Antes de la pandemia, estaba llegando una demanda de oficinas sin precedentes. Sin embargo, la situación cambió drásticamente debido al impacto del nuevo coronavirus, y con la implementación generalizada del teletrabajo, la tasa de vacantes de oficinas comenzó a aumentar. En este artículo, analizaremos qué cambios ha provocado el desarrollo del teletrabajo en el mercado de oficinas y cuál será el futuro de las oficinas.
¿Qué impacto ha tenido el teletrabajo en el mercado de oficinas?
Con la implementación generalizada del teletrabajo, la demanda de oficinas está en tendencia decreciente. Por otro lado, también existe un movimiento contrario de aumento del espacio por persona debido a las medidas de distanciamiento social, y a corto plazo, algunos consideran que la demanda de oficinas se mantiene en equilibrio.
Cambios en la demanda de oficinas debido a la implementación generalizada del teletrabajo
A principios de junio de 2020, la proporción de empleados regulares que realizaban teletrabajo alcanzó aproximadamente el 30%. Para las empresas japonesas que habían mantenido el estilo de trabajo presencial, esto representó un cambio significativo. Inicialmente, la mayoría de las empresas implementaron el teletrabajo de manera forzada, pero al demostrarse que no afectaba la satisfacción del cliente ni la productividad de los empleados, cada vez más empresas continúan con el teletrabajo.
La promoción del teletrabajo también contribuye a reducir el estrés del desplazamiento en trenes abarrotados y a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, convirtiéndose en una oportunidad para reconsiderar la forma de trabajar.
Casos de implementación del teletrabajo en empresas
Fujitsu, con aproximadamente 80,000 empleados, adoptó el teletrabajo como modalidad básica de trabajo. Suspendió el pago de abonos de transporte y comenzó a otorgar subsidios para el trabajo desde casa, además de anunciar un plan para reducir el espacio de oficinas a aproximadamente el 50% para 2023.
ENECHANGE, una startup del sector energético, obtuvo resultados en encuestas posteriores a la implementación del teletrabajo que mostraron que no hubo impacto negativo en la satisfacción del cliente, y que la productividad y el estado de salud de los empleados eran buenos. También hubo efectos positivos en los resultados empresariales, y tomaron la decisión de reducir el espacio de oficinas en aproximadamente un 40%.
La forma de trabajar en las oficinas en el futuro
En el futuro, se espera que la modalidad híbrida que combina la asistencia a la oficina y el teletrabajo en proporciones óptimas se convierta en la corriente principal. Las inconveniencias del teletrabajo en su mayoría pueden mejorarse, y con el avance de las TIC se está creando un entorno más favorable para trabajar desde casa, mientras que la comunicación presencial también es importante para cultivar la competitividad empresarial.
¿Cómo ha cambiado la perspectiva de las empresas sobre las oficinas?
El objetivo de reducir el espacio de oficinas ha pasado de ser simplemente una reducción de costos a "una optimización de costos basada en la redefinición del rol de la oficina". Cada vez más empresas consideran esto como una especie de inversión, destinando los ahorros a subsidios y bonificaciones para los empleados, con el fin de mejorar el rendimiento laboral.
¿Cómo evolucionará el mercado de oficinas en el futuro?
Las oficinas están pasando de ser un "costo fijo" a "algo que se paga según el uso". La creciente demanda de oficinas compartidas y espacios de coworking es un símbolo de esto.
De costos fijos a pagos según el uso
Las oficinas compartidas son un formato de oficina que se utiliza solo cuando es necesario, mediante tarifas por hora o contratos mensuales. No solo son una opción efectiva para pequeñas empresas y autónomos que enfrentan altas barreras para alquilar una oficina convencional, sino también para empresas que desean reducir su espacio de oficinas. Cuentan con instalaciones como salas de reuniones, equipamiento y Wi-Fi, y también ofrecen servicio de domicilio fiscal, lo que permite una operación de oficina con alta eficiencia de costos.
Las oficinas pasan de ser espacios de trabajo a lugares de colaboración
Las oficinas siguen siendo un lugar importante. De la comunicación presencial y la colaboración surgen nuevos valores. Las oficinas son lugares indispensables para construir la cultura empresarial y generar innovación e ideas.
En los últimos años, se observa una evolución diferente a las oficinas tradicionales, como la instalación de juegos y snacks, y la creación de espacios libres. El objetivo es crear un entorno donde los empleados puedan colaborar, interactuar y descansar fácilmente, mejorando así su rendimiento.
¿Cuál es la evidencia de que los encuentros casuales generan innovación?
El experimento "Westgate West" del MIT demostró que en la formación de amistades, más que los valores o creencias, la proximidad física del espacio es la clave. Este conocimiento ha influido significativamente en el diseño de oficinas de empresas como Apple, Google y Pixar.
En Pixar, Steve Jobs consolidó tres edificios en un amplio edificio de oficinas. Al mezclar personas de diferentes profesiones, logró crear un espacio que promueve la colaboración y la creatividad. En el campus de Google en Nueva York, el diseño permite alcanzar comida desde cualquier punto de la oficina en aproximadamente 45 metros, fomentando encuentros casuales entre empleados.
¿Qué nuevas formas de oficinas existen?
Han surgido diversas modalidades, como oficinas que se pueden alquilar por días de la semana, nuevos planes de oficinas compartidas y espacios de trabajo que aprovechan hoteles.
- Alquiler de oficinas por día de la semana: Un servicio que permite alquilar por días específicos de la semana en contratos mensuales. Se utiliza solo los días necesarios, e incluye servicios públicos y comunicaciones
- Oficinas compartidas con múltiples sedes: Permiten moverse libremente entre sedes en varias ciudades, facilitando también la expansión de redes con otras empresas
- Espacios de trabajo en hoteles: Aprovechan las instalaciones hoteleras existentes para ofrecer espacios de trabajo a precios razonables
Para comprender las tendencias futuras del mercado de oficinas, también es importante entender las regulaciones de gestión de alquileres. Además, al considerar inversiones en oficinas, puede ser útil consultar las últimas tendencias del mercado inmobiliario de Tokio.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
P. ¿Las oficinas se volverán innecesarias con la expansión del teletrabajo?
La demanda de oficinas en sí no desaparecerá. La demanda de oficinas como "espacios de trabajo" tradicionales está disminuyendo, mientras que aumenta la importancia de las oficinas como lugares de colaboración e interacción.
P. ¿Qué es el trabajo híbrido?
El trabajo híbrido es una modalidad laboral que combina la asistencia a la oficina y el teletrabajo en proporciones óptimas. Cada empresa busca el equilibrio óptimo según las características de su sector y el nivel de alfabetización digital.
P. ¿Cuáles son las ventajas de las oficinas compartidas?
La mayor ventaja es que se utilizan solo cuando es necesario, reduciendo significativamente los costos fijos. Cuentan con salas de reuniones y equipamiento, y también ofrecen servicio de domicilio fiscal. También se utilizan como espacios complementarios para empresas que han reducido su espacio de oficinas.
P. ¿Cómo evolucionará la tasa de vacantes de oficinas en el futuro?
A corto plazo está en tendencia alcista, pero se prevé que no llegará a un aumento tan significativo como durante la crisis de Lehman Brothers. Se espera que la demanda de oficinas se recupere junto con la recuperación económica, aunque existe la posibilidad de que no vuelva a los niveles anteriores debido a la consolidación del teletrabajo.
