الآن وقد أصبح العمل عن بُعد راسخاً، تعود قاعات الاجتماعات المستأجرة إلى الاهتمام كبيئة عمل خارج المنزل. إلى جانب مساحات العمل المشترك والمكاتب المستأجرة، توفر هذه القاعات مرونة الإيجار بالساعة، مما يجعلها خياراً فعالاً كـ"مكان العمل الثالث" في عصر العمل الهجين.
ما المعدات الضرورية للعمل عن بُعد؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من المعدات اللازمة للعمل عن بُعد بشكل منتج.
① اتصال إنترنت سريع وآمن
للعمل السحابي ومؤتمرات الفيديو والتوقيع الإلكتروني على المستندات، لا يمكن ببساطة لعمل عن بُعد الحديث أن يعمل دون اتصال بالإنترنت. الواي فاي المجاني ينطوي على مخاطر تسريب المعلومات، لذا فإن اتصالاً آمناً محمياً بكلمة مرور أمر ضروري.
② مساحة خاصة أو شبه خاصة مواتية للتركيز
لحل مشكلات التشتيت التي يسببها أفراد الأسرة أو الحيوانات الأليفة، وضوضاء، ومخاوف الخصوصية، هناك حاجة إلى مساحة مخصصة للعمل. خاصةً في مؤتمرات الفيديو، الهدوء ونظافة الخلفية أمران أساسيان.
③ أجهزة الإخراج الخارجية مثل الطابعات والماسحات الضوئية
حتى في عالم اليوم الرقمي، لا تزال هناك حالات تستلزم توقيعاً بخط اليد أو مسح المستندات لإرسالها بالبريد. التعامل مع هذا في كل مرة في متجر بيع بالتجزئة ينطوي على تكلفة زمنية عالية؛ وبيئة عمل جيدة التجهيز تحدث فرقاً كبيراً في الكفاءة.
ما مزايا استخدام قاعات الاجتماعات المستأجرة للعمل عن بُعد؟
الميزة ①: واي فاي آمن ومرافق شاملة
كثير من قاعات الاجتماعات المستأجرة مجهزة بشكل قياسي بـواي فاي محمي بكلمة مرور، وطابعات، وأجهزة عرض، وسبورات بيضاء، مما يوفر بيئة عمل جاهزة للاستخدام دون الحاجة إلى إحضار معدات خاصة.
الميزة ②: بيئة تركيز تحسن كفاءة العمل
قاعات الاجتماعات المصممة بتخطيط بسيط تزيل مصادر التشتيت وتعزز التركيز. يمكن توقع تحسن في سرعة إنجاز المهام.
الميزة ③: قد تتوفر خدمات تقديم الطعام وخدمات إضافية
بعض المرافق توفر خدمات تقديم الطعام التي تتيح طلب الوجبات أثناء الاستخدام المطوّل، مما يقلل أيضاً من التكلفة الزمنية لتأمين الغداء.
قاعات الاجتماعات المستأجرة الموصى بها (طوكيو وأوساكا)
قاعات الاجتماعات المستأجرة الموصى بها في طوكيو
- قاعات مؤتمرات TKP (سلسلة وطنية): إيجار قصير الأمد متاح من قاعات الاجتماعات العادية إلى استخدامات المكاتب. مرافق شاملة.
- DIETA Gaienmae (مكتب + صالة رياضية): منشأة متعددة الأغراض حيث يمكنك الاسترخاء بممارسة الرياضة بين جلسات العمل.
- مساحة متعددة الأغراض R-side Ryogoku: تدابير منع العدوى موضوعة، لوح أبيض متوفر. سعر مقبول من 500 إلى 1,200 ين في الساعة.
قاعات الاجتماعات المستأجرة الموصى بها في أوساكا
- قاعات مؤتمرات TKP (أوساكا): سلسلة وطنية بجودة ثابتة. مواقع متعددة في جميع أنحاء أوساكا.
- قاعة الندوات في الطابق التاسع من مبنى INA هيغوباشي: قاعة ندوات اقتصادية على مقربة سيراً من محطة أوساكا. مساحة واسعة مناسبة لاستخدام المكاتب مع التباعد الاجتماعي.
لمزيد من المعلومات حول أعمال تأجير مساحات العمل المشترك وقاعات الاجتماعات، راجع: ما هي "عمليات التأجير" التي تحدد نجاح إدارة التأجير؟
الأسئلة الشائعة: أسئلة شائعة حول استخدام قاعات الاجتماعات للعمل عن بُعد
س1. ما الفرق بين قاعة الاجتماعات المستأجرة ومساحة العمل المشترك؟
قاعات الاجتماعات المستأجرة تُؤجَّر بالساعة كغرف خاصة تماماً، مما يوفر خصوصية عالية وهدوءاً. مساحات العمل المشترك عادةً ما تكون مناطق مفتوحة مشتركة وأكثر ملاءمة للإقامة لفترات طويلة. لمن يجرون مؤتمرات فيديو متعددة، تكون قاعات الاجتماعات المستأجرة أكثر ملاءمة.
س2. كم يكلف الاستخدام طوال اليوم؟
في طوكيو، تتفاوت التكاليف حسب حجم القاعة والمنطقة، لكن للاستخدام الفردي، توقع حوالي 500 إلى 3,000 ين في الساعة. ليوم كامل (8 ساعات)، ضع في الحسبان ما يقارب 4,000 إلى 24,000 ين.
س3. هل يمكن للشركات استخدامها باشتراك شهري؟
كثير من خدمات قاعات الاجتماعات المستأجرة تقدم خططاً شهرية وحزم نقاط للشركات. إذا كنت تستخدمها 3-4 مرات أسبوعياً، فقد يكون الخطة الشهرية أكثر فعالية من حيث التكلفة.
س4. ما الذي يجب مراعاته فيما يتعلق بأمن المعلومات؟
يُوصى باستخدام VPN عند استخدام الشبكات العامة. للتعامل مع المعلومات الداخلية المهمة، اختر المرافق التي توفر واي فاي مخصصاً محمياً بكلمة مرور.
س5. ما مزايا الشركات التي تستخدم قاعات الاجتماعات المستأجرة كقواعد للعمل عن بُعد؟
إنها أداة فعالة لتعزيز العمل الهجين، بما في ذلك تقليص المكاتب الثابتة وخفض التكاليف وتمكين الموظفين من العمل بالقرب من مكان إقامتهم. لا سيما أن استخدامها كمكاتب فضائية في القواعد الإقليمية في ازدياد.
