對於擁有租賃物件的業主而言，與管理公司的關係是直接影響收益性與資產價值的重要因素。然而，也有不少人對現有管理公司的服務感到不滿、管理費用過高，或空置期持續拉長。
身為INA&Associates株式會社，我們迄今為止參與了眾多租賃管理公司更換案件。根據這些經驗，只要按照適當的程序更換管理公司，便能同時實現收益性提升與管理品質改善。
本文針對正在考慮更換租賃管理公司的業主，從更換程序、違約金問題到通知入住者的方式，提供貼近實務的具體資訊。更換管理公司絕非困難的手續，但適當的知識與準備是成功的關鍵。
閱讀本文後，相信能消除您對更換管理公司的疑慮，並邁出實現更優質租賃經營的第一步。
應考慮更換租賃管理公司的時機
考慮更換租賃管理公司的時機，因業主所處情況而異。然而，一般來說，發生以下情況時，可視為認真考慮更換管理公司的時機。
空置期持續拉長的情況
租賃物件中，空置期持續3個月以上時，管理公司的招客能力或業務能力可能存在問題。在地段條件與物件狀況良好的情況下，若空置期仍持續，可能是管理公司的招募入住者策略或廣告推廣存在課題。
優秀的管理公司能透過基於市場分析的合理租金設定、有效的廣告策略、提升看房接待品質等方式，縮短空置期。因空置持續而產生的機會損失，往往遠超更換管理公司所需費用，因此早期應對至關重要。
管理費用高於行情的情況
租賃管理的委託手續費，一般以租金的3%至5%左右為行情。然而，部分管理公司會收取超過10%的高額手續費。應客觀評估所提供服務內容與管理費用的平衡，若明顯高於行情，則應考慮更換管理公司。
但僅以管理費用低廉作為判斷依據是危險的。也存在標榜低廉管理費用、實際服務品質卻低落的管理公司，因此綜合判斷費用效益至關重要。
對管理業務品質感到不滿的情況
管理公司的業務品質是直接影響租賃經營成功的要素。若頻繁發生以下問題，可視為應考慮更換管理公司的訊號。
入住者的投訴或修繕申請回應遲緩、未適當催繳欠租者、未定期巡查及清潔物件、收支報告書提交延遲——若這些問題持續發生，可能表示管理公司的業務體制存在根本性問題。
溝通存在問題的情況
業主與管理公司之間的溝通，是維持良好租賃經營不可或缺的要素。若負責人聯繫遲緩、重要事項報告有所遺漏、對業主問題或要求的回答含糊不清等情況持續發生，則需考慮更換管理公司。
尤其是未定期報告物件狀況及入住者動態的情況下，業主將難以做出適當的經營判斷。選擇能維持高透明度溝通的管理公司，是長期租賃經營成功的關鍵。
| 考慮更換的情況 | 判斷基準 | 應對緊急程度 |
|---|---|---|
| 空置期拉長 | 空置持續3個月以上 | 高 |
| 管理費用偏高 | 大幅超過租金5% | 中 |
| 業務品質下降 | 投訴回應遲緩、報告書延遲 | 高 |
| 溝通不足 | 聯繫遲緩、報告遺漏 | 中 |
| 入住率下降 | 大幅低於同區域平均 | 高 |
更換租賃管理公司的具體程序
租賃管理公司的更換，只要按照適當程序進行，便能順利推進。以下說明貼近實務的具體更換步驟。
步驟1：確認現有管理委託契約
更換管理公司的第一步，是詳細確認現有管理委託契約書的內容。契約書中載明了解約預告期間、違約金有無、契約期間等重要條款。
多數管理委託契約設有1個月至6個月左右的解約預告期間。若未遵守此期間提出解約，可能產生違約金。此外，在契約期間中途解約與契約期滿時不續約，條件通常有所不同。
契約書的確認項目包括：解約預告期間長度、違約金金額與發生條件、契約自動續約條款有無、管理業務交接相關規定、押金及保證金的處理方式等，需重點確認。
步驟2：選定新管理公司
掌握現有契約條件後，進行新管理公司的選定。選定管理公司時，從多家候選公司中比較評估至關重要。
管理公司的選定基準包括：管理實績與經驗年數、管理費用的合理性、提供服務的內容與品質、負責人的應對能力與專業知識、財務狀況的健全性、招募入住者的實績與方式、緊急時的應對體制等，需綜合評估。
尤其是在同一區域有豐富管理實績的公司，熟悉當地租賃市場，可期待其提供有效的招募入住者方案及適當的租金設定。此外，管理戶數過多的公司可能無法對個別物件給予充分關注，因此選擇規模適中的公司也很重要。
步驟3：向現有管理公司發出解約通知
確定新管理公司後，正式通知現有管理公司解約意願。解約通知務必以書面方式進行，建議以存證郵件寄送。
解約通知書中應載明：解約意思表示、希望解約日期、解約理由（簡潔記載）、關於交接的協助請求、聯絡方式等。解約理由無需詳細記載，一般使用「因經營方針調整」等不具針對性的表述。
發出解約通知後，現有管理公司可能會聯繫挽留。此時應不帶情緒、冷靜應對。明確告知已為既定事項，並請求其配合順利交接。
步驟4：新舊管理公司間的業務交接
更換管理公司中最重要的流程，是新舊管理公司間的業務交接。若交接不充分，可能導致對入住者的應對出現障礙，或重要資訊遺失。
交接項目包括：入住者資訊（契約內容、聯絡方式、特殊事項）、租金收納狀況與欠租者資訊、押金及保證金保管狀況、修繕履歷與未來計畫、保險契約詳情、各種契約書類原本、鑰匙管理狀況、緊急聯絡人名單等。
交接最理想的方式是三方（業主、舊管理公司、新管理公司）共同進行。交接內容務必以書面記錄留存，以防日後糾紛。
步驟5：通知入住者
管理公司更換確定後，向入住者發出更換管理公司的通知。由於此通知直接影響入住者的生活，需以細心且淺顯易懂的內容製作。
通知書中應載明：更換管理公司的日程、新管理公司的公司名稱與聯絡方式、租金匯款處變更（如適用）、緊急聯絡方式、其他變更事項、如有問題的聯絡窗口等。
通知時機以更換日期前1至2個月為宜。尤其是租金匯款處變更時，需設置充裕的期間提前通知，避免入住者產生混亂。
步驟6：完成各項手續
最後，完成因更換管理公司所需的各項手續。這包括向金融機構辦理變更申報、保險契約名義變更、各種契約交接確認等。
尤其重要的是租金收納帳戶的變更手續。若新管理公司負責租金收納業務，需辦理適當手續，確保入住者的租金匯入新帳戶。
此外，火災保險及設施賠償責任保險等各種保險契約，也可能需要辦理因更換管理公司而產生的相關手續。請聯繫保險公司確認所需變更手續。
| 步驟 | 實施時期 | 所需期間 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 確認契約內容 | 開始考慮更換時 | 1週 | 詳細確認解約條件 |
| 選定新管理公司 | 決定更換後 | 2-4週 | 多家比較評估 |
| 解約通知 | 選定完成後 | 當日 | 書面正式通知 |
| 交接作業 | 解約通知後 | 2-4週 | 詳細資訊共享 |
| 通知入住者 | 更換前1-2個月 | 1週 | 以淺顯易懂的內容製作 |
| 各項手續 | 更換前後 | 2-3週 | 無遺漏的確認作業 |
關於違約金與費用的必要知識
考慮更換租賃管理公司時，多數業主最關心的是違約金的產生與更換所需費用。掌握適當知識，能避免意外支出，實現有計畫的更換。
產生違約金的情況
違約金的產生，主要由管理委託契約書的條款決定。一般會產生違約金的情況包括：在契約期間中途解約、未遵守解約預告期間、在特定條件下解約等。
多數管理委託契約設有2至3年的契約期間，在此期間內解約通常會產生違約金。此外，若設有3至6個月的解約預告期間而未遵守，可能被要求支付不足期間的管理費相當金額作為違約金。
特別需要注意的是，越是惡質的管理公司，越有設定高額違約金條款的傾向。若設有相當於6個月或12個月租金的高額違約金，在簽約時就需要充分審慎考量。
違約金行情
違約金行情因契約內容及管理公司而差異甚大，但一般以相當於1至3個月租金為行情。
良心的管理公司在契約期滿時解約通常不產生違約金，即使中途解約也多設定在約1個月租金左右。另一方面，部分管理公司也設有相當於6個月租金或年度管理費的高額違約金。
違約金的計算基準採用月額管理費的○個月份、租金收入的○個月份、年度管理費的○%等方式。確認契約書時，務必確認這些計算基準與具體金額。
其他更換費用
更換管理公司時，除違約金外還可能產生各種費用。主要的更換費用包括：新管理公司的初始費用、各項手續費用、交接作業費用、通知書製作及郵寄費用等。
與新管理公司簽約時，可能需要支付契約事務手續費或繳納保證金。此外，也會產生製作入住者通知書及郵寄費用、各種契約書類製作費用等。
此外，因更換管理公司可能需要重新檢視火災保險或變更保證公司，這些也可能產生費用。
降低費用的方法
為降低更換管理公司所需費用，有計畫的方式與適當的時機至關重要。
最有效的方法是在契約期滿時更換，如此可完全避免產生違約金。從契約期滿前6個月開始準備，便能有充裕時間選定新管理公司。
此外，向多家管理公司取得報價，比較評估初始費用及管理費也很重要。部分管理公司為促進他社轉換，可能實施初始費用免費的優惠活動。
此外，透過與現有管理公司協商，有時也可能達成違約金減額或分期付款。在維持和睦關係的同時進行建設性的協商至關重要。
| 費用項目 | 行情 | 發生條件 | 節省方法 |
|---|---|---|---|
| 違約金 | 相當於1-3個月租金 | 契約期間內解約 | 於契約期滿時更換 |
| 新管理公司初始費用 | 0-10萬日圓 | 新簽契約時 | 善用優惠活動 |
| 事務手續費 | 1-5萬日圓 | 各項手續時 | 集中處理協商 |
| 通知書製作費 | 1-3萬日圓 | 通知入住者時 | 自行製作 |
| 保險變更費用 | 1-5萬日圓 | 保險契約變更時 | 活用現有契約 |
| 交接費用 | 0-5萬日圓 | 業務交接時 | 詳細的事前準備 |
通知入住者的方法與注意事項
在更換管理公司時，對入住者的適當通知是法律義務，也是順利過渡不可或缺的要素。通知方式或內容有所缺失，可能與入住者之間產生糾紛。
通知的時機
向入住者發出通知，以更換管理公司日期前1至2個月為宜。尤其是租金匯款處變更時，入住者需要充裕時間準備支付租金，因此需要充足的期間。
通知過晚會使入住者產生混亂，導致租金匯款錯誤或諮詢增加。另一方面，通知過早又可能使入住者忘記通知內容。選擇適當時機發出通知，可實現順暢的過渡。
此外，通知最好在平日白天發放或郵寄，並需注意確保入住者確實收到。
通知書的記載內容
通知書中應以淺顯易懂、正確的方式記載入住者所需的資訊。必須記載的事項包括：更換管理公司的日程、更換理由（簡潔記載）、新管理公司的詳細資訊、聯絡方式的變更、租金匯款處的變更、緊急時的應對變更、其他重要變更事項等。
新管理公司的詳細資訊包括：公司名稱、地址、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址、營業時間、負責人姓名等。尤其是緊急聯絡方式，也須載明是否提供24小時服務。
若租金匯款處有所變更，應正確記載新的銀行名稱、分行名稱、帳戶種類、帳號、帳戶名義，並明確說明匯款手續費的負擔方式。
租金匯款處變更手續
租金匯款處的變更，是入住者最重要的變更事項之一。為順利推進變更手續，需注意以下幾點。
新的匯款處資訊須多次確認確保無誤，建議盡可能附上匯款處存摺的影本。同時應明確載明變更開始日期，並清楚顯示該日期前後的匯款處。
對於使用自動轉帳的入住者，應說明需至金融機構辦理變更手續，並考慮所需時間提早發出通知。
關於匯款手續費，應明確說明是否沿用原有負擔方式或有所變更，若入住者負擔增加，應事前說明並取得同意。
回應入住者的問題
發出更換管理公司的通知後，預期會有入住者提出各種問題及表達不安。透過適當的應對，可消除入住者的疑慮並維持信任關係。
常見問題包括：「為何要更換管理公司」「服務內容會改變嗎」「租金或契約條件會改變嗎」「押金如何處理」「緊急時的應對沒問題嗎」等。
針對這些問題，應事先準備回答，並進行一致的說明。尤其要明確傳達入住者不會蒙受任何不利變更，並說明此次更換是以提升服務為目的。
問題諮詢窗口應在更換期間安排新舊兩家管理公司皆可受理，並注意避免入住者產生混亂。
對需要特別關照的入住者的應對
對於高齡者或外籍入住者等需要特別關照的入住者，需要更細心的說明與應對。
對於高齡者，可將通知書的字體放大，並在重要部分加上標記等方式加以處理。必要時也可考慮電話說明或聯繫其家屬。
對於外籍入住者，應盡可能製作母語通知書，或以淺顯易懂的日語進行說明。此外，為避免因文化差異造成誤解，提供更詳細的說明至關重要。
| 通知項目 | 記載內容 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 更換日程 | 具體年月日 | 確保充裕的準備期間 |
| 新管理公司資訊 | 公司名稱、聯絡方式、營業時間 | 記載正確資訊 |
| 匯款處變更 | 銀行名稱、帳號、名義 | 多次確認作業 |
| 緊急聯絡方式 | 是否提供24小時服務 | 明確標示應對時間 |
| 契約條件 | 有無變更 | 消除入住者的不安 |
| 問題諮詢窗口 | 聯絡方式與應對時間 | 建立迅速回應的體制 |
更換管理公司的優缺點
考慮更換租賃管理公司時，客觀評估優缺點並進行綜合判斷至關重要。事先掌握更換可期待的效果與可能產生的風險，能做出更好的決策。
更換管理公司的優點
降低管理費用
更換管理公司最直接的優點之一，是降低管理費用。若現有管理公司的手續費高於行情，更換為費用水準合理的管理公司，每年可節省數十萬至數百萬日圓的費用。
例如，月租金50萬日圓的物件，管理手續費從8%降至4%，每年可節省24萬日圓的費用。即使考量更換所需的初始費用，長期而言也具有顯著優勢。
但追求管理費用低廉之餘，考量與所提供服務內容的平衡仍至關重要。
提升服務品質
更換為優秀的管理公司，可期待管理服務品質提升。具體包括：加快回應入住者的速度、定期執行物件巡查、提供適當的修繕建議、提交詳細的收支報告等。
高品質的管理服務能提升入住者滿意度，進而降低退租率並促進長期入住。此外，透過物件的適當維護管理，也可期待資產價值的保全。
改善空置情況與提升收益性
更換為招客能力強的管理公司，可期待縮短空置期及提升入住率。透過有效的廣告策略、適當的租金設定、高品質的看房接待等，可降低空置風險。
此外，優秀的管理公司能精確掌握市場動向，在適當時機提出租金調整建議，以及為提升附加價值的改裝建議。
改善溝通品質
透過與新管理公司建立關係，業主的溝通品質將得到提升。定期報告、迅速的聯繫回應、高透明度的資訊共享等，讓業主能放心將租賃經營委託出去。
更換管理公司的缺點
手續的麻煩與耗時
更換管理公司需要相當的精力與時間。選定新管理公司、確認契約書、交接作業、通知入住者等，需要處理大量作業。
尤其是擁有多處物件或入住者人數眾多時，手續負擔更重。此外，交接期間需要協調新舊兩家管理公司，業主的負擔將暫時增加。
暫時性的混亂與風險
更換管理公司期間，可能發生暫時性的混亂。可能出現入住者諮詢增加、租金匯款錯誤、緊急時應對遲緩等情況。
此外，若交接不充分，可能導致重要資訊遺失，或與入住者之間產生糾紛的風險。為將這些風險降至最低，需要縝密的準備與計畫。
費用的產生
更換管理公司會產生違約金及各項手續費用。尤其是在契約期間中途更換時，可能產生高額違約金。
此外，也需考量與新管理公司簽約的初始費用、各項手續費用、通知書製作費用等。需謹慎計算，確保這些費用不超過更換所帶來的優點。
新管理公司能力不足的風險
新管理公司未能達到預期成果的能力不足風險也存在。即使事前調查或面談時印象良好，實際管理業務也可能低於預期。
為降低此風險，選定管理公司時進行充分調查，謹慎確認實績與口碑至關重要。此外，簽約時設定明確的績效指標並建立定期評估的機制，也是有效的做法。
| 項目 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|
| 費用面 | 降低管理手續費 | 產生更換費用及違約金 |
| 服務品質 | 加快應對速度及提升品質 | 暫時性服務下降風險 |
| 空置對策 | 提升招客能力及改善空置 | 交接期間應對遲緩 |
| 溝通 | 強化報告及提升透明度 | 需時間與新負責人建立關係 |
| 手續 | 重新檢視契約條件的機會 | 複雜的手續與時間負擔 |
| 風險管理 | 改善管理體制 | 新管理公司能力不足的風險 |
選擇新管理公司的方法
選定租賃管理公司，是左右租賃經營成敗的重要決定。設定適當的選定基準，謹慎比較評估多家候選公司，便能找到長期令人滿意的合作夥伴。
確認管理實績
選定管理公司的第一步，是確認管理實績與經驗。詳細調查管理戶數、管理年數、同區域的實績、類似物件的管理經驗等。
尤其重要的是在所持有物件同一區域的管理實績。熟悉當地租賃市場的管理公司，能提供適當的租金設定、有效的入住者招募及因應地區特性的管理方式。
此外，管理戶數以不過多也不過少的適當規模為理想。管理戶數過多的公司可能無法對個別物件給予充分關注，而戶數過少的公司則可能缺乏經驗或專業技術。
比較管理費用
管理費用應以費用效益而非單純的便宜程度來評估。需綜合考量管理手續費水準、與服務內容的對應性、有無額外費用、付款條件等。
一般管理手續費行情為租金的3%至5%左右，但適當水準會因所提供的服務內容而有所不同。也存在標榜低廉手續費，實際上許多業務需另行計費的情況，因此需詳細確認契約內容。
此外，也需事先確認初始費用、更新手續費、廣告費、修繕安排費等額外費用，並比較綜合成本。
評估服務內容
具體且詳細地評估管理公司所提供的服務內容。針對入住者招募方式、租金收納業務、投訴應對、修繕安排、定期巡查、收支報告等各項業務，確認應對方式與品質。
尤其重要的是入住者招募的方式與實績。應具體確認網路廣告的運用情況、合作不動產公司的數量、看房接待的品質、成交率等。此外，是否有24小時緊急聯絡體制也是重要的評估重點。
關於收支報告，應確認報告書的樣本，評估是否正確記載必要資訊，以及格式是否易於理解。
負責人的應對能力
管理公司負責人的專業知識與應對能力，直接影響日常管理業務的品質。應綜合評估初次面談時的應對、回答問題的準確性、提案內容的具體性、溝通能力等。
優秀的負責人能理解物件特性，並提出考量市場動向的具體建議。同時，正確理解業主要求、在適當時機進行報告與諮詢的能力也很重要。
也應確認負責人的經驗年數、持有證照、過往實績等，判斷是否為值得信賴的合作夥伴。
財務狀況的健全性
管理公司的財務狀況健全性，是維持長期交易關係的重要要素。應確認公司成立年數、資本額、營業額、員工人數等基本資訊。
尤其重要的是押金及保證金的管理體制。需確認這些資金是否妥善分別管理，以及是否採取了萬一發生情況時的保全措施。
此外，加入業界團體的情況、保險加入狀況、合規體制等也是評估重點。
入住者招募的實績與方式
空置對策是租賃經營的重要要素，管理公司的入住者招募能力需謹慎評估。應確認過去的成交實績、平均空置期間、入住率等具體數據。
此外，也需詳細確認招募方式。評估在大型入口網站的刊登狀況、自家網站的充實度、社群媒體的運用情況、與合作不動產公司的連結體制等。
此外，最大限度呈現物件魅力的拍照技術、製作物件介紹文的能力、看房時的導覽技巧等，也是重要的評估重點。
緊急時的應對體制
租賃管理中，緊急時的應對體制對入住者滿意度影響甚大。應詳細確認是否有24小時應對服務、可應對的緊急狀況範圍、應對時間目標、聯絡體制等。
應確認針對漏水、停電、鑰匙遺失、設備故障等一般緊急狀況，已建立何種應對流程。此外，與應對廠商的連結體制及費用負擔的明確化也很重要。
緊急時應對的品質直接影響入住者的安心感與滿意度，也可期待促進長期入住的效果。
| 選定基準 | 確認項目 | 評估重點 |
|---|---|---|
| 管理實績 | 管理戶數、經驗年數、同區域實績 | 適當規模與豐富經驗 |
| 管理費用 | 手續費率、額外費用、付款條件 | 費用效益的合理性 |
| 服務內容 | 招募方式、應對業務、報告體制 | 具體且充實的內容 |
| 負責人 | 專業知識、應對能力、經驗 | 值得信賴的人才 |
| 財務狀況 | 公司規模、資金管理、保險 | 健全且穩定的經營 |
| 招募能力 | 成交實績、廣告方式、合作對象 | 高招客力與成交率 |
| 緊急應對 | 24小時體制、應對範圍、聯絡方式 | 迅速確實的應對體制 |
總結
更換租賃管理公司，只要具備適當的知識與準備，絕非困難的手續。參考本文說明的程序與注意事項，有計畫地推進，便能實現更優質的租賃經營。
更換管理公司成功的關鍵
要成功更換管理公司，以下幾點至關重要。
徹底的事前準備是最重要的。詳細確認現有契約內容、明確更換理由、設定新管理公司的選定基準等，設置充裕的準備期間穩步推進，是成功的關鍵。
多家候選的比較評估能選擇最適合的管理公司。不只是管理費用，更要綜合評估服務內容、實績、負責人的素質等，從長遠角度進行判斷至關重要。
順暢的溝通能維持與新舊管理公司的良好關係，實現順暢的交接。尤其是對入住者的細心說明與應對，能維持信任關係。
適當的時機更換，可避免違約金等不必要的費用。考慮在契約期滿時更換，或選擇避開旺季的時期等策略性時機。
從長遠角度判斷
更換管理公司不只是短期的費用削減，更應以長期改善租賃經營為目的。透過與優秀管理公司的合作，可期待改善空置率、提升入住者滿意度、維持及提升物件價值等效果。
此外，與管理公司的關係將長期持續，因此選擇值得信賴的合作夥伴至關重要。不惜一時的費用與精力，選擇能長期安心委託的管理公司吧。
下一步行動步驟
若考慮更換管理公司，建議按以下步驟進行。
- 確認現有契約內容：詳細確認管理委託契約書，掌握解約條件及違約金
- 明確更換理由：釐清為何需要更換、希望改善什麼
- 列出候選管理公司：選定多家管理公司作為候選，進行比較評估
- 面談並請求提案：與候選管理公司進行面談，請求具體提案
- 綜合判斷：綜合評估費用、服務內容、實績等，選定最適合的管理公司
INA&Associates株式會社承接關於更換租賃管理公司的各項諮詢。我們將活用豐富的經驗與專業知識，支持業主的租賃經營成功。考慮更換管理公司時，歡迎隨時與我們聯繫。
透過與適當管理公司的合作，實現收益性更高的租賃經營，並追求資產價值的最大化。
常見問題
Q1：更換管理公司需要多長時間？
A1：更換管理公司所需的期間，一般為2至4個月左右。具體時程如下。
選定新管理公司需2至4週，從向現有管理公司發出解約通知至解約需1至3個月（依契約而定），交接作業則需約2至4週。
若在契約期滿時更換，可避免違約金，並能更有計畫地推進。保留充裕的時程推進，可避免糾紛，實現順暢的過渡。
Q2：需要入住者的同意嗎？
A2：關於更換管理公司，法律上不需要入住者的同意。更換管理公司可作為業主的經營判斷來執行。
但事前通知入住者是必須的，詳細說明變更內容至關重要。尤其是租金匯款處或緊急聯絡方式的變更，直接影響入住者的生活，需設置充裕的準備期間提前通知。
為維持與入住者的良好關係，簡潔說明更換理由，並傳達此次更換是以提升服務為目的，是有效的做法。
Q3：保證公司的契約會怎樣？
A3：關於保證公司的契約，可能受到更換管理公司的影響。若管理公司作為保證公司的窗口，更換時可能需要重新檢視保證契約。
若新管理公司與相同的保證公司有合作，則可繼續沿用契約。但若使用不同的保證公司，則可能需要變更保證契約或重新簽訂。
這一點應在考慮更換管理公司的階段向新管理公司確認，並研究將對入住者的影響降至最低的方法。
Q4：更換後發生糾紛時的應對方法？
A4：更換管理公司後若發生糾紛，迅速且冷靜地應對至關重要。
首先，正確掌握糾紛的內容與原因，並向新管理公司要求具體的改善。對照契約時設定的績效指標及業務內容，若有違約情形則正式提出改善要求。
若未見改善，也需考慮解除契約。但再次更換管理公司將帶來巨大負擔，因此事前謹慎選定最為重要。
為防患於未然，在簽約時設定明確的業務內容與績效指標，並建立定期評估的機制，是有效的做法。
Q5：有降低更換管理公司費用的方法嗎？
A5：為降低更換管理公司的費用，有計畫的方式與適當的時機至關重要。
最有效的方法是在契約期滿時更換，藉此避免違約金。此外，向多家管理公司取得報價，比較評估初始費用及管理費也很重要。
部分管理公司為促進他社轉換，可能實施初始費用免費的優惠活動。此外，透過與現有管理公司協商，有時也可能達成違約金減額或分期付款。
此外，自行製作入住者通知書及辦理各項手續，也能削減外部委託費用。
