東京的租賃市場日新月異，對於年輕的不動產業務人員來說，掌握最新動向與習得有效的業務手法是成功的關鍵。本文將說明東京租賃市場的需求趨勢，以及在不動產管理業務中提升業績的實踐要點。介紹迅速回應詢問、運用CRM、本地SEO對策等具體方法，最後也將介紹INA&Associates的特色。希望能作為業務活動的參考。
東京租賃市場的最新需求動向與客戶輪廓
東京都持續吸引人口流入，租賃需求市場穩健。近年來單身家庭增加的趨勢尤為顯著，2020年東京的單身家庭比例達50.26%，超過半數。與2015年相比增加了約46萬個單身家庭，顯示單間套房等小型物件的需求正在上升。單身赴任者及年輕獨居族群為主要客層，因此具備服務這類單身人士物件的應對能力至關重要。
此外，外籍人士租賃需求增加也是東京市場的趨勢。根據總務省統計，因疫情而一度減少的在留外國人自2022年前後再度回升。隨著日本勞動人口減少，外籍勞工未來將持續增加，東京租賃市場中來自海外的派駐人員及留學生等外籍客戶的存在感也與日俱增。實際上，有報告指出除企業宿舍需求外，外籍人士的租屋諮詢也在增加。然而，能夠提供多語言服務的不動產管理公司或仲介公司目前仍不足夠，包含語言應對及跨文化理解在內的接待體制整備，是今後的課題。年輕業務人員若能累積英語應對及海外商業習慣的知識，將更易於回應這股新興需求。
透過回應速度與業務分工優化業務流程
要在租賃管理業務中取得成果，業務流程的優化不可或缺。首要重點在於對詢問（反響）的初步回應速度。當物件入口網站或自有網站收到詢問時，比競爭對手更快回應，可降低錯失成交機會的風險。實際上，在不動產業界持續擴展業績的公司，都十分重視「比別人早一分一秒、以更高頻率」聯繫詢問客戶。某企業導入專責回應詢問的團隊後，電子郵件詢問轉換為到店率達42%（業界平均30%），平均首次回應時間約為1.12分鐘的成功案例也有所報告。如此迅速的回應能提升客戶好感，有效防止客戶流向其他公司。
其次，也應考慮業務流程的分工化。詢問應對、帶看說明、簽約手續等一連串業務，與其由單一業務人員全部承擔，不如透過職責分工來提升專業性與效率。許多業績優良的企業都在實踐「業務與詢問回應的分工化」，由專責人員負責詢問應對，以防止初動遲緩。例如專責詢問回應人員迅速處理從接收詢問到篩選物件介紹的工作，之後由到店・帶看應對人員專注於面對面接待的體制。如此一來，各員工能專注於自身職責，整個團隊得以實現快速且高品質的業務流程。另一方面，導入分工制時，密切共享資訊、建立順暢交接客戶的規則也十分重要。透過在內部系統上共享客戶資訊及進度，或利用早晚簡短會議確認協作等方式，讓分工的優勢發揮到最大。
此外，善用數位工具來提升業務流程效率也很重要。近年來，從物件搜尋到帶看預約、重要事項說明（IT重說）乃至簽約，已逐漸具備線上完成的環境。取代紙本契約蓋章的電子契約，以及透過視訊會議系統進行簽約手續的案例也日益增多。在業務現場，透過即時通訊工具迅速應對客戶、使用平板電腦進行物件說明等，靈活運用IT技術，既能提升生產力，又能提高客戶滿意度。尤其各位年輕人是更快熟悉數位設備的世代，請積極嘗試最新工具，並融入公司的業務流程中。例如在詢問應對上結合範本回覆與聊天機器人，在帶看說明上活用線上帶看系統，透過這些巧思，業務效率將大幅提升。
透過運用CRM提升客戶管理與追蹤效率
客戶資訊的集中管理與追蹤（後續跟進）效率的提升，CRM（客戶管理系統）的運用十分有效。雖然有些公司仍以Excel管理客戶名單，但案件增多後容易發生疏漏。導入CRM後，能夠一目了然地視覺化並共享與客戶的往來記錄及商談進度，負責人可立即掌握過去的詢問內容及簽約狀況，進而作出適切的應對。例如電話或電子郵件中何時談及何事、帶看日程及提案記錄都有所保存，因此更易於進行「上次為您介紹的物件，後來如何了？」這類精準的後續跟進。原本各負責人各自為政的客戶應對，也能透過記錄共享由團隊統一，具有防止業務個人化的效果。
此外，善用CRM的提醒功能，可實現追蹤的自動化與效率化。例如在系統上設定「○天後再次聯繫」、「○月○日發送契約更新通知」等任務，時間到來時便會自動通知，可防止疏漏。實際上，面向不動產業的CRM中，有在契約更新時期臨近時自動提取入住者資訊發出提醒通知，並支援更新契約文件製作的功能。對於以租賃管理為主業的企業而言，契約更新管理及入住者跟進功能是維持客戶滿意度的核心，因此選擇具備此類功能的CRM較為理想。透過系統自動化繁雜的追蹤業務，可大幅減輕業務人員的負擔。即使是人員精簡的業務體制，也能不遺漏地跟進眾多客戶，最終帶動成交率的提升。
此外，分析CRM累積的數據，也能期待業務策略精準度的提升。若能視覺化呈現哪個管道來的客戶較易成交、哪種提案內容反應較佳等趨勢，便可客觀掌握有效的業務手法。以數據為基礎，透過PDCA循環持續改善業務活動，即使是經驗尚淺的年輕人也能穩步積累成果。如上所述，CRM不僅是單純的客戶名冊，更是實現「案件管理的視覺化」、「自動提醒的追蹤」、「契約更新管理效率化」的可靠工具。若尚未導入，不妨先試用免費試用版或展示版，邁出適合自家公司運用CRM的第一步。
易於支援實踐的INA&Associates特色
最後，為您介紹整備了便於在現場支援上述實踐要點之環境的INA&Associates社內案例。INA&Associates是一家積極推動不動產仲介・管理業務與IT技術融合的企業，構建了獨特的支援體制，讓業務人員易於取得成果。INA在社內導入物件管理軟體，集中管理多個物件的契約資訊維護日程，並在雲端進行即時共享。如此一來，負責人隨時隨地都能掌握最新的物件狀況，得以迅速向業主報告及應對入住者。重視物件資訊明確化・結構化・一致性的公司方針，也體現於社內規則及手冊中，整備了任何人都能毫不迷惑地執行業務的環境。由於透過系統與機制整理了易於繁雜的不動產管理業務，業務人員得以專注於核心業務——客戶應對與提案活動。
此外，INA&Associates在提供高品質業務支援工具方面也享有盛譽。INA&Associates設有技術事業部門，在社內自行推進面向不動產業界的DX（數位轉型）。因此，電子契約系統、自主開發的CRM、物件估價工具等強力支援業務現場的工具類，均已在社內完善整備。運用最先進的數位技術，同時兼顧業務效率與準確性，是其一大特色。此外，社內的資訊共享平台也十分完善，前輩員工的成功案例及業務知識均已數據庫化，可隨時瀏覽。對於年輕業務人員而言，能夠立即取得所需資訊，大幅加快了獨當一面前的成長速度。
此外，完善的研修制度與對人才培育的投入，也是INA&Associates的優勢。該公司秉持「企業最重要的資產是人才」的理念，積極投資人才。具體而言，除了新人研修外，還備有讓年輕人穩步晉升職涯的持續培訓課程。宅地建物取引士及不動產諮詢技能士等專業證照的取得支援制度也已完善，透過資助考照費用及舉辦讀書會，全力支援員工技能提升。此外，在OJT中，資深前輩員工以導師身份指導新人，具有透過實務傳授知識的文化。由於研修制度如此完善，員工留任率高，組織知識不斷積累，形成良性循環。在「員工滿意方能帶來客戶滿意」的理念下，關注員工工作舒適度這一點，也是INA&Associates的一大魅力。
如上所述，INA&Associates透過明確的物件管理體制、功能強大的業務支援工具，以及著重人才培育的研修制度，全面支援年輕業務人員的成長與業績創造。由此產生的服務品質極高，對業主及入住者雙方的客戶滿意度也維持在非常高的水準。INA&Associates的願景是「持續提供高滿意度的表現，成為最大化所有利益相關者幸福的平台」，這一理念已深入滲透至現場的每一個細節。對於年輕人而言，在這樣的企業支援體制下工作，將成為一大優勢。請在易於實踐的環境中磨練業務能力，創造令客戶滿意的成果。
總結
本文說明了基於東京租賃市場趨勢的業務策略，以及業務效率化的要點。掌握單身家庭及外籍人士需求增加等市場動向，透過迅速回應詢問・業務分工・數位工具運用優化業務流程，以及導入CRM提升客戶管理水準，將是今後不動產管理業務取得成果的關鍵。
各位年輕業務人員，請以本文內容為參考，持續精進日常業務活動。精準掌握市場需求，秉持高效率且以客戶為中心的業務態度，成果必定隨之而來。希望各位能在東京這個廣大市場中把握機會，成長為深受業主及入住者信賴的存在。請踏實邁出每一步邁向成功，以專業的不動產管理業務人員身份大展身手。
