在租赁经营中,退租时恢复原状(即房屋交还时的状态确认与费用分担)引发的纠纷,是许多房主都会遇到的难题。尽管日本国土交通省已经制定了相关指引,但在实际操作中,"这处痕迹到底是入住前就有的,还是承租人造成的"这类争议依然屡见不鲜。要从源头上预防这类纠纷,最有效的办法就是在入住前对房源状况进行彻底确认并留存记录。中国内地的住房租赁关系同样适用《中华人民共和国民法典》合同编中关于房屋租赁的相关规定,承租人应当按照约定的方法或者房屋的性质使用房屋,因使用不当造成损失的应当赔偿;而因正常使用导致的自然损耗,则由出租人承担,这与日本的原状回复规则在基本逻辑上是相通的。
本文中,INA&Associates株式会社将面向房主朋友们,讲解预防恢复原状纠纷的具体入住前检查清单,以及费用分担的基本思路。要把租赁经营作为一项事业做好,就必须避免情绪化的对立,依据客观事实做出合理的判断和应对。希望本文能为各位的租赁经营带来更顺畅、更具收益性的帮助。
事实上,从日本消费者厅和国民生活中心受理的咨询数量来看,围绕租赁住房押金与恢复原状产生的纠纷,每年都以数万件的规模发生,对房主而言绝非事不关己。围绕退租后维修费用的争议,最终发展为小额诉讼或调解的案例也不在少数,由此产生的时间成本和精神负担相当沉重。中国内地近年住房租赁纠纷同样呈增多趋势,不少城市的法院也在受理押金返还、维修费用分摊等类型的案件。为了将这类风险降到最低,从入住前阶段就采取恰当的流程,可以说是租赁经营中一项重要的经营决策。
恢复原状纠纷的现状与主要原因
恢复原状纠纷的大多数,都源于入住时与退租时房屋状态认知上的偏差。尤其是长期居住的情况下,很难判断某处痕迹究竟是自然老化,还是承租人的故意或过失所致。而且,如果入住时没有准确记录房屋状态,退租时一旦承租人主张"这处痕迹本来就有",房主往往难以反驳。
要防止这种局面,极为重要的一点是在入住前客观记录房屋状态,并与承租人共享。这一点与内地房屋租赁实务中常见的交房查验做法思路一致——不少城市推行的住房租赁合同示范文本,都会要求出租人与承租人在交付房屋时共同填写房屋及设施设备状况清单。下面,我们整理一下容易引发纠纷的主要部位及其原因。
容易引发纠纷的部位与原因
| 部位 | 主要纠纷原因 | 房主一方的主张示例 | 承租人一方的主张示例 |
|---|---|---|---|
| 墙纸(壁纸) | 日晒褪色、烟渍、图钉孔洞、家具摆放痕迹 | 属于承租人过失造成的污损 | 属于自然老化或正常损耗 |
| 地板 | 家具拖拽划痕、脚轮痕迹、日晒褪色 | 属于承租人疏忽导致的划痕 | 属于原有划痕,或属于正常损耗 |
| 用水区域(厨房/浴室) | 霉菌、水垢、油污 | 属于疏于日常清洁导致的污损 | 属于结构性问题(如通风不良等) |
| 门窗(房门/纱窗) | 动作不良、破损、划痕 | 属于承租人粗暴使用导致的损坏 | 属于自然老化导致的故障 |
要防止这些纠纷,极为重要的是在入住前准确记录房屋状态,并由双方共同确认。留存客观证据 ,可以让退租时的协商顺利进行。
入住前检查清单:需要确认的重要事项
入住前的房屋确认,不能仅凭目测进行,还需要借助检查清单系统化地开展。以下整理了房主应当确认的重要事项。
1. 室内整体确认
首先环顾房间整体,确认是否存在明显的划痕或污渍。尤其是墙纸脱落、污渍,以及地板划痕等,入住后很容易引发纠纷,请务必仔细检查。
用照片或视频留存记录 是必不可少的一步。请设置好拍摄日期时间的显示,对房间整体以及需要留意的部位分别进行拍摄。拍摄时尽量选择在自然光下进行,这样划痕和污渍会更加清晰。用智能手机拍摄也完全可以,但建议提前确认好设置,使拍摄的日期时间等元数据能够被记录下来。
2. 设施设备的运行确认
请确认空调、热水器、换气扇等设施设备是否能够正常运行。为了防止入住后承租人主张"从一开始就是坏的",房主实际通电试验、确认设备能否运行是十分重要的一环。同时,也请一并确认说明书、遥控器等附属物品是否齐全。
设施设备的运行确认,最好在承租人在场的情况下进行。万一入住前就存在故障,应当在入住前完成维修,或者以书面形式将故障情况告知承租人,这样可以避免日后产生纠纷。
3. 用水区域的状态确认
厨房、浴室、卫生间等用水区域,容易滋生霉菌和水垢,是纠纷的高发地带。需要确认排水管是否堵塞、是否存在漏水,密封胶条是否老化等。尤其是容易被忽视的水槽下方、洗手台下方的储物空间,也要检查是否留有漏水痕迹。
关于用水区域的霉菌问题,有的承租人会主张"是因为通风不足才产生的",也有人主张"是建筑结构本身存在问题"。将入住前的状态用照片记录下来,有助于日后证明该处霉菌是入住之后才产生的。
4. 门窗及推拉窗的开合确认
请确认房门、窗户、纱窗等能否顺畅开合。如果发现门窗结构变形导致开合不畅,在入住前进行调整,可以有效防止入住后的投诉。此外,纱窗破损、窗玻璃出现裂纹等情况,也应在入住前确认并视情况完成维修。
入住前检查清单 确认项目一览
| 类别 | 确认项目 | 确认方法 |
|---|---|---|
| 室内整体 | 墙纸脱落/污渍/划痕 | 目测/拍照 |
| 室内整体 | 地板划痕/污渍/变色 | 目测/拍照 |
| 室内整体 | 天花板污渍/污点 | 目测/拍照 |
| 设施设备 | 空调运行确认(制冷/制热) | 实际通电确认 |
| 设施设备 | 热水器运行确认 | 实际放水确认 |
| 设施设备 | 换气扇运行确认 | 实际通电确认 |
| 用水区域 | 排水管堵塞/异味 | 放水确认 |
| 用水区域 | 漏水情况(水槽下方/洗手台下方) | 目测/拍照 |
| 用水区域 | 霉菌/水垢状态 | 目测/拍照 |
| 门窗 | 房门开合确认 | 实际开合确认 |
| 门窗 | 窗户/推拉窗开合确认 | 实际开合确认 |
| 门窗 | 纱窗破损/开合确认 | 目测/实际开合确认 |
基于国土交通省指引的费用分担思路
关于恢复原状的费用分担,日本以国土交通省制定的《围绕恢复原状的纠纷与指引》作为基本判断标准。该指引明确规定:因自然老化或正常损耗产生的维修费用由房主承担,因承租人故意或过失产生的维修费用则由承租人承担。
该指引出台的背景,是退租时围绕恢复原状的纠纷已经成为社会性问题。尤其是房主一方索要过高维修费用的情况备受关注,基于保护承租人的立场,相关标准才得以完善。作为房主,正确理解这一指引,把握好恰当的费用分担范围,有助于打造值得信赖的租赁经营。中国内地虽然没有专门针对住房租赁恢复原状的全国统一指引,但《民法典》关于正常损耗由出租人承担、人为损坏由承租人赔偿的基本原则,以及各地陆续出台的住房租赁合同示范文本,发挥着类似的规范作用。
费用分担的基本原则
| 承担方 | 对应情形 | 具体示例 |
|---|---|---|
| 房主承担 | 自然老化、正常损耗 | 墙纸日晒褪色、因摆放家具导致地板凹痕、设备自然故障 |
| 承租人承担 | 故意或过失、违反善良管理注意义务 | 烟渍污渍、宠物造成的划痕、疏于日常清洁导致的霉菌 |
使用年限与分担比例
该指引针对不同设备和装修材料设定了各自的使用年限,居住时间越长,承租人需要负担的比例就越低。例如,墙纸的使用年限被定为6年,居住满6年以上的情况下,即便是因承租人过失造成的污损,承租人的负担比例也仅为1日元(或残值)。作为房主,正确理解这一使用年限的思路,注意不进行不当索赔,是十分必要的。这种随使用年限递减负担比例的做法,与内地部分城市在住房租赁合同示范文本中引入的折旧扣除思路有相通之处,但内地目前尚未形成像日本这样细化到具体材质、具体年限的统一标准,实践中更多依赖合同约定与协商解决。
| 设备/装修材料 | 使用年限参考 | 入住3年后承租人负担比例参考 | 入住6年后承租人负担比例参考 |
|---|---|---|---|
| 墙纸(壁纸) | 6年 | 约50% | 几乎为0%(残值1日元) |
| 地毯/榻榻米 | 6年 | 约50% | 几乎为0%(残值1日元) |
| 地板(局部维修) | 与建筑物使用年限相同 | 随使用年数递减 | 随使用年数递减 |
预防纠纷的具体对策
除了运用入住前检查清单之外,这里再介绍几项预防恢复原状纠纷的具体对策。
1. 制作现状确认书并签字
制作一份汇总入住前房屋确认结果的现状确认书,与承租人共同确认内容后,请对方签字或按印,是十分有效的做法。这样一来,双方就能在入住时的房屋状态上达成一致,从而大幅减少退租时的纠纷。在现状确认书中附上照片或视频资料,能够成为更为确实的证据。这一做法与内地房屋租赁实务中的房屋交割验收单或入住交接清单性质相近,同样建议由出租人与承租人共同签字确认,并保留影像资料作为凭证。
建议参考日本国土交通省公开的《入住及退租时房屋状况与恢复原状确认清单(示例)》来制作现状确认书。该清单设有需要确认的部位以及记录是否存在损耗的栏目,是一份在入住与退租双方场景下都能实际使用的表格。
2. 在租赁合同中载明特别约定
如果要约定不同于指引原则的费用分担方式,需要在租赁合同中以特别约定的形式明确写明。不过,特别约定要被认定为有效,前提是承租人已经充分理解约定内容并表示同意。
例如,若要约定"退租时的房屋保洁费用由承租人承担",就需要在签约时向对方进行细致说明,并以书面形式取得同意。单方面对承租人不利的约定,或大幅偏离指引原则的约定,存在被法院认定无效的风险,因此对约定内容的妥当性也应审慎评估。中国内地的租赁合同中,同样可以通过补充条款约定退租清洁费、押金扣除标准等事项,但若约定内容明显加重承租人责任或排除承租人主要权利,依据《民法典》有关格式条款的规定,同样存在被认定无效的可能。
3. 定期巡查房源并保持沟通
入住期间也定期巡查房源,确认公共区域的状态以及承租人的居住礼仪,可以及早发现纠纷的苗头。同时,与承租人建立良好的沟通关系,一旦出现设施设备故障等情况,对方也会更愿意及时报告,这种关系的建立十分重要。
建立信任关系 最终有助于预防纠纷。为承租人营造一个安心居住的环境,也有利于促成长期入住,从降低空置风险的角度来看,同样是一项重要的举措。
总结:事前准备决定租赁经营的成败
恢复原状纠纷不仅会给房主带来时间和精神上的负担,还可能对收益造成不利影响。但只要在入住前彻底确认房屋状况并留存记录,并依据指引原则做出恰当应对,这些纠纷完全可以防患于未然。
以下整理本文的要点。
| 对策 | 具体行动 | 预期效果 |
|---|---|---|
| 运用入住前检查清单 | 系统确认室内整体/设施设备/用水区域/门窗 | 客观掌握并记录入住时状态 |
| 用照片/视频留存记录 | 带日期时间拍摄房间整体及需留意部位 | 作为退租时的证据加以运用 |
| 制作现状确认书 | 与承租人共同确认并签字 | 就入住时状态达成一致 |
| 理解指引精神 | 准确把握使用年限/负担比例 | 恰当收费,防止不当索赔 |
| 明确特别约定 | 在合同中清楚载明并向承租人说明 | 确保特别约定的有效性 |
| 定期巡查与沟通 | 入住期间也定期确认房屋状态 | 及早发现并预防纠纷 |
租赁经营并非单纯的场地出租,而是一项为承租人提供舒适居住环境的事业。不懈怠事前准备与恰当管理 ,与承租人建立良好的关系,才是通向长期稳定经营的捷径。希望各位能够运用本文介绍的入住前检查清单,实现无纠纷的顺畅租赁经营。
如果您对不动产经营有任何疑问或不安,欢迎加入 INA Network 。只要遵守相关规则,我们会认真回答您在INA Network中提出的所有问题。我们将全力支持各位的租赁经营。
常见问题(FAQ)
Q1. 入住前的照片拍摄,用智能手机可以吗?
可以,用智能手机拍摄完全没有问题。比起画质,更重要的是能够清楚显示"何时、在哪里拍摄"。请提前设置好记录拍摄日期时间的功能,对房间整体以及需要留意的部位分别进行特写拍摄。此外,将数据保存到云存储中,也可以避免数据丢失的风险。
Q2. 如果承租人拒绝在现状确认书上签字,应该怎么办?
虽然不能强迫对方签字,但即便没有签字,房主一方留存的照片和视频依然可以作为有效证据。请耐心向承租人说明,现状确认书是为了防止双方产生纠纷而存在的,持续争取对方的理解。同时,把对方拒绝签字这一事实记录下来,同样很重要。
Q3. 该指引是否具有法律约束力?
该指引本身并不具备法律约束力,但它是参考以往的判例制定而成的,在实务中发挥着强有力的判断标准作用。偏离指引的不当索赔,一旦进入诉讼程序,很可能不会被法院支持,因此按照指引精神应对纠纷十分重要。
Q4. 自然老化与正常损耗有什么区别?
自然老化是指随着时间推移自然产生的老化现象(例如墙纸褪色)。而正常损耗,则是指在正常生活中难以避免的磨损或污渍(例如因摆放家具导致地板出现凹痕)。这两者原则上都由房主承担费用。为了将这两者与承租人的故意或过失明确区分开来,入住前的记录同样十分重要。
Q5. 退租时是否一定要到场确认?
为了预防纠纷,建议尽可能在退租时到场进行确认。与承租人一起确认房屋状态,并当场就需要维修的部位达成一致,可以避免日后出现各执一词的纠纷。到场确认时,对照入住前拍摄的照片进行核对,更有助于做出客观的判断。
