辦公室搬遷時，如要維持與合作夥伴及客戶的關係，適切的資訊傳達不可或缺。在合適的時機寄送搬遷通知（也就是一般所稱的「施政聲明」），與商務信賴的維持息息相關。 本文將從搬遷通知的基本觀念談起，說明信件、明信片、電子郵件的使用區分，並提供範例文，做實務性的解說。
辦公室搬遷中的「施政聲明」是什麼？
所謂辦公室搬遷中的「施政聲明」，是指用來通知合作夥伴與客戶搬遷事宜的「搬遷通知」。這與政治上的決意表明無關，而是商務慣例中使用的一種說法。
辦公室搬遷後，地址與電話號碼都會變更，因此，必須在搬遷前通知合作夥伴。 若通知延遲，寄往舊地址的郵件可能無法送達，進而導致重要文件遺失以及商機流失。
搬遷通知的寄送方式：信件、明信片、電子郵件的區分使用
信件
這是最正式的搬遷通知方式。適合用於重視禮儀的合作夥伴與重要客戶。內容應載明標題、開頭問候語、時令問候語、搬遷日期、結語、新地址及交通方式。
明信片
明信片和信件一樣可作為正式通知使用，但尤其常用於面向客戶的大範圍通知。內容與信件相同，並以精簡方式整理即可。
電子郵件
對於平時往來頻繁的合作夥伴，以電子郵件通知也很有效。不過，對於重視正式禮儀的對象，仍應優先使用信件或明信片，或在寄送電子郵件前後附上書面文件，以示周到。
寄送電子郵件時的注意事項：若要一次寄送給多位收件人，務必使用「Bcc」寄送，以免其他收件人的電子郵件地址外洩。
搬遷通知的寄送時機
在搬遷日前1個月至2週前寄送最為理想。建議將收件名單製作（約2週）與印刷、寄送準備（約2週）合計抓約1個月，並提早開始準備。
搬遷通知範例文
【辦公室搬遷通知（信件、明信片用）】
敬啟者 值此立春時節，謹祝貴公司益加昌隆。
平日承蒙格外關照，謹致誠摯謝意。
茲通知，本公司已決定依下列內容將營業據點遷移至○○。
藉此契機，全體員工將以嶄新的心情，更加專注於公司的業務發展。
今後亦懇請惠予舊雨新知般的支持與提攜。【新地址】○○
【電話號碼】○○（無變更/有變更）
【開始營業日】○○年○○月○○日○○株式會社 代表取締役社長 ○○
若以電子郵件寄送，建議在文末補上一句「敬請見諒此次以電子郵件通知」等語句，會顯得更加周到有禮。
常見問題（FAQ）
Q. 辦公室搬遷通知應提前多久寄送？
A. 一般以搬遷日前1個月至2週前為基準。考量印刷與寄送的準備期間，建議儘早著手安排。
Q. 以電子郵件寄送搬遷通知時，有哪些注意事項？
A. 若寄送給多位收件人，請務必使用Bcc寄送。此外，對於重視正式禮儀的合作夥伴，也建議評估與信件或明信片併用。
Q. 如果忘記寄送搬遷通知，會發生哪些問題？
A. 寄往舊地址的郵件可能無法送達，發票、合約等重要文件也可能收不到。此外，還可能讓合作夥伴感到失禮，並影響彼此的信賴關係。
Q. 搬遷通知和「施政聲明」是相同的意思嗎？
A. 在辦公室搬遷的語境中，兩者通常作為同義表達使用。原本的「施政聲明」是指政治、外交上的決意表明，但在商務上也有將其用作搬遷通知之意的慣例。
