عند مغادرة شقة مستأجرة، يتساءل كثيرون "متى وبمن يجب الاتصال؟". إذا تأخر إشعار المغادرة، فقد تتكبد إيجارًا إضافيًا غير ضروري. في هذا المقال، نشرح بالتفصيل توقيت إشعار المغادرة، وطريقة إبلاغه، وإجراءات الانتقال من المغادرة إلى الانتقال، وكيفية تقليل تكاليف المغادرة.
متى وإلى من يجب إرسال إشعار المغادرة؟
تُجدَّد عقود الإيجار تلقائيًا ما لم يُبدِ المستأجر نيةً في المغادرة، لذا يجب إبلاغ نية إنهاء العقد خلال "فترة الإشعار المسبق للإنهاء" المحددة في العقد.
ما هي مدة فترة الإشعار المسبق للإنهاء؟
في معظم الشقق المستأجرة، يكون الإشعار قبل شهر واحد من تاريخ المغادرة، غير أن بعض العقارات تشترط الإشعار قبل 2 إلى 3 أشهر. تأكد دائمًا من مراجعة عقد الإيجار. وتحقق أيضًا مما إذا كان تقديم نموذج إشعار الإنهاء مطلوبًا.
من يجب الاتصال به؟
يتم الاتصال عادةً بشركة إدارة العقار عبر الهاتف. في بعض العقارات قد يلزم التواصل المباشر مع المالك، لذا راجع بيانات الاتصال في العقد. يُفضَّل الهاتف على البريد الإلكتروني تفاديًا لخطر عدم الاستلام أو التأكيد.
ما الذي يحدث إذا تأخر إشعار المغادرة؟
إذا انقضت فترة الإشعار المسبق، سيُحتسب الإيجار عن الأيام المتأخرة. إذا كان التأخير يومًا أو يومين فقد يُعفى منه بالتفاوض مع شركة الإدارة، إلا أنه لا يمكن رفض السداد إذا طُولب به. تواصل فور اكتشاف أي تأخير.
كيفية إرسال إشعار المغادرة وإجراءاته
ما الذي يجب إبلاغه عبر الهاتف؟
أبلغ عبر الهاتف بالمعلومات التالية:
- اسم المستأجر
- اسم العقار ورقم الشقة
- تاريخ المغادرة المطلوب
- رقم هاتف التواصل
إذا لم يتحدد موعد الانتقال بعد، أعطِ تقديرًا كـ"الأسبوع الرابع من مارس" وأبلغ بالتفاصيل لاحقًا.
تقديم نموذج إشعار الإنهاء
في كثير من الأحيان يُطلب تقديم نموذج إشعار الإنهاء بعد الاتصال الهاتفي. نظرًا لأن كثيرًا من شركات الإدارة تعتمد تاريخ استلام النموذج لا تاريخ الاتصال الهاتفي، يُرجى إعادة إرساله في أقرب وقت ممكن. إذا فُقد النموذج، اطلب نسخة من شركة الإدارة، ويُنصح بالحصول عليه وإعادة إرساله قبل أسبوعين على الأقل من الموعد النهائي للإشعار.
مراحل الإجراءات من إشعار المغادرة حتى الانتقال
الخطوات العامة هي كالتالي:
- إشعار المغادرة (عبر الهاتف)
- تقديم نموذج إشعار الإنهاء
- الإجراءات المتعلقة بالانتقال (نقل خدمات الكهرباء والغاز والماء، تحويل البريد، إشعار تغيير العنوان وغيرها)
- عملية الانتقال وتنظيف الشقة
- جولة تفتيشية عند المغادرة (المدة: حوالي 30 إلى 60 دقيقة)
- تسوية مبلغ التأمين
النقاط التي يتم فحصها في الجولة التفتيشية عند المغادرة
تُفحص في الجولة التفتيشية أوساخ الغرفة وخدوشها وعيوبها لتحديد نسبة تحمّل تكاليف الإصلاح. المبدأ أن الأوساخ والخدوش الناجمة عن تعمد المستأجر أو إهماله تقع على عاتق المستأجر، أما التلف الناجم عن التقادم والاستخدام الاعتيادي فيتحمله المؤجر.
تقدير تكاليف المغادرة وطرق التوفير
التكاليف المتوقعة لإعادة الحالة الأصلية والتنظيف حسب نوع الشقة هي كالتالي:
- استوديو / غرفة واحدة مع مطبخ: من 15,000 إلى 30,000 ين
- غرفة مع غرفة طعام ومطبخ / غرفة مع غرفة معيشة وطعام ومطبخ: من 20,000 إلى 40,000 ين
- غرفتان مع غرفة طعام ومطبخ / غرفتان مع غرفة معيشة وطعام ومطبخ: من 30,000 إلى 50,000 ين
- ثلاث غرف مع غرفة طعام ومطبخ / ثلاث غرف مع غرفة معيشة وطعام ومطبخ: من 50,000 إلى 60,000 ين
للتقليل من تكاليف المغادرة، الأكثر فعالية هو توثيق الخدوش والأوساخ الموجودة في الشقة عند الاستلام بالصور وتقديمها لشركة الإدارة. كما يُسهم التنظيف المنتظم في تقليل تكاليف إعادة الحالة الأصلية.
للاطلاع على قواعد إعادة الحالة الأصلية، راجع أيضًا الدليل الشامل للفحص قبل الاستلام.
الأسئلة الشائعة
س. هل "قبل شهر من فترة الإشعار" يعني قبل شهر من تاريخ المغادرة؟
نعم، يجب التواصل قبل شهر على الأقل من التاريخ المحدد لتسليم الشقة (المغادرة). احسب المدة بالرجوع إلى تاريخ إعادة المفاتيح وتسليم الشقة، لا إلى تاريخ الانتقال.
س. هل يكتفى بالإشعار الشفهي (الهاتفي) لاستكمال إجراءات المغادرة؟
في معظم الحالات، يُطلب تقديم نموذج إشعار الإنهاء بعد الاتصال الهاتفي. نظرًا لأن بعض شركات الإدارة تعتمد تاريخ استلام النموذج بدلًا من تاريخ الاتصال، يُرجى إرسال الوثيقة المكتوبة في أقرب وقت بعد الاتصال.
س. هل يُعاد مبلغ التأمين دائمًا؟
إذا كانت تكاليف إعادة الحالة الأصلية أقل من مبلغ التأمين، يُرد الفرق. في الغالب تُغطى التكاليف من التأمين، إلا أنه في حال وجود تلف أو تدهور شديد قد تُطلب مبالغ إضافية.
س. هل الحضور في الجولة التفتيشية عند المغادرة إلزامي؟
لا يوجد التزام قانوني، إلا أن الغياب عن الجولة التفتيشية يزيد من خطر المطالبة بتكاليف إصلاح غير مبررة. يُنصح بشدة بالحضور في الجولة التفتيشية.
س. هل يمكن استخدام تأمين الحريق في تغطية تكاليف المغادرة؟
قد يمكن الاستفادة من تأمين الحريق في تغطية تكاليف المغادرة بحسب بنود وثيقة التأمين المشترك بها. يجب التقدم بطلب للشركة المؤمِّنة فور حدوث الخدش أو الضرر. إذا نُسي تقديم الطلب حتى وقت المغادرة، قد لا يُطبَّق التأمين.
