في ظل ترسّخ العمل عن بُعد والعمل الهجين في الوقت الراهن، ينتشر بسرعة مفهوم الاستفادة من قاعات الاجتماعات المؤجَّرة بوصفها «مكان العمل الثالث» الذي لا هو المنزل ولا المكتب. فبالنسبة للعاملين عن بُعد على المستوى الفردي تُعدّ بيئة عمل مُركَّزة، وبالنسبة للشركات تمثّل بديلاً للمكاتب الفرعية، حيث يمكن استئجارها بمرونة بالساعة، مما يجعلها خياراً يرفع الإنتاجية ورضا الموظفين في الوقت نفسه مع خفض التكاليف.
يقدّم هذا المقال دليلاً شاملاً للاستفادة من قاعات الاجتماعات المؤجَّرة للعمل عن بُعد والمكاتب الفرعية، من منظور الاستخدام الفردي واستخدام الشركات معاً، ويشرح بشكل متكامل التجهيزات اللازمة والمزايا وخطوات التنفيذ والمرافق المُوصى بها ومستوى التكاليف.
لماذا أصبحت قاعات الاجتماعات المؤجَّرة المعيار الجديد للعمل عن بُعد الآن؟
رغم ترسّخ العمل عن بُعد على نطاق واسع، لا تزال هناك شكاوى قائمة مثل: «لا أستطيع التركيز في المنزل»، و«المقاهي غير آمنة من حيث حماية المعلومات»، و«مساحات العمل المشترك لا تسمح بعقد اجتماعات هادئة». وفي المقابل، تواجه الشركات أيضاً حاجة إلى توفير مواقع يستطيع الموظفون العمل فيها بتركيز مع تقليل عدد مرات الحضور إلى المقر الرئيسي بتكلفة منخفضة.
وكخيار يلبّي هذه الاحتياجات، عادت الأضواء لتسلّط على قاعات الاجتماعات المؤجَّرة التي صُمّمت في الأصل للندوات والاجتماعات. فهي تتضمن كتجهيز قياسي خصوصية الغرفة المغلقة تماماً، وشبكة Wi-Fi عالية السرعة، وتجهيزات مهنية كالطابعات وأجهزة العرض، مع مرونة الاستئجار بالساعة.
ما هي التجهيزات اللازمة للعمل عن بُعد؟
تنقسم التجهيزات اللازمة للعمل عن بُعد بشكل منتج إلى ثلاث فئات رئيسية.
① بيئة إنترنت عالية السرعة وآمنة
بين أنظمة العمل السحابية واجتماعات الفيديو والتوقيع الإلكتروني، لا يمكن أن يقوم العمل عن بُعد الحديث دون بيئة إنترنت موثوقة. وبما أن شبكات Wi-Fi المجانية تنطوي على مخاطر تسرّب المعلومات، فإن وجود خط إنترنت مهني محميّ بكلمة مرور أمر لا غنى عنه. وعند التعامل مع معلومات سرية، يُنصح بالاستعانة بشبكة VPN أيضاً.
② غرفة خاصة أو شبه خاصة تتيح التركيز
لحل مشكلات تشتيت الانتباه بسبب أفراد الأسرة أو الحيوانات الأليفة، والضوضاء المنزلية، وقضايا الخصوصية في الخلفية، تبرز الحاجة إلى مساحة مخصّصة للعمل. وخاصةً لمن يعقد اجتماعات فيديو كثيرة، فإن العزل الصوتي ونظافة الخلفية يُقيَّمان مباشرةً على أنهما «مصداقية العمل».
③ أجهزة الإخراج الخارجية كالطابعات والماسحات الضوئية
حتى في عصر التحوّل الرقمي، لا تزال توجد مواقف تتطلّب التوقيع اليدوي على العقود أو مسح المستندات المرسلة بالبريد. وبما أن التعامل مع كل ذلك عبر المتاجر المجاورة يكلّف وقتاً كبيراً، فإن وجود بيئة مزوّدة بتجهيزات مهنية جاهزة للاستخدام عند الحاجة يُحدث فرقاً كبيراً في الكفاءة.
خمس مزايا لاستخدام قاعات الاجتماعات المؤجَّرة للعمل عن بُعد
الميزة ① شبكة Wi-Fi آمنة وتجهيزات مهنية متكاملة
توفّر كثير من قاعات الاجتماعات المؤجَّرة كتجهيز قياسي شبكة Wi-Fi محميّة بكلمة مرور، وطابعات، وأجهزة عرض، ولوحات بيضاء، وشاشات، بحيث تتوفّر بيئة عمل جاهزة للاستخدام الفوري بمجرد إحضار حاسوب محمول واحد. وإذا أخذنا في الحسبان تكلفة وعناء تجهيز هذه المعدات على المستوى الفردي، فإن الاستئجار بالساعة يُعدّ أكثر منطقية بكثير.
الميزة ② بيئة تركيز ترفع كفاءة العمل
إن قاعات الاجتماعات المصمَّمة بأقل ديكور ضروري تستبعد عناصر التشتّت وترفع التركيز. كما يعمل مُحفِّز سلوكي بصيغة «عندما أصل إلى هنا أدخل في وضع العمل»، مما يحل مشكلة صعوبة التحوّل بين الحالات التي كثيراً ما تواجه من يعمل من المنزل.
الميزة ③ خدمات الضيافة والخدمات المساندة
تُوجد مرافق تقدّم خدمات ضيافة طعام عند الاستخدام لفترات طويلة، وبار مشروبات، واستخدام الأجهزة متعدّدة الوظائف وغيرها. وهذا يسمح بتقليص وقت التنقّل لتأمين وجبة الغداء، وبالتالي تعظيم ساعات العمل الفعلية خلال اليوم.
الميزة ④ امتلاك موقع عمل دون أي تكاليف ثابتة
لا تتحمّل أيّ تكاليف ثابتة شهرية كإيجار المكتب أو فواتير الكهرباء والمياه أو إيجار الأثاث المكتبي، بل يمكنك تأمين مكان للعمل وفق نموذج تكلفة متغيّرة بالكامل تدفع فيه مقابل الوقت الذي استخدمته فقط. وهذا خيار مثالي للشركات الناشئة والعاملين المستقلين والموظفين الهجينين الذين يذهبون إلى المكتب أياماً قليلة في الأسبوع.
الميزة ⑤ إمكانية استخدامها ضمن استراتيجية المكاتب الموزَّعة للشركات
لا يقتصر الأمر على الاستخدام الفردي، بل إن قاعات الاجتماعات المؤجَّرة وسيلة فعّالة أيضاً لبناء المكاتب الفرعية على مستوى الشركات. فمن خلال توفير قاعة اجتماعات مؤجَّرة قريبة من منزل الموظفين الذين يسكنون في مناطق يكون فيها التنقّل من المقر الرئيسي مرهقاً كموقع عمل لهم، يمكن تحقيق تقليل وقت التنقّل وخطط استمرارية الأعمال وجذب الكفاءات في آنٍ واحد.
حالات الاستخدام للأفراد والشركات
في حالة العاملين عن بُعد من الأفراد
يستخدمها العاملون المستقلون والموظفون عن بُعد وموظفو الشركات الذين يعملون من المنزل عدة أيام في الأسبوع كبديل لبيئة العمل المنزلية. ومن أمثلة الاستخدام:
- الرغبة في الحصول على بيئة هادئة وبخلفية لائقة من أجل اجتماعات الفيديو أو المفاوضات التجارية المهمة
- الحاجة إلى التركيز لنصف يوم إلى يوم كامل لإعداد الوثائق أو أعمال التخطيط
- صعوبة التعامل مع المعلومات السرية في المقاهي أو مساحات العمل المشترك
- الحاجة إلى أعمال مستندية تتطلّب الطابعات والماسحات الضوئية
في إطار استراتيجية المكاتب الفرعية للشركات
تتزايد الحالات التي تُشغِّل فيها الشركات قاعات الاجتماعات المؤجَّرة بوصفها «مكاتب فرعية» إلى جانب مكاتبها القائمة. وعند تأسيس مكتب فرعي جديد باستئجار مبنى وتوفير تجهيزاته، تكون الاستثمارات الأولية والتكاليف الشهرية عبئاً كبيراً، بينما يمكن الحصول على المزايا التالية عبر استخدام قاعات الاجتماعات المؤجَّرة:
- نشر مواقع موزَّعة بدون أي استثمار أولي
- تحقيق نمط عمل موزَّع مرن يجمع بين المقر الرئيسي وعدة مواقع قاعات اجتماعات مؤجَّرة
- توفير أنماط عمل متنوّعة من خلال الجمع بين ساعات العمل المرنة والعمل من المنزل
- تدابير خطة استمرارية الأعمال (BCP) في حالات الكوارث وانتشار الأوبئة
- إمكانية تعديل عدد المواقع بمرونة وفق أوضاع الاستخدام
للاطلاع على الصورة الكاملة لاستراتيجية المكاتب الفرعية من منظور الشركات (التعريف والفرق عن الفروع والمزايا والعيوب وتأثيرها على الاستثمار العقاري)، راجع مقالنا ما هو المكتب الفرعي؟ شرح للمزايا والعيوب وتأثيرها على عقارات المكاتب حيث تجد شرحاً تفصيلياً. ندعوك إلى الاطلاع عليه.
أربع خطوات لتبنّي قاعات الاجتماعات المؤجَّرة كموقع للعمل عن بُعد
سواء أكان ذلك على المستوى الفردي أم مستوى الشركات، فإن المسار الأساسي للتنفيذ مشترك.
الخطوة ① توضيح هدف الاستخدام وتردّده
من خلال تحديد «كم مرة في الأسبوع وكم ساعة في كل مرة ستستخدم فيها القاعة»، يمكن الحكم على ما إذا كان الاستخدام الفوري لكل مرة أفضل أم الاشتراك الشهري. وإذا كان الاستخدام المتوقّع ثلاث مرات أسبوعياً أو أكثر، فغالباً ما يكون الاشتراك الشهري أو حزم النقاط أكثر كفاءة من حيث التكلفة.
الخطوة ② حصر التجهيزات وشروط الموقع المطلوبة
قم بإعداد قائمة تشمل تكرار اجتماعات الفيديو ومدى الحاجة إلى الطابعات، وما إذا كان الاستخدام لشخص واحد أم عدة أشخاص، والمسافة من أقرب محطة قطار. وهذا يساعد على تضييق نطاق المرافق المرشَّحة.
الخطوة ③ المعاينة والمقارنة بين المرافق
إن أمكن، قم قبل الاستخدام الفعلي بمعاينة للقاعة للتحقّق من سرعة Wi-Fi وعزل الصوت في الغرفة الخاصة والتكييف والإضاءة واتساع الطاولات. وكثير من المرافق تتيح استخداماً تجريبياً لمدة 30 دقيقة إلى ساعة.
الخطوة ④ النظر في العقود للشركات والاشتراكات الشهرية
في حالة الاستخدام على مستوى الشركات، تتيح العقود المؤسسية الدفع بالفاتورة، وإدارة الاستخدام على مستوى الموظف الفرد، والتعاقد الموحّد لعدة مواقع. ومن منظور المعالجة المحاسبية وضبط الاستخدام، نوصي بالتعاقد المؤسسي منذ البداية.
الأسئلة الشائعة: حول استخدام قاعات الاجتماعات المؤجَّرة للعمل عن بُعد والمكاتب الفرعية
س1. ما الفرق بين قاعات الاجتماعات المؤجَّرة ومساحات العمل المشترك؟
قاعات الاجتماعات المؤجَّرة هي شكل من أشكال استئجار غرفة خاصة كاملة بالساعة، وتتميّز بـمستوى عالٍ من الخصوصية والهدوء. أما مساحات العمل المشترك فهي في الغالب مساحات مشتركة مفتوحة، تتضمّن حركة أشخاص وتبادل مع المستخدمين الآخرين، وهي بذلك أنسب للإقامة لفترات طويلة أو لأغراض التواصل. ولمن تكثر عنده اجتماعات الفيديو والأعمال ذات السرّية العالية، تُعدّ قاعات الاجتماعات المؤجَّرة الخيار الأنسب.
س2. كم تبلغ تكلفة الاستخدام ليوم كامل؟
في طوكيو، تختلف التكلفة وفقاً لحجم القاعة والمنطقة، لكن السعر السوقي للاستخدام الفردي يتراوح تقريباً بين 500 و3,000 ين ياباني للساعة. وتوقّع تكلفة تتراوح بين 4,000 و24,000 ين للاستخدام ليوم واحد (8 ساعات). وإذا كان الاستخدام بضع مرات أسبوعياً فالدفع بالاستخدام أفضل، أما الاستخدام الدائم ثلاث مرات أسبوعياً أو أكثر فيكون الاشتراك الشهري أكثر كفاءة من حيث التكلفة.
س3. هل يمكن الاستخدام الشهري بعقد للشركات؟
تقدّم كثير من خدمات قاعات الاجتماعات المؤجَّرة اشتراكات شهرية أو حزم نقاط موجَّهة للشركات. وبما أن ذلك يتيح التعاقد الموحّد لعدة مواقع والدفع بالفاتورة وإدارة الاستخدام على مستوى الموظف الفرد، فإننا نوصي بالعقد المؤسسي للتشغيل الفعلي للمكاتب الموزَّعة.
س4. ما الاحتياطات الواجب اتخاذها من ناحية أمن المعلومات؟
عند استخدام الشبكات العامة يُنصح باستخدام VPN. ولتبادل المعلومات الداخلية المهمة، اختر المرافق التي توفّر شبكة Wi-Fi مخصّصة محميّة بكلمة مرور. ومن المهم أيضاً مراعاة الأمن المادي من خلال ترتيب لا يسمح للآخرين برؤية الشاشة والحرص على عدم ترك المطبوعات في الطابعة.
س5. ما مزايا استخدام الشركات لقاعات الاجتماعات المؤجَّرة كمواقع للعمل عن بُعد؟
تحقّق مزايا متعدّدة الأوجه في دفع العمل الهجين، كخفض التكاليف عبر تقليص حجم المكاتب الثابتة، وتمكين الموظفين من العمل قرب أماكن سكنهم، وتدابير خطة استمرارية الأعمال في حالات الكوارث وانتشار الأوبئة. وينتشر استخدامها على وجه الخصوص كبديل للمكاتب الفرعية بهدف جذب الكفاءات المميّزة المقيمة في المناطق خارج العاصمة.
س6. هل سيصبح المقر الرئيسي غير ضروري إذا استُخدمت قاعات الاجتماعات المؤجَّرة؟
الإلغاء الكامل ليس واقعياً بالنسبة لكثير من الشركات، ولكن من الممكن خفض تكاليف الإيجار بشكل كبير عبر التقليص أو الانتقال أو التحوّل إلى مكاتب فرعية. وبما أن المقر الرئيسي لا يزال يلعب أدواراً كبناء الثقافة المؤسسية والتواصل العفوي وإعداد الموظفين الجدد، فإن التشغيل الهجين مع قاعات الاجتماعات المؤجَّرة هو الحل الواقعي.
س7. هل يمكن لأصحاب الأعمال الفردية والعاملين المستقلين الاستفادة مثل العقود المؤسسية؟
في كثير من الحالات يمكن للأفراد الاستفادة من الاشتراكات الشهرية وحزم النقاط. وبالنسبة لأصحاب الأعمال الفردية، يمكن احتساب رسوم الاستخدام كمصروفات، مما يجعلها أفضل ضريبياً من تحويل المنزل إلى مكتب. يُرجى التحقّق مسبقاً من إمكانية إصدار الفواتير الضريبية.
