Bei einer Büroverlegung ist eine angemessene Informationsweitergabe unerlässlich, um die Beziehung zu Geschäftspartnern und Kunden aufrechtzuerhalten. Der rechtzeitige Versand einer Verlegungsmitteilung (des sogenannten „Grundsatzschreibens“) ist unmittelbar mit dem Erhalt geschäftlichen Vertrauens verbunden. In diesem Beitrag erläutern wir praxisnah die Grundlagen der Verlegungsmitteilung, die Unterscheidung zwischen Brief, Postkarte und E-Mail sowie passende Formulierungsbeispiele.
Was ist eine „Grundsatzerklärung“ bei einer Büroverlegung?
Mit einer „Grundsatzerklärung“ im Zusammenhang mit einer Büroverlegung ist die „Verlegungsmitteilung“ gemeint, mit der Geschäftspartner und Kunden über den Umzug informiert werden. Sie hat nichts mit einer politischen Absichtserklärung zu tun, sondern ist ein Ausdruck, der als geschäftliche Konvention verwendet wird.
Wenn ein Büro verlegt wird, ändern sich Anschrift und Telefonnummer. Daher müssen Geschäftspartner unbedingt vor der Verlegung informiert werden. Erfolgt die Mitteilung zu spät, gehen Sendungen an die alte Anschrift unter Umständen nicht mehr zu. Das kann zum Verlust wichtiger Unterlagen und zu geschäftlichen Nachteilen führen.
So versenden Sie eine Verlegungsmitteilung: Wann Brief, Postkarte oder E-Mail sinnvoll ist
Brief
Dies ist die formellste Art einer Verlegungsmitteilung. Sie eignet sich für Geschäftspartner, die Wert auf Formalität legen, oder für wichtige Kunden. Enthalten sein sollten Betreff, einleitende Begrüßung, saisonale Grußformel, Verlegungsdatum, Schlussformel, neue Anschrift und Anfahrtsbeschreibung.
Postkarte
Sie wird ebenso wie der Brief als formelle Mitteilung genutzt, besonders häufig jedoch für umfassende Benachrichtigungen an Kunden. Der Inhalt entspricht grundsätzlich dem eines Briefes, wird jedoch knapper zusammengefasst.
Für Geschäftspartner mit häufigem täglichem Austausch kann auch eine Mitteilung per E-Mail sinnvoll sein. Wenn der Empfänger jedoch Wert auf Formalität legt, sollten Brief oder Postkarte bevorzugt oder die E-Mail durch ein schriftliches Dokument vor oder nach dem Versand ergänzt werden.
Wichtiger Hinweis beim Versand per E-Mail: Wenn Sie an mehrere Empfänger gleichzeitig senden, verwenden Sie unbedingt „Bcc“, damit die E-Mail-Adressen anderer Empfänger nicht offengelegt werden.
Der richtige Zeitpunkt für den Versand der Verlegungsmitteilung
Ein Zeitraum von 1 Monat bis 2 Wochen vor dem Umzugstermin ist ideal. Beginnen Sie die Vorbereitung mit einem Vorlauf von etwa einem Monat, einschließlich der Erstellung der Versandliste (ca. 2 Wochen) sowie Druck- und Versandvorbereitung (ca. 2 Wochen).
Beispieltext für eine Verlegungsmitteilung
【Mitteilung über die Büroverlegung (für Brief und Postkarte)】
Sehr geehrte Damen und Herren, in der Zeit des Frühlingsbeginns hoffen wir, dass es Ihrem Unternehmen weiterhin bestens ergeht.
Für Ihre anhaltende Unterstützung sprechen wir Ihnen unseren aufrichtigen Dank aus.
Hiermit informieren wir Sie darüber, dass wir unseren Geschäftsstandort wie nachstehend angegeben nach ○○ verlegen werden.
Dies nehmen wir zum Anlass, dass sich alle Mitarbeitenden mit neuer Entschlossenheit noch intensiver auf unsere geschäftlichen Aufgaben konzentrieren werden.
Wir bitten Sie auch künftig herzlich um Ihre unveränderte und weiterhin wohlwollende Unterstützung.【Neue Anschrift】○○
【Telefonnummer】○○（unverändert/geändert）
【Beginn des Geschäftsbetriebs】○○年○○月○○日○○株式会社 Präsident und Geschäftsführer ○○
Wenn Sie die Mitteilung per E-Mail versenden, wirkt es höflich, am Ende noch einen kurzen Hinweis wie „Bitte entschuldigen Sie, dass wir Sie per E-Mail informieren“ hinzuzufügen.
Das könnte Sie auch interessieren
- Was ist „Leasing Management“, das über den Erfolg der Immobilienbewirtschaftung entscheidet? Strategien gegen Leerstand und zur Ertragsmaximierung
- Wie hoch sind Baukosten und Kosten pro Tsubo für Fabriken und Lagerhallen? Ein vollständiger Leitfaden zu Nebenarbeiten und der Nutzung von Fördermitteln
- Stellen Sie gängige Vorstellungen der Immobilienbewirtschaftung auf den Kopf! Drei Differenzierungsstrategien zur Ertragsmaximierung
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F. Wie lange im Voraus sollte eine Mitteilung über die Büroverlegung versendet werden?
A. Als Richtwert gelten 1 Monat bis 2 Wochen vor dem Umzugstermin. Wir empfehlen, möglichst früh mit den Vorbereitungen zu beginnen und dabei auch die Zeit für Druck und Versand einzuplanen.
F. Worauf ist zu achten, wenn eine Verlegungsmitteilung per E-Mail versendet wird?
A. Bei mehreren Empfängern sollten Sie unbedingt den Versand per Bcc verwenden. Außerdem empfehlen wir, bei Geschäftspartnern mit hohem Formalitätsanspruch die Kombination mit Brief oder Postkarte zu prüfen.
F. Welche Probleme entstehen, wenn die Verlegungsmitteilung vergessen wird?
A. Postsendungen können die alte Anschrift nicht mehr erreichen, wodurch wichtige Unterlagen wie Rechnungen oder Verträge möglicherweise nicht zugestellt werden. Zudem kann dies bei Geschäftspartnern einen unhöflichen Eindruck hinterlassen und sich auf das Vertrauensverhältnis auswirken.
F. Haben Verlegungsmitteilung und „Grundsatzerklärung“ dieselbe Bedeutung?
A. Im Zusammenhang mit einer Büroverlegung werden sie gleichbedeutend verwendet. Die ursprüngliche Bedeutung von „Grundsatzerklärung“ ist zwar eine politische oder diplomatische Absichtserklärung, im Geschäftsleben wird der Ausdruck jedoch gewohnheitsmäßig im Sinne einer Verlegungsmitteilung verwendet.
