أدّى انتشار العمل عن بُعد إلى زيادة الحاجة إلى توزيع المكاتب. يشير توزيع المكاتب إلى نهج يقوم على توزيع الموظفين والمعدات على عدة مواقع باستخدام المكاتب الفرعية أو المكاتب المشتركة أو المنازل. ومن خلال إجراء الاجتماعات والمناقشات عبر الإنترنت، يصبح من الممكن توفير بيئة تتيح للموظفين العمل من أي مكان.
ما هو توزيع المكاتب؟ ولماذا يحظى بالاهتمام الآن؟
توزيع المكاتب هو أسلوب إداري لا يركّز الوظائف في المقر الرئيسي، بل يوزّع الموظفين والمعدات على عدة مواقع. ومع ترسخ العمل عن بُعد منذ جائحة كورونا، تغيّر الطلب على المكاتب الكبيرة في المواقع المركزية داخل المدن، بينما ازداد الطلب على المكاتب الفرعية والقواعد الواقعة في الضواحي. كما تُعد هذه المعرفة ضرورية للمستثمرين العقاريين والإداريين لفهم اتجاهات الطلب في سوق المكاتب.
ما المزايا الثلاث التي يحققها توزيع المكاتب؟
من خلال اعتماد توزيع المكاتب، يمكن للشركات الحصول على ثلاث مزايا رئيسية.
رفع إنتاجية الموظفين وتعزيز القدرة على التوظيف
يساعد توزيع المكاتب على تهيئة بيئة عمل أكثر ملاءمة للموظفين، بما ينعكس على رفع الرضا والإنتاجية. فهو يتيح تقليل وقت التنقل، وإلغاء الحاجة إلى السكن قرب المقر الرئيسي، واختيار المكان الأنسب لهدف العمل. كما أن القدرة على استقطاب كفاءات متميزة من المناطق المحلية ترتبط مباشرة بزيادة القدرة التنافسية في التوظيف.
خفض كبير في التكاليف الثابتة
تكون إيجارات المكاتب في المواقع المركزية داخل المدن مرتفعة. ومن خلال تقليص المقر الرئيسي وتوزيع القواعد على الضواحي والمناطق المحلية، يمكن خفض إيجارات المكاتب وتكاليف تنقل الموظفين وبدلات السكن جميعها. ومن منظور تحسين تكاليف العقارات أيضًا، يمكن اعتبار توزيع المكاتب استراتيجية إدارية فعّالة.
الفعالية كإجراء ضمن BCP (خطة استمرارية الأعمال)
تشير إجراءات BCP (Business Continuity Plan) إلى الاستعداد لمواصلة الأعمال حتى عند وقوع أحداث غير متوقعة مثل الكوارث أو الأمراض المعدية أو أعطال الأنظمة. وفي النموذج الذي يركّز الوظائف في المقر الرئيسي، يرتبط توقف موقع واحد مباشرة بتوقف أعمال الشركة كلها، لكن توزيع المكاتب يتيح توزيع المخاطر جغرافيًا.
التغيرات في سوق المكاتب التي ينبغي للمستثمرين العقاريين متابعتها
يغيّر انتشار العمل عن بُعد هيكل الطلب في سوق المكاتب. فارتفاع معدلات الشغور في المكاتب الكبيرة داخل المدن وتوسع الطلب على المكاتب الفرعية في الضواحي والمكاتب المشتركة يحدثان في الوقت نفسه. وكما أشرنا أيضًا في هل يصعب الاستثمار العقاري بسبب نقص القدرة الشاملة؟، فإن قرارات الاستثمار التي تستبق تحولات السوق هي ما يحدد الربحية.
مقالات يُنصح بقراءتها مع هذا الموضوع
الأسئلة الشائعة (FAQ)
س: ما الفرق بين توزيع المكاتب والعمل عن بُعد؟
العمل عن بُعد هو مفهوم لطريقة عمل تقوم على «إمكانية العمل من أي مكان»، أما توزيع المكاتب فهو استراتيجية عقارية وإدارية لتجهيز عدة مواقع من أجل تحقيق ذلك. ويُعد توزيع المكاتب البنية التحتية التي تدعم العمل عن بُعد.
س: ما الفرق بين المكتب الفرعي والمكتب المشترك؟
المكتب الفرعي هو موقع تخصصه الشركة لاستخدامها الحصري، أما المكتب المشترك فهو مساحة تستخدمها عدة شركات بصورة مشتركة. وإذا كان الهدف هو خفض التكاليف، فإن الاستفادة من المكاتب المشتركة تكون فعّالة.
س: إلى أي مدى يمكن خفض التكاليف العقارية من خلال توزيع المكاتب؟
قد يصل فرق الإيجار بين المواقع المركزية داخل المدن والضواحي، بحسب الموقع، إلى عدة أضعاف في سعر الوحدة لكل تسوبو. وقد تم الإبلاغ أيضًا عن حالات جرى فيها خفض إجمالي التكاليف العقارية بنسبة تتراوح بين 20% و40% من خلال تقليص مساحة المقر الرئيسي وتوزيع الوظائف على عدة قواعد صغيرة.
س: لماذا يُعد توزيع المكاتب فعالًا كإجراء ضمن BCP؟
في حالة التركيز على موقع واحد، توجد مخاطر بأن تتوقف أعمال الشركة كلها بسبب الزلازل أو الفيضانات أو الأمراض المعدية. أما في المواقع الموزعة، فيمكن للمواقع التي لم تتضرر أن تغطي الأعمال، ما يعزز استمرارية الأعمال بدرجة كبيرة.
