办公室搬迁时，如需维持与合作伙伴及客户的关系，准确传达信息不可或缺。在合适的时间发送搬迁通知（通常所谓的“施政声明”），直接关系到商务信赖的维护。 本文将从搬迁通知的基础知识讲起，结合信函、明信片、电子邮件的使用区分，并提供示例文案，做实务性的说明。
办公室搬迁中的“施政声明”是什么？
所谓办公室搬迁中的“施政声明”，是指向合作伙伴和客户告知搬迁事项的“搬迁通知”。这与政治上的决意表明无关，而是商务惯例中的一种表达方式。
办公室搬迁后，地址和电话号码会发生变化，因此，必须在搬迁前通知合作伙伴。 如果通知过晚，寄往旧地址的邮件可能无法送达，从而导致重要文件遗失以及商务机会流失。
搬迁通知的发送方式：信函、明信片、电子邮件的区分使用
信函
这是最正式的搬迁通知方式。适合用于重视礼仪的合作伙伴以及重要客户。内容应写明标题、开头问候、时令问候、搬迁日期、结尾问候、新地址及交通方式。
明信片
与信函一样，明信片也可作为正式通知使用，但尤其常用于面向客户的广泛通知。内容与信函基本相同，但应简洁归纳。
电子邮件
对于平时往来较多的合作伙伴，通过电子邮件通知也很有效。但是，对于重视正式礼仪的对象，应优先使用信函或明信片，或在发送电子邮件前后附上书面通知，以示周到。
发送电子邮件时的注意事项：若同时发送给多个收件人，务必使用“Bcc”发送，以避免其他收件人的电子邮箱地址泄露。
发送搬迁通知的时机
在搬迁日前1个月至2周发送最为合适。建议将收件名单制作（约2周）与印刷、寄送准备（约2周）合计按约1个月来安排，并尽早开始准备。
搬迁通知示例文
【办公室搬迁通知（用于信函、明信片）】
敬启者 值此立春之际，谨祝贵公司愈加兴旺昌盛。
平素承蒙格外关照，谨致衷心感谢。
兹通知，本公司决定按下述内容将营业据点迁至○○。
借此机会，全体员工将以崭新的心情投入工作，更加专注于公司事业的发展。
今后亦恳请继续惠予支持与提携。【新地址】○○
【电话号码】○○（不变/有变更）
【开始办公日期】○○年○○月○○日○○株式会社 代表取缔役社长 ○○
如通过电子邮件发送，在文末补上一句“敬请谅解此次以电子邮件通知”等措辞，会显得更为礼貌周全。
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常见问题（FAQ）
Q. 办公室搬迁通知应提前多久发送？
A. 一般以搬迁日前1个月至2周为参考。考虑到印刷和寄送的准备时间，建议尽可能尽早着手安排。
Q. 通过电子邮件发送搬迁通知时有哪些注意点？
A. 发送给多个收件人时，请务必使用Bcc发送。此外，对于重视正式礼仪的合作伙伴，建议考虑与信函或明信片并用。
Q. 如果忘记发送搬迁通知，会出现哪些问题？
A. 寄往旧地址的邮件可能无法送达，发票、合同等重要文件也可能无法收到。此外，还可能给合作伙伴留下失礼的印象，并对信赖关系造成影响。
Q. 搬迁通知和“施政声明”是同一个意思吗？
A. 在办公室搬迁的语境中，二者通常作为同义表达使用。原本“施政声明”是指政治、外交上的决意表明，但在商务场景中，也有将其用作搬迁通知之意的惯例。
