オフィス移転は、取引先・顧客との関係を維持するための適切な情報伝達が欠かせません。移転案内（いわゆる「所信表明」）を適切なタイミングで送ることが、ビジネス上の信頼維持に直結します。 本記事では移転案内の基本から、手紙・はがき・メールの使い分け、例文まで実務的に解説します。
オフィス移転の「所信表明」とは何か？
オフィス移転における「所信表明」とは、移転を取引先・顧客に知らせる「移転案内」のことです。政治的な決意表明とは無関係で、ビジネス上の慣習として使われる表現です。
オフィスが移転すると住所・電話番号が変わるため、取引先には必ず移転前に通知する必要があります。 通知が遅れると旧住所への郵便物が届かなくなり、重要書類の紛失・ビジネス機会の損失につながります。
移転案内の送り方：手紙・はがき・メールの使い分け
手紙
最も正式な移転案内の方法です。格式を重んじる取引先や重要顧客への案内に適しています。タイトル・冒頭挨拶・時候挨拶・移転日・結びの挨拶・新住所・アクセス方法を記載します。
はがき
手紙と同様に正式な案内として使われますが、特に顧客向けの広範な通知に活用されることが多いです。内容は手紙と同様で、簡潔にまとめます。
メール
日常的なやり取りが多い取引先にはメールでの通知も有効です。ただし、格式を重んじる先には手紙・はがきを優先するか、メール送付前後に書面を添える配慮が必要です。
メール送信時の注意点：複数宛先にまとめて送る場合は必ず「Bcc」送信を使い、他の受信者のメールアドレスが漏洩しないようにする。
移転案内を送るタイミング
移転日の1ヶ月〜2週間前がベストです。送付先リスト作成（約2週間）と印刷・発送準備（約2週間）を合わせて1ヶ月程度を見込んで準備を開始しましょう。
移転案内の例文
【オフィス移転のお知らせ（手紙・はがき用）】
拝啓 立春の候 貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度営業拠点を下記の通り○○に移転させて頂くことになりました。
これを機に、社員一同気持ちを新たに、より一層社業に専心する所存にございます。
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。【新住所】○○
【電話番号】○○（変更なし/変更あり）
【業務開始日】○○年○○月○○日○○株式会社 代表取締役社長 ○○
メールで送付する場合は文末に「メールにてご連絡する失礼をお許しください」など一言添えると丁寧です。
よくある質問（FAQ）
Q. オフィス移転の案内はどのくらい前に送ればいいですか？
A. 移転日の1ヶ月〜2週間前が目安です。印刷・発送の準備期間を含めて、できるだけ早めに取り掛かることを推奨します。
Q. メールで移転案内を送る場合の注意点は？
A. 複数宛先には必ずBcc送信を使用してください。また、格式を重んじる取引先には手紙・はがきとの併用を検討することをおすすめします。
Q. 移転案内を出し忘れるとどんな問題が起きますか？
A. 旧住所への郵便物が届かなくなり、請求書・契約書などの重要書類が届かなくなるリスクがあります。また、取引先に対して失礼な印象を与え、信頼関係に影響する場合があります。
Q. 移転案内と「所信表明」は同じ意味ですか？
A. オフィス移転の文脈では同義として使われます。本来の「所信表明」は政治・外交での決意表明ですが、ビジネスでは移転案内の意味で使われる慣習があります。
