiente em torno do setor está mudando rapidamente, sendo necessário responder a diversos fatores como o fortalecimento das regulamentações, o progresso tecnológico e a diversificação das necessidades dos inquilinos. Neste ambiente, aprofundar a especialização por meio da obtenção de qualificações adequadas e do aprendizado contínuo é a chave para o sucesso.
A INA&Associates Co., Ltd. visa fornecer serviços de gestão ideais adaptados às necessidades de cada proprietário e construir uma parceria de longo prazo. Se você tiver alguma dúvida sobre administração de imóveis, não hesite em entrar em contato conosco.
Como próximo passo, recomendamos primeiro realizar uma entrevista com uma empresa gestora confiável e considerar o plano de gestão mais adequado para o seu imóvel.
Perguntas Frequentes
Q1. São necessárias qualificações para iniciar a administração de imóveis?
A1. Não há qualificações obrigatórias para iniciar a própria administração de imóveis, mas para casos com 200 ou mais unidades geridas, é necessário o registro como administrador de imóveis residenciais para aluguel. Além disso, para melhorar a qualidade das atividades, recomendamos fortemente a obtenção de qualificações como Corretor Imobiliário (Takken-shi), Diretor de Gestão de Condomínios e Gestor de Propriedades Residenciais para Aluguel.
Q2. Qual é o valor padrão da taxa de delegação de gestão?
A2. Em geral, cerca de 5% do aluguel é o valor padrão, mas varia conforme o tamanho do imóvel, a localização e o conteúdo dos serviços. Para serviços abrangentes do tipo property management, a configuração tende a ser um pouco mais alta.
Q3. É possível mudar de empresa gestora?
A3. Sim, é possível. No entanto, é necessário verificar as cláusulas de rescisão do contrato de delegação de gestão e seguir os procedimentos adequados. Para evitar problemas durante o período de transição, é importante compartilhar informações suficientes entre as empresas gestoras antiga e nova.
Q4. É possível delegar a gestão mesmo para imóveis de pequeno porte?
A4. É possível delegar a gestão a partir de uma única residência unifamiliar. No entanto, como algumas empresas gestoras têm configurações de número mínimo de unidades geridas, recomendamos confirmar previamente.
Q5. Quais são os pontos principais para escolher uma empresa gestora?
A5. Recomendamos priorizar os seguintes pontos: ①histórico e credibilidade, ②área de cobertura e conteúdo dos serviços, ③transparência de custos, ④estrutura de atendimento em emergências, ⑤conhecimento especializado e capacidade de resposta do responsável. É importante receber propostas de múltiplas empresas e comparar.
