Ahora que el teletrabajo y el trabajo híbrido se han consolidado, el uso de salas de reuniones de alquiler como «tercer lugar de trabajo», distinto del hogar y de la oficina, se está extendiendo con rapidez. Para el teletrabajador individual, son un entorno donde concentrarse; para las empresas, una alternativa a las oficinas satélite. Al poder alquilarse por horas y con total flexibilidad, las salas de reuniones permiten contener costes y, al mismo tiempo, elevar la productividad y la satisfacción de los empleados.
En este artículo ofrecemos una guía completa para utilizar las salas de reuniones de alquiler como espacio de teletrabajo y oficina satélite, abordando tanto el uso individual como el corporativo: equipamiento necesario, ventajas, pasos de implementación, instalaciones recomendadas y estructura de costes.
Por qué las salas de reuniones de alquiler se están convirtiendo en el nuevo estándar del teletrabajo
Aunque el teletrabajo ya está plenamente asentado, siguen siendo frecuentes quejas como «en casa no puedo concentrarme», «en una cafetería la seguridad me preocupa» o «en un coworking no puedo mantener reuniones en silencio». Por su parte, las empresas también necesitan reducir la asistencia presencial a la sede central y, a la vez, ofrecer a sus empleados espacios donde trabajar concentrados, todo ello con el menor coste posible.
La opción que vuelve a ganar protagonismo para cubrir estas necesidades son las salas de reuniones de alquiler, originalmente diseñadas para seminarios y reuniones. Cuentan de serie con la privacidad de un espacio totalmente cerrado, wifi de alta velocidad, impresora, proyector y otros equipos profesionales, además de la flexibilidad de poder alquilarse por horas.
¿Qué equipamiento necesita el teletrabajo?
El equipamiento imprescindible para un teletrabajo productivo se puede resumir en tres grandes bloques.
1. Conexión a internet rápida y segura
Los sistemas de gestión en la nube, las videoconferencias, la firma electrónica y otras herramientas actuales hacen que el teletrabajo moderno sea inviable sin una buena conexión a internet. Las redes wifi gratuitas implican riesgos de fuga de información, por lo que es imprescindible una línea profesional con contraseña. Si se manejan datos confidenciales, conviene valorar también el uso de una VPN.
2. Despacho individual o semiprivado que favorezca la concentración
Para evitar las interrupciones de familiares o mascotas, los ruidos domésticos y los problemas de privacidad del fondo en pantalla, se necesita un espacio pensado exclusivamente para trabajar. Para quienes participan con frecuencia en videoconferencias, la insonorización y un fondo cuidado se traducen directamente en «credibilidad profesional».
3. Equipos de impresión y escaneado
Aunque la digitalización avanza, todavía es habitual tener que firmar contratos a mano o escanear documentos para enviarlos por correo. Ir cada vez a una tienda de conveniencia supone un elevado coste de tiempo, de modo que disponer de equipos profesionales listos para usar cuando se necesiten marca una diferencia notable en la eficiencia.
Cinco ventajas de usar salas de reuniones de alquiler para teletrabajar
Ventaja 1. Wifi segura y equipamiento profesional completo
La mayoría de las salas de reuniones de alquiler incluyen de serie wifi con contraseña, impresora, proyector, pizarra blanca y monitores, de forma que basta con llevar un portátil para disponer de un entorno de trabajo plenamente operativo. Comparado con el coste y el esfuerzo de equipar uno mismo un espacio, el alquiler por horas resulta mucho más racional.
Ventaja 2. Un entorno de concentración que mejora la productividad
Las salas de reuniones, diseñadas con un mobiliario mínimo y funcional, eliminan distracciones y favorecen la concentración. Actúan, además, como un desencadenante de comportamiento («cuando llego aquí, entro en modo trabajo») que resuelve la dificultad típica de cambiar el «chip» cuando se trabaja desde casa.
Ventaja 3. Catering y servicios complementarios
Algunos centros ofrecen servicios de catering para jornadas largas, máquinas de bebidas o acceso a multifuncionales. Así se reduce el tiempo dedicado a salir a comer y se aprovecha al máximo la jornada.
Ventaja 4. Disponer de una sede sin costes fijos
No hay alquiler mensual de oficina, ni suministros, ni leasing de mobiliario: se paga únicamente por el tiempo utilizado, en un modelo 100 % de coste variable. Es la opción ideal para startups, profesionales autónomos y trabajadores híbridos que solo acuden a la oficina algunos días a la semana.
Ventaja 5. Útil también para la estrategia de oficinas distribuidas de las empresas
Las salas de reuniones de alquiler no solo sirven para el uso individual: también son una herramienta eficaz para que las empresas desplieguen oficinas satélite. Al ofrecer a los empleados que residen en zonas con largos desplazamientos a la sede central una sala de reuniones cerca de su domicilio como centro de trabajo, se reducen los tiempos de transporte, se refuerza el plan de continuidad de negocio y se facilita la captación y retención de talento.
Casos de uso: particulares y empresas
Teletrabajadores individuales
Profesionales autónomos, trabajadores remotos y empleados que teletrabajan varios días a la semana pueden utilizar estas salas como alternativa a su entorno de trabajo doméstico. Algunos ejemplos típicos:
- Necesitar un espacio silencioso y con un fondo cuidado para una videoconferencia o reunión comercial importante.
- Querer concentrarse durante medio día o una jornada completa en redactar documentos o realizar tareas de planificación.
- Considerar que las cafeterías y coworkings no son adecuados para manejar información confidencial.
- Requerir trabajos con impresora o escáner.
Estrategia corporativa de oficinas satélite
Cada vez más empresas, además de su oficina habitual, operan salas de reuniones de alquiler a modo de «oficina satélite». Abrir una oficina satélite propia implica una fuerte inversión inicial y unos costes mensuales elevados; recurrir a salas de reuniones, en cambio, aporta estas ventajas:
- Desplegar sedes distribuidas con inversión inicial cero.
- Combinar la sede central con varias salas de reuniones para lograr un modelo flexible de trabajo distribuido.
- Complementarlo con horarios escalonados y teletrabajo para ofrecer formas de trabajar más variadas.
- Reforzar el plan de continuidad de negocio (BCP) ante desastres o pandemias.
- Ajustar con flexibilidad el número de sedes en función del uso real.
Para una visión completa de la estrategia de oficinas satélite desde la óptica corporativa (definición, diferencias con una sucursal, ventajas, inconvenientes e implicaciones para la inversión inmobiliaria), consulte ¿Qué es una oficina satélite? Ventajas, inconvenientes e impacto en el mercado inmobiliario de oficinas. Le recomendamos leerlo junto a este artículo.
Cuatro pasos para implantar una sala de reuniones como sede de teletrabajo
Tanto para particulares como para empresas, el proceso de implantación básico es el mismo.
Paso 1. Defina el objetivo y la frecuencia de uso
Concretar «cuántas veces a la semana y cuántas horas cada vez» permite decidir si interesa más el pago por uso o un plan mensual. Si se prevé un uso de tres o más veces por semana, los planes mensuales o los bonos de puntos suelen resultar más rentables.
Paso 2. Identifique el equipamiento y la ubicación necesarios
Conviene listar aspectos como la frecuencia de videoconferencias, la necesidad de impresora, si el uso será individual o en grupo y la distancia a la estación más cercana. Así se pueden acotar las instalaciones candidatas.
Paso 3. Visite las instalaciones y compárelas
Siempre que sea posible, visite la sala antes de contratarla para comprobar la velocidad del wifi, la insonorización del despacho, la climatización, la iluminación y el tamaño de las mesas. Muchos centros permiten una prueba de 30 minutos a una hora.
Paso 4. Valore el contrato corporativo y los planes mensuales
En el caso de las empresas, el contrato corporativo permite el pago mediante factura, el control de uso por empleado y la contratación unificada de varias sedes. Desde el punto de vista contable y de control interno, recomendamos optar por un contrato corporativo desde el principio.
Lecturas recomendadas
- ¿Qué es una oficina satélite? Ventajas, inconvenientes e impacto en el mercado inmobiliario de oficinas
- La clave del éxito en la gestión de alquileres: el «leasing». Estrategias para reducir la vacancia y maximizar los ingresos
- Rompiendo las reglas del alquiler: tres estrategias de diferenciación para maximizar los ingresos
Preguntas frecuentes sobre el uso de salas de reuniones de alquiler para teletrabajo y oficinas satélite
P1. ¿En qué se diferencian una sala de reuniones de alquiler y un coworking?
Una sala de reuniones de alquiler se contrata por horas como espacio privado cerrado y se caracteriza por su elevada privacidad y tranquilidad. Los coworkings, en cambio, suelen ser espacios abiertos compartidos, con mayor tránsito de personas y posibilidades de networking, por lo que encajan mejor con estancias prolongadas o con objetivos de interacción. Para quienes realizan muchas videoconferencias o manejan información confidencial, la sala de reuniones de alquiler es más adecuada.
P2. ¿Cuánto cuesta un día completo de uso?
En Tokio, según el tamaño de la sala y la zona, el uso individual oscila aproximadamente entre 500 y 3.000 yenes por hora. Una jornada de 8 horas puede situarse entre 4.000 y 24.000 yenes. Para un uso puntual de unas pocas veces por semana, conviene pagar por uso; a partir de tres días semanales de uso habitual, un plan mensual suele ser más rentable.
P3. ¿Es posible contratar un plan mensual a nombre de la empresa?
La mayoría de servicios de salas de reuniones ofrecen planes mensuales o bonos de puntos para empresas. Al permitir el contrato unificado de varias sedes, el pago por factura y la gestión de uso por empleado, el contrato corporativo es la opción recomendable para operar una oficina distribuida de forma seria.
P4. ¿Qué precauciones de seguridad de la información conviene tomar?
Cuando se utilizan redes públicas, se recomienda usar VPN. Para intercambiar información corporativa sensible, elija instalaciones que ofrezcan wifi exclusiva con contraseña. También es importante cuidar la seguridad física: colocar la pantalla de forma que nadie más pueda verla y evitar olvidar documentos en la impresora.
P5. ¿Qué ventajas tiene para una empresa utilizar una sala de reuniones como sede de teletrabajo?
La reducción de costes gracias a un menor tamaño de la oficina fija, la posibilidad de que el empleado trabaje cerca de su domicilio y el refuerzo del plan de continuidad de negocio ante catástrofes o pandemias son algunos ejemplos. En conjunto, aporta múltiples ventajas para impulsar el trabajo híbrido. Su uso como alternativa a las oficinas satélite se está extendiendo, especialmente para atraer y retener talento que reside fuera de las grandes ciudades.
P6. Si se utilizan salas de reuniones de alquiler, ¿se puede prescindir por completo de la sede central?
Para la mayoría de empresas, eliminar por completo la sede central no es realista, pero sí es posible reducirla, reubicarla o satelizarla, con una notable disminución del coste de alquiler. Dado que la sede central sigue cumpliendo un papel relevante en la construcción de cultura corporativa, la comunicación informal y la incorporación de nuevos empleados, lo más habitual es combinarla con salas de reuniones en un modelo híbrido.
P7. ¿Pueden los autónomos y freelancers utilizarlas igual que las empresas?
En muchos casos, los planes mensuales y los bonos de puntos están también disponibles para particulares. En el caso de los autónomos, los costes de uso son deducibles como gasto, lo que ofrece ventajas fiscales frente a convertir la propia vivienda en oficina. Conviene confirmar de antemano la posibilidad de emitir factura formal.
